ای میل اکثر ہمیں زیادہ سے زیادہ رابطے کرنے کی سہولت دیتا ہے۔ اس کے نتیجے میں ، انٹرنیٹ بھرا ہوا ہے بہتر لکھنے کے لئے نکات، مخصوص اوقات میں ای میلز بھیجنے سے بچنے کی وجوہات کی فہرست، یا مشورہ کہ ہمیں کتنی جلدی جواب دینا چاہیے، وغیرہ۔ تاہم، وقت بچانے اور الجھنوں سے بچنے کا بہترین طریقہ یہ یاد رکھنا ہو سکتا ہے کہ کچھ بات چیت ای میل پر نہیں ہو سکتی، یہاں کچھ مثالیں ہیں۔
جب آپ برا خبر پر گزرتے ہیں
بری خبر پہنچانا آسان نہیں ہے، خاص طور پر جب آپ کو اسے اپنے باس یا مینیجر تک پہنچانا پڑے۔ لیکن، مشکل کو کم کرنے کے کئی طریقے ہیں۔ سب سے پہلے، اسے بند نہ کریں اور وقت ضائع نہ کریں۔ آپ کو ذمہ داری قبول کرنی چاہیے اور صورت حال کی اچھی طرح وضاحت کرنی چاہیے۔ ای میل کے ذریعے بری خبر دینا اچھا خیال نہیں ہے، کیونکہ اسے بات چیت سے بچنے کی کوشش کے طور پر سمجھا جا سکتا ہے۔ آپ کسی ایسے شخص کی تصویر واپس بھیج سکتے ہیں جو خوفزدہ، شرمندہ یا فعال ہونے کے لیے بہت نادان ہے۔ اس لیے جب آپ کے پاس پہنچانے کے لیے بری خبر ہو، جب بھی ممکن ہو اسے ذاتی طور پر کریں۔
جب آپ کو بالکل یقین نہیں ہے کہ آپ کا کیا مطلب ہے۔
عام طور پر، رد عمل کے بجائے فعال ہونے کی کوشش کرنا اچھا ہے۔ بدقسمتی سے، ای میل خود کو اس قسم کے اضطراری انداز میں اچھی طرح سے قرض دیتا ہے۔ ہم اپنے ان باکسز کو خالی کرنے پر مجبور محسوس کرتے ہیں، زیادہ تر ای میلز کے جوابات کی ضرورت ہوتی ہے۔ تو بعض اوقات، یہاں تک کہ جب ہمیں اس بات کا یقین نہیں ہوتا ہے کہ ہم کس طرح جواب دینا چاہیں گے، ہماری انگلیاں بہرحال ٹیپ کرنا شروع کر دیتی ہیں۔ اس کے بجائے، جب آپ کو ایک لینے کی ضرورت ہو تو وقفہ لیں۔ اس سے پہلے کہ آپ واقعی یہ جان لیں کہ آپ کیا سوچتے ہیں اور آپ کیا کہنا چاہیں گے جواب دینے کے بجائے اس موضوع پر مزید معلومات حاصل کریں۔
اگر آپ کو سر کی طرف سے تکلیف دہ محسوس ہوتی ہے
ہم میں سے بہت سے لوگ مشکل گفتگو سے بچنے کے لیے ای میل کا استعمال کرتے ہیں۔ خیال یہ ہے کہ یہ میڈیم ہمیں ایک ای میل لکھنے کا موقع فراہم کرتا ہے جو دوسرے شخص تک بالکل اسی طرح پہنچ جائے جیسا کہ ہم امید کرتے ہیں۔ لیکن، اکثر، ایسا نہیں ہوتا ہے۔ پہلی چیز جو نقصان اٹھاتی ہے وہ ہماری کارکردگی ہے۔ بالکل تیار کردہ ای میل کو تیار کرنے میں بہت وقت لگتا ہے۔ لہذا، اکثر، دوسرا شخص ہمارا ای میل نہیں پڑھے گا جیسا کہ ہم نے توقع کی تھی۔ لہذا، اگر آپ ای میل لکھتے وقت اپنے آپ کو لہجے سے اذیت محسوس کرتے ہیں، تو اپنے آپ سے پوچھیں کہ کیا اس معاملے میں بھی اس گفتگو کو آمنے سامنے رکھنا زیادہ معنی خیز نہیں ہوگا۔
اگر یہ 21h اور 6h کے درمیان ہے اور آپ تھکے ہوئے ہیں
جب آپ تھکے ہوئے ہوں تو واضح طور پر سوچنا مشکل ہے، اور جب آپ اس حالت میں ہوں تو جذبات بھی بلند ہو سکتے ہیں۔ لہذا اگر آپ گھر پر بیٹھے ہیں، اور آپ دفتری اوقات سے باہر ہیں، تو بھیجیں بٹن کے بجائے سیو ڈرافٹ کو دبانے پر غور کریں۔ اس کے بجائے، ڈرافٹ میں پہلا مسودہ لکھیں، اگر اس سے آپ کو مسئلہ بھولنے میں مدد ملتی ہے، اور اسے حتمی شکل دینے سے پہلے صبح اسے پڑھیں، جب آپ کے پاس نیا نقطہ نظر ہو۔
جب آپ اضافہ کریں گے
کچھ بات چیت کا مقصد آمنے سامنے ہونا ہوتا ہے، مثال کے طور پر جب آپ کسی اضافے پر بات چیت کرنا چاہتے ہیں۔ یہ اس قسم کی درخواست نہیں ہے جسے آپ ای میل پر کرنا چاہتے ہیں، بنیادی طور پر اس لیے کہ آپ چاہتے ہیں کہ یہ واضح ہو اور یہ وہ معاملہ ہے جسے آپ سنجیدگی سے لیتے ہیں۔ اس کے علاوہ، آپ اپنی درخواست کے بارے میں سوالات کے جوابات دینے کے لیے دستیاب ہونا چاہتے ہیں۔ ای میل بھیجنے سے غلط پیغام بھیجا جا سکتا ہے۔ ان حالات میں اپنے اعلیٰ سے ذاتی طور پر ملنے کے لیے وقت نکالنا آپ کو مزید نتائج دے گا۔
