ایک مشغول پیشہ ورانہ ای میل کے لیے فارمولے سے باہر نکلیں۔
ای میل کے پہلے اور آخری الفاظ بہت اہمیت کے حامل ہوتے ہیں۔ یہ آپ کے نامہ نگار کی منگنی کی شرح کا تعین کرے گا۔ ایک طاقتور پیشہ ورانہ ای میل کو ختم کرنا دو ضروری عناصر سے گزرتا ہے: ایگزٹ فارمولا اور کہنے کا شائستہ انداز. اگر پہلا عنصر بھیجنے والے کی نیت کے بارے میں معلومات فراہم کرتا ہے، تو دوسرا مقررہ فارمولوں کی تعمیل کرتا ہے۔
تاہم، محسوس کرنے اور دلکش ہونے کے لیے، شائستہ فقرہ کسی قسم کی ذاتی نوعیت کا مستحق ہے بغیر کسی شرافت کی قربانی کے۔ یہاں ایک موثر پیشہ ورانہ ای میل کے لیے کچھ آؤٹ پٹ فارمولے دریافت کریں۔
"میں آپ کے جواب پر اعتماد کر رہا ہوں ...": ایک سخت شائستہ جملہ
آپ جو کچھ کہتے ہیں اس میں سخت رہتے ہوئے آپ شائستہ ہو سکتے ہیں۔ درحقیقت، "آپ کا جواب زیر التواء..." قسم کے شائستہ تاثرات کافی مبہم ہیں۔ "میں آپ کے جواب پر اعتماد کر رہا ہوں ..." یا "براہ کرم مجھے پہلے اپنا جواب دیں..." یا یہاں تک کہ "کیا آپ مجھے پہلے جواب دے سکتے ہیں..." کہہ کر، آپ اپنے مکالمے کی خدمات حاصل کر رہے ہیں۔
مؤخر الذکر سمجھتا ہے کہ ایک مخصوص ڈیڈ لائن سے پہلے، اس کی اخلاقی ذمہ داری ہے کہ وہ آپ کو جواب دے۔
"آپ کو مفید طور پر آگاہ کرنے کی خواہش...": غلط فہمی کے بعد ایک فارمولا
تنازعات کے اوقات میں، کسی مطالبے یا نامناسب درخواست کا جواب دینے کے لیے، ضروری ہے کہ ایک جارحانہ، لیکن اس کے باوجود شائستہ فارمولہ استعمال کیا جائے۔ جملے کا استعمال "خواہش آپ کو مفید طور پر مطلع کرے ..." اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ آپ وہاں رکنے کا ارادہ نہیں رکھتے اور آپ کو لگتا ہے کہ آپ کافی حد تک واضح ہو چکے ہیں۔
"اپنا اعتماد برقرار رکھنے کی خواہش...": ایک بہت ہی مفاہمت والا فارمولا
تجارتی زبان بھی بہت اہم ہے۔ اپنے کلائنٹ کو یہ دکھانا کہ آپ کو امید ہے کہ جب تک ممکن ہو کاروباری تعلق برقرار رہے گا یقیناً ایک مثبت آغاز ہے۔
اس کے علاوہ دوسرے بہت ہی موافق فارمولے بھی ہیں جیسے کہ "آپ کی اگلی درخواست کا موافق جواب دینے کے قابل ہونا" یا "آپ کے اگلے آرڈر پر آپ کو رعایت دینے کے قابل ہونا"۔
"آپ کو اطمینان دلانے کے قابل ہونے پر خوشی ہوئی": تنازعات کے حل کے بعد ایک فارمولا
ایسا ہوتا ہے کہ کاروباری تعلقات میں تنازعات یا غلط فہمیاں پیدا ہو جاتی ہیں۔ جب یہ حالات پیش آتے ہیں اور آپ ایک سازگار نتیجہ تلاش کرنے کا انتظام کرتے ہیں، تو آپ یہ فارمولہ استعمال کر سکتے ہیں: "آپ کی درخواست پر ایک سازگار نتیجہ دیکھ کر خوشی ہوئی"۔
"احترام کے ساتھ": ایک قابل احترام فارمولا
یہ شائستہ جملہ کسی لائن مینیجر یا اعلیٰ افسر کو مخاطب کرتے وقت استعمال کیا جاتا ہے۔ یہ غور و فکر اور احترام کا نشان ظاہر کرتا ہے۔
استعمال شدہ فارمولوں میں، ہمارے پاس یہ ہیں: "میرے تمام احترام کے ساتھ" یا "احترام کے ساتھ"۔
کسی بھی صورت میں، پیشہ ورانہ ترتیب میں تبادلے کی تاثیر کو بڑھانے کے لیے شائستہ فارمولہ استعمال کرنا ضروری ہے۔ لیکن ہجے اور نحو کا خیال رکھنے سے بھی آپ کو بہت کچھ ملے گا۔ غلط ہجے والے یا غلط ہجے والے کاروباری ای میل سے بدتر کوئی چیز نہیں ہے۔
