Ви отримали запрошення на зустріч і бажаєте підтвердити свою присутність. У цій статті ми розповімо вам, чому важливо відповісти на запрошення, щоб підтвердити свою присутність і як правильно це зробити.
Анонсувати свою участь у засіданні
Коли ви отримуєте запрошення на збори, особа, яка її надіслала, може надіслати запит на письмове підтвердження вашого присутності на цій зустрічі. Якщо в деяких випадках підтвердити свою присутність не вимагається, рекомендується це робити в будь-якому випадку.
Дійсно, зустріч може бути складною для організації, особливо коли ви точно не знаєте, скільки людей прийме участь. Підтвердивши свою присутність, ви не тільки полегшите підготовку організатора, але й переконаєтесь, що зустріч є ефективною, не надто тривалою та адаптована до кількості учасників. Ніколи не приємно витрачати 10 хвилин на початку зустрічі, додаючи стільці або збираючись передрукувати файли!
Також пам’ятайте, що не слід довго чекати, перш ніж відповісти, навіть якщо це правда, що ви не завжди зможете негайно підтвердити свою наявність. Чим раніше відбувається підтвердження, тим більше це полегшує організацію зустрічі (зустріч не може бути організована в останній момент!).
Що повинен містити електронний лист із підтвердженням участі у зборах?
В електронному листі з підтвердженням зустрічі важливо включити таке:
- Подякуйте за запрошення
- Ясно оголосити про свою присутність
- Покажіть свою участь, запитавши, чи є речі для підготовки до зустрічі
Нижче наведено шаблон електронного листа, який слідувати, щоб оголосити про вашу участь у засіданні.
Тема: Підтвердження моєї участі у засіданні [дата]
Sir / Madam,
Дякую вам за запрошення на нараду за [нарадою] і з задоволенням підтверджую мою присутність на [дата] в [time].
Будь ласка, дайте мені знати, чи є якісь елементи для підготовки до цієї зустрічі. Я залишаюся у вашому розпорядженні за будь-якою додатковою інформацією з цього питання.
З повагою,
[Підпис]
