I-print Friendly, PDF at Email

Ang email ay isa sa mga pangunahing paraan ng komunikasyon sa propesyonal na kapaligiran. Gayunpaman, ang ilan ay may posibilidad na kalimutan ang mga patakaran. Ibinigay na ang email ay itinuturing na hindi gaanong pormal kaysa sa liham. Mahalagang malaman na ang isang ito ay nananatiling gumaganang pagsulat, kahit na ito ay may mas magaan o mas madaling gamitin na istilo. Paano magtagumpay sa isang propesyonal na email? Tuklasin ang mga kasanayang dapat gamitin para sa pagbalangkas sa mga panuntunan ng sining.

Ang linya ng paksa ng email ay dapat na maikli

Ang unang bagay na babasahin ng iyong tatanggap ay malinaw na ang paksa ng iyong email. Ito talaga ang tanging linya na lilitaw sa inbox. Ito ang dahilan kung bakit dapat itong maging maikling, tumpak at malinis. Gayundin, dapat itong magkaroon ng isang link na may layunin ng iyong email (abisuhan, ipagbigay-alam, anyayahan…). Sa madaling salita, dapat mabilis na maunawaan ng tatanggap kung ano ito, sa pamamagitan lamang ng pagbabasa ng paksa.

Ang paksa ng email ay maaaring mabuo sa isang nominal na pangungusap, isang pangungusap na walang link na salita, isang pangungusap na 5 hanggang 7 mga salita, isang pangungusap na walang isang artikulo. Narito ang ilang mga halimbawa: "kahilingan para sa impormasyon", "aplikasyon para sa posisyon ng ...", "pagkansela ng pagsasanay sa CSE ng Enero 25", "paanyaya sa 10 taon ng kumpanya X", "ulat ng pagpupulong mula sa … ”, Atbp.

Gayundin, tandaan na ang kawalan ng isang paksa ay maaaring gawing hindi kanais-nais ang email.

Ang pormula sa pagsisimula

Tinatawag din na pormula sa tawag, itinalaga nito ang mga unang salita ng email. Sa madaling salita, ito ang mga salita na tinitiyak ang pakikipag-ugnay sa interlocutor.

Ang formula ng apela na ito ay partikular na nakasalalay sa mga sumusunod na kadahilanan:

  • Ang iyong ugnayan sa tatanggap: kilala mo ba ang tatanggap? Kung gayon sa anong oras?
  • Ang konteksto ng komunikasyon: pormal o impormal?
READ  Magalang na mga formula sa dulo ng email sa isang tukoy na konteksto

Samakatuwid ito ay halata na hindi mo sasabihin ang isang nakahihigit sa parehong paraan na tutugunan mo ang isang kasamahan. Gayundin, ito ay isang iba't ibang pormula na iyong gagamitin sa pagtugon sa isang estranghero.

Ang pagsunod sa formula ng apela ay dumating ang unang pangungusap ng email na dapat maiugnay sa paksa ng propesyonal na pagsulat.

Ang katawan ng email

Isaalang-alang ang paggamit ng baligtad na pamamaraan ng pyramid upang isulat ang katawan ng iyong email. Binubuo ito ng pagsisimula sa pangunahing impormasyon ng email na kadalasang paksa ng email. Pagkatapos noon, kakailanganin mong pukawin ang iba pang impormasyon sa isang pagbawas na paraan, iyon ay upang sabihin mula sa pinakamahalaga hanggang sa hindi gaanong mahalaga.

Ang dahilan kung bakit ka dapat pumunta para sa pamamaraang ito ay ang unang bahagi ng isang pangungusap ay ang pinakamahusay na nabasa at ang pinaka-natatandaan. Sa isang 40-salitang pangungusap, karaniwang naaalala mo lamang ang 30% ng unang bahagi.

Ang iyong email ay dapat na nakasulat sa maikling mga pangungusap at sa propesyonal, pang-araw-araw na wika. Sa puntong ito, iwasan ang mga teknikal na termino at tiyaking may mga magkakaugnay na salita sa pagitan ng mga pangungusap.

Panghuli, huwag kalimutan ang magalang na pormula upang tapusin ang iyong email. Pagkatapos ay gumamit ng isang maikling paggalang sa dulo habang inaangkop ito sa konteksto ng palitan ngunit din sa iyong relasyon sa tatanggap.