غیر حاضری کے پیغامات اہم کام کی تحریر ہیں۔ لیکن بہت سی وجوہات کی بنا پر، انہیں نظر انداز کیا جا سکتا ہے۔ اس کی وضاحت ان کی تحریر کے سیاق و سباق سے ہوتی ہے اور بعض اوقات ان کے اثرات کو مدنظر نہ رکھ کر۔
واقعی ، غیر موجودگی کا پیغام ایک خودکار پیغام ہے۔ کسی وقفہ کے اندر یا کسی مقررہ مدت کے اندر موصول ہونے والے کسی بھی پیغام کے جواب کے طور پر بھیجا گیا۔ کبھی کبھی پیغام چھٹی پر جانے کے تناظر میں تیار کیا جاتا ہے۔ یہ مدت ، جب آپ کا ذہن پہلے ہی کہیں اور موجود ہے تو ، آپ کا پیغام لکھنے کا بہترین وقت نہیں ہوسکتا ہے۔
خودکار غیر موجودگی کے پیغام کو ترتیب دینے کا کیا فائدہ؟
کام کے پیغام سے غیر موجودگی بہت سے طریقوں سے اہم ہے۔ یہ آپ کے تمام ملازمین کو آپ کی غیر موجودگی کے بارے میں مطلع کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ یہ ایسی معلومات فراہم کرتا ہے جس کی مدد سے وہ آپ کی واپسی کا انتظار کرتے ہوئے اپنی سرگرمیاں جاری رکھ سکیں گے۔ یہ معلومات بنیادی طور پر آپ کی بازیابی کی تاریخ ، آپ سے رابطہ کرنے کے لئے ہنگامی رابطے کی تفصیلات یا ایمرجنسی میں رابطہ کرنے کے کسی ساتھی سے رابطے کی تفصیلات ہیں۔ ان سب کے پیش نظر ، غیر حاضری کا پیغام کسی بھی پیشہ ور کے لیے مواصلات کا ایک لازمی عمل ہے۔
غلطیوں سے کون بچنا ہے؟
غیر موجودگی کے پیغام کی اہمیت کو دیکھتے ہوئے ، متعدد پیرامیٹرز کو بھی مدنظر رکھنا چاہئے تاکہ آپ کے گفتگو کرنے والے کو صدمہ نہ پہنچے۔ احترام کرنے سے کہیں زیادہ احترام کرنا بہتر ہے۔ لہذا آپ OUPS ، pff ، وغیرہ جیسے تاثرات استعمال نہیں کرسکتے ہیں۔ آپ کو تمام اسٹیک ہولڈرز کی پروفائل کو مدنظر رکھنا ہوگا۔ لہذا ، لکھنے سے گریز کریں گویا آپ صرف ساتھی کارکنوں سے بات کر رہے ہیں جب آپ کے اعلی افسران یا مؤکل ، سپلائی کرنے والے ، یہاں تک کہ عوامی عہدیدار آپ کو میسج کر رہے ہوں۔
اس تکلیف سے بچنے کے ل Out ، آؤٹ لک کے ذریعہ یہ ممکن ہے کہ اندرونی کمپنی کے میلوں کے لئے غیر موجودگی کا پیغام ہو اور بیرونی میلوں کے لئے کوئی دوسرا پیغام ہو۔ کسی بھی صورت میں ، آپ کو اچھی طرح سے ساختہ غیر موجودگی کا پیغام تیار کرنے کے ل all تمام پروفائلز کو مدنظر رکھنا ہوگا۔
اس کے علاوہ ، معلومات بھی مفید اور عین مطابق ہونی چاہ.۔ مبہم پیغامات سے پرہیز کریں جیسے "میں کل سے غائب رہوں گا" یہ جانتے ہوئے کہ جو بھی یہ معلومات حاصل کرے گا وہ اس "کل" کی تاریخ نہیں جان سکے گا۔
آخر میں ، ایک واقف اور آرام دہ اور پرسکون سر استعمال کرنے سے گریز کریں۔ در حقیقت ، تعطیلات کی روشنی میں آپ کو حد سے زیادہ واقف لہجہ استعمال کرنے کا سبب بن سکتا ہے۔ یاد رکھیں کہ آخر تک پیشہ ور رہیں۔ زبانی طور پر ساتھیوں کے ساتھ ، یہ ہوسکتا ہے ، لیکن خاص طور پر ورکنگ پیپرز کے تناظر میں نہیں۔
غیر حاضر پیغام کی کس قسم کا انتخاب کرنا ہے؟
ان تمام خرابیوں سے بچنے کے لئے ، روایتی انداز کا انتخاب کریں۔ اس میں آپ کے پہلے اور آخری نام ، معلومات موصول ہوتی ہے کہ آپ موصولہ پیغام پر کب کارروائی کرسکتے ہیں اور ہنگامی صورت حال میں شخص (شخص) سے رابطہ کریں۔
