اوسط فرانسیسی ملازم ہفتے کا تقریباً ایک چوتھائی حصہ سینکڑوں ای میلز میں گزارتا ہے جو وہ ہر روز بھیجتے اور وصول کرتے ہیں۔
تاہم ، اس حقیقت کے باوجود کہ ہم اپنے وقت کے اچھ partے حص ourے کے لئے اپنے میل باکس میں پھنس چکے ہیں ، ہم میں سے بہت سے لوگ ، یہاں تک کہ انتہائی پیشہ ور بھی ، ابھی تک نہیں جانتے ہیں کہ اس کا استعمال کیسے کریں ای میل مناسب طریقے سے.
دراصل ہم ہر روز پڑھنے اور لکھنے والے حجم کو دیتے ہیں، ہم شرمندہ ہونے والی غلطیوں کو زیادہ سے زیادہ کرنے کا امکان رکھتے ہیں، جو کاروباری نتائج کو سنگین نتائج حاصل کرسکتے ہیں.
اس مضمون میں، ہم نے جاننے کے لئے سب سے ضروری "سائبرکریٹ" قواعد کی وضاحت کی ہے.
ایک واضح اور براہ راست موضوع لائن شامل کریں۔
ایک اچھے مضمون کی مثالوں میں "تبدیلی میٹنگ کی تاریخ"، "آپ کی پیشکش کے بارے میں فوری سوال" یا "تجویز کے لیے تجاویز" شامل ہیں۔
لوگ اکثر موضوع لائن کی بنیاد پر ای میل کھولنے کا فیصلہ کرتے ہیں، ایک ایسا انتخاب کریں جس سے قارئین کو معلوم ہو کہ آپ ان کے خدشات یا کام کے مسائل کو حل کر رہے ہیں۔
ایک پیشہ ور ای میل ایڈریس استعمال کریں
اگر آپ کسی کمپنی کے لیے کام کرتے ہیں، تو آپ کو اپنی کمپنی کا ای میل پتہ استعمال کرنا چاہیے۔ لیکن اگر آپ ذاتی ای میل اکاؤنٹ استعمال کرتے ہیں، چاہے آپ خود ملازم ہوں یا اسے کبھی کبھار کاروباری خط و کتابت کے لیے استعمال کرنا پسند کریں، تو آپ کو اس ایڈریس کا انتخاب کرتے وقت محتاط رہنا چاہیے۔
آپ کے پاس ہمیشہ ایک ای میل پتہ ہونا چاہیے جس پر آپ کا نام ہو تاکہ وصول کنندہ کو بخوبی معلوم ہو کہ ای میل کون بھیج رہا ہے۔ کبھی بھی ایسا ای میل ایڈریس استعمال نہ کریں جو کام کے لیے موزوں نہ ہو۔
"سب کو جواب دیں" پر کلک کرنے سے پہلے دو بار سوچئے
کوئی بھی 20 لوگوں کی ای میلز نہیں پڑھنا چاہتا جن کا ان سے کوئی تعلق نہیں ہے۔ ای میلز کو نظر انداز کرنا مشکل ہوسکتا ہے، کیونکہ بہت سے لوگوں کو اپنے اسمارٹ فون پر نئے پیغامات کی اطلاعات موصول ہوتی ہیں یا ان کے کمپیوٹر اسکرین پر پاپ اپ پیغامات کی توجہ ہٹانا پڑتا ہے۔ "سب کو جواب دیں" پر کلک کرنے سے گریز کریں جب تک کہ آپ کو لگتا ہے کہ فہرست میں شامل ہر شخص کو ای میل موصول نہیں کرنی چاہیے۔
دستخط بلاک شامل کریں
اپنے قاری کو اپنے بارے میں معلومات فراہم کریں۔ عام طور پر، اپنا پورا نام، عنوان، کمپنی کا نام اور فون نمبر سمیت رابطہ کی معلومات شامل کریں۔ آپ اپنے لیے تھوڑا سا اشتہار بھی شامل کر سکتے ہیں، لیکن اقوال یا تمثیل کے ساتھ حد سے تجاوز نہ کریں۔
باقی ای میل کی طرح فونٹ، سائز اور رنگ استعمال کریں۔
پیشہ ورانہ سلامتی کا استعمال کریں
غیر معمولی، بول چال کے تاثرات استعمال نہ کریں جیسے کہ "ہیلو"، "ہیلو!" یا "آپ کیسے ہیں؟"۔
ہمارے تحریروں کی آرام دہ نوعیت کو ای میل میں سلامتی پر اثر انداز نہیں ہونا چاہئے. "ہیلو!" کیا بہت غیر رسمی سلامتی ہے اور عام طور پر، یہ کام کی صورت حال میں استعمال نہیں ہونا چاہئے. اس کے بجائے "ہیلو" یا "اچھا شام" کا استعمال کریں.
فجائیہ نکات کا استعمال کفایت شعاری سے کریں۔
اگر آپ فجائیہ نشان استعمال کرنے کا انتخاب کرتے ہیں، تو اپنے جوش و خروش کے اظہار کے لیے صرف ایک کا استعمال کریں۔
لوگ بعض اوقات پریشان ہو جاتے ہیں اور اپنے جملوں کے آخر میں متعدد فجائیہ نکات لگا دیتے ہیں۔ نتیجہ بہت زیادہ جذباتی یا ناپختہ معلوم ہو سکتا ہے، فجائیہ نکات کو تحریری طور پر استعمال کرنا چاہیے۔
مزاحیہ سے ہوشیار رہو
صحیح لہجے اور چہرے کے تاثرات کے بغیر ترجمے میں مزاح آسانی سے ضائع ہو سکتا ہے۔ پیشہ ورانہ گفتگو میں، ای میلز سے مزاح کو بہتر طور پر چھوڑ دیا جاتا ہے جب تک کہ آپ وصول کنندہ کو اچھی طرح سے نہ جانتے ہوں۔ اس کے علاوہ، جو چیز آپ کے خیال میں مضحکہ خیز ہے وہ ہو سکتا ہے کسی اور کے لیے نہ ہو۔
جانتے ہیں کہ مختلف ثقافتوں کے لوگ مختلف الفاظ سے بات کرتے ہیں اور لکھتے ہیں
ثقافتی اختلافات کی وجہ سے غلط رابطہ آسانی سے پیدا ہوسکتا ہے، خاص طور پر تحریری شکل میں جب ہم ایک دوسرے کی باڈی لینگویج نہیں دیکھ سکتے۔ اپنے پیغام کو وصول کنندہ کے ثقافتی پس منظر یا علم کی سطح کے مطابق ڈھالیں۔
یہ خیال رکھنا اچھا ہے کہ انتہائی متعدد ثقافتی (جاپانی، عربی یا چینی) آپ کے ساتھ کاروبار کرنے سے پہلے آپ کو جاننا چاہتے ہیں. نتیجے کے طور پر، ان ممالک میں ملازمتوں کے لئے عام طور پر ان کی تحریر میں زیادہ ذاتی ہو سکتا ہے. دوسری جانب، کم-سیاحت ثقافت (جرمن، امریکی یا اسکینڈنویان) کے لوگوں کو پوائنٹ پر بہت جلدی جانا ہے.
اپنی ای میلز کا جواب دیں، چاہے ای میل آپ کے لیے نہیں تھی۔
آپ کو بھیجی گئی تمام ای میلز کا جواب دینا مشکل ہے، لیکن آپ کو کوشش کرنی چاہیے۔ اس میں وہ معاملات شامل ہیں جہاں ای میل آپ کو غلطی سے بھیجی گئی تھی، خاص طور پر اگر بھیجنے والا جواب کی توقع کر رہا ہو۔ جواب ضروری نہیں ہے، لیکن اچھا ای میل آداب ہے، خاص طور پر اگر وہ شخص اسی کمپنی یا صنعت میں کام کرتا ہے جیسا کہ آپ۔
یہاں جواب کی ایک مثال ہے: "میں جانتا ہوں کہ آپ بہت مصروف ہیں، لیکن مجھے نہیں لگتا کہ آپ مجھے یہ ای میل بھیجنا چاہتے ہیں۔ اور میں آپ کو بتانا چاہتا تھا تاکہ آپ اسے صحیح شخص کو بھیج سکیں۔ »
ہر پیغام کا جائزہ لیں
تمہاری غلطیوں آپ کے ای میل کے وصول کنندگان کی طرف سے کسی کا دھیان نہیں جائے گا۔ اور، وصول کنندہ پر منحصر ہے، ایسا کرنے پر آپ کو سزا دی جا سکتی ہے۔
ہجے چیک کرنے والوں پر بھروسہ نہ کریں۔ اپنے میل کو بھیجنے سے پہلے کئی بار پڑھیں اور دوبارہ پڑھیں، ترجیحا بلند آواز میں۔
آخری ای میل ایڈریس شامل کریں۔
غلطی سے ای میل بھیجنے سے گریز کریں اس سے پہلے کہ آپ اسے تحریر کر لیں اور پیغام کو درست کر لیں۔ کسی پیغام کا جواب دیتے وقت بھی، وصول کنندہ کا پتہ ہٹانا اور اسے صرف اس وقت داخل کرنا اچھا خیال ہے جب آپ کو یقین ہو کہ پیغام بھیجنے کے لیے تیار ہے۔
تصدیق کریں کہ آپ نے صحیح وصول کنندہ منتخب کیا ہے
ای میل کی "ٹو" لائن پر اپنی ایڈریس بک سے نام ٹائپ کرتے وقت آپ کو بہت محتاط رہنا ہوگا۔ غلط نام کا انتخاب کرنا آسان ہے، جو آپ کے لیے اور غلطی سے ای میل موصول کرنے والے شخص کے لیے شرمناک ہو سکتا ہے۔
کلاسک فونٹ استعمال کریں
پیشہ ورانہ خطوط کے لئے، ہمیشہ آپ کے فونٹ، رنگ اور معیار کے سائز کو برقرار رکھنا.
کارڈنل حکمرانی: دوسرے لوگوں کو پڑھنے کے لئے آپ کے ای میلز کو آسان ہونا چاہئے.
عام اصول کے طور پر، 10 یا 12 پوائنٹ کی قسم اور پڑھنے میں آسان ٹائپ فیس، جیسے ایریل، کیلیبری، یا ٹائمز نیو رومن کا استعمال کرنا بہتر ہے۔ جب بات رنگ کی ہو تو سیاہ سب سے محفوظ انتخاب ہے۔
اپنے سر پر نظر رکھو
جیسا کہ مذاق ترجمہ میں کھو گئے ہیں، آپ کا پیغام فوری طور پر غلط تشریح کی جا سکتی ہے. یاد رکھو کہ آپ کے انٹرویو کے پاس ایک زبانی بحث اور چہرے کا اظہار نہیں ہے.
کسی بھی غلط فہمی سے بچنے کے لئے، یہ سفارش کی جاتی ہے کہ آپ بھیجنے پر کلک کرنے سے پہلے آپ کا پیغام بلند ہو. اگر یہ آپ کے لئے مشکل لگتا ہے تو، قاری کے لئے یہ مشکل لگے گا.
بہترین نتائج کے لیے، مکمل طور پر منفی الفاظ استعمال کرنے سے گریز کریں ("ناکامی"، "خراب" یا "نظر انداز") اور ہمیشہ "براہ کرم" اور "شکریہ" کہیں۔
