آپ کی پیشہ ورانہ زندگی میں، آپ کو اکثر احتجاجی ای میل لکھنا پڑے گا۔ یہ ایک ساتھی، ایک پارٹنر یا ایک سپلائر سے خطاب کیا جا سکتا ہے. آپ کا مقصد کچھ بھی ہو، آپ کو کچھ تقاضوں کو مدنظر رکھنا چاہیے جو آپ کے بات چیت کرنے والے سنجیدگی سے لیں گے۔ اس لیے اس قسم کے پیغام کی تحریر میں مہارت حاصل کرنا ضروری ہے۔ اپنے احتجاجی ای میل کو کامیاب بنانے کا طریقہ یہ ہے۔
حقائق پر توجہ دیں۔
احتجاجی ای میل لکھتے وقت، حقائق کے بارے میں سخت ہونا ضروری ہے۔ دوسرے الفاظ میں، عناصر کو حقیقت پسندانہ انداز میں پیش کیا جانا چاہئے تاکہ قاری سیاق و سباق کو تیزی سے سمجھ سکے۔
لہذا، تفصیلات اور غیر ضروری جملوں سے گریز کریں اور اس کے بجائے ضروری چیزیں جیسے حقائق اور تاریخیں بیان کریں۔ یہ واقعی ان عناصر کے ساتھ ہے کہ وصول کنندہ آپ کے ای میل کے مقصد کو سمجھنے کے قابل ہو جائے گا. آپ کو واضح، درست اور تاریخ کی معلومات فراہم کرنا ضروری ہے۔
سیاق و سباق کی نشاندہی کریں پھر ای میل کا موضوع
جب آپ احتجاجی ای میل لکھتے ہیں تو سیدھے نقطہ پر جائیں۔ آپ کو "میں یہ ای میل آپ کو لکھ رہا ہوں" جیسے الفاظ کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ یہ واضح چیزیں ہیں جن کی نشاندہی کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔
ان حقائق کو واضح طور پر پیش کرنے کے بعد جس سے آپ کی شکایت میں اضافہ ہوا اور تاریخ کو بھولے بغیر۔ یہ ایک میٹنگ، ایک سیمینار، ایک ای میل ایکسچینج، ایک رپورٹنگ، مواد کی خریداری، ایک رسید کی رسید وغیرہ ہو سکتی ہے۔
اپنی توقعات کو واضح طور پر بیان کرتے ہوئے جاری رکھیں۔
خیال یہ ہے کہ وصول کنندہ آپ کے ای میل کا مقصد اور آپ اس سے کیا چاہتے ہیں کو جلدی سمجھ سکتا ہے۔
اپنی گفتگو میں نرمی پر توجہ دیں۔
احتجاجی ای میل لکھنے کے لیے ایک سادہ اور جامع انداز کی ضرورت ہوتی ہے۔ کیونکہ یہ ایک خاص صورتحال ہے، آپ کو حقائق اور اپنی توقعات پر توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے، مختصر جملے استعمال کریں جو آپ کے چیلنج کا خلاصہ کریں اور جو روزمرہ، شائستہ زبان میں لکھے جائیں۔
اس کے علاوہ، ایک شائستہ جملہ استعمال کرنے کو یقینی بنائیں جو موقع کے لئے موزوں ہو۔ اس قسم کے تبادلے میں "مخلص،" اور "نیک تمنائیں" سے گریز کیا جانا چاہیے۔
پروفیشنل رہیں
احتجاجی ای میل لکھتے وقت پیشہ ور رہنا یقینی بنائیں، چاہے آپ انتہائی ناخوش ہوں۔ آپ کو خود پر قابو پانے کی پوری کوشش کرنی ہوگی کیونکہ جذبات کا تعلق پیشہ ورانہ تحریر میں نہیں ہوتا۔
لہٰذا، ایسے الفاظ استعمال کرنے سے گریز کریں جو آپ کے جذبات کو کسی نہ کسی طریقے سے ظاہر کر سکتے ہیں۔ یہ ضروری ہے کہ آپ کا ای میل حقیقت پر مبنی رہے۔
ثبوت منسلک کریں۔
آخر میں، احتجاجی ای میل میں کامیاب ہونے کے لیے، اپنے دلائل کے ساتھ ثبوت منسلک کرنا ضروری ہے۔ آپ کو یقیناً وصول کنندہ کو دکھانا چاہیے کہ آپ تنازع کرنے کے حق میں ہیں۔ اس لیے کوئی بھی دستاویز منسلک کریں جسے آپ بطور ثبوت استعمال کر سکتے ہیں اور ای میل میں بتا دیں۔
