O'qish uchun yozish
Bir hamkasb sizga bir soat ichida bo'ladigan uchrashuv haqida elektron pochta xabarini yubordi. Elektron pochta muhim loyihaning bir qismi sifatida taqdim etishingiz kerak bo'lgan asosiy ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak.
Ammo muammo bor: elektron pochta shunchalik yomon yozilganki, siz kerakli ma'lumotlarni topa olmaysiz. Imlo xatolari va tugallanmagan jumlalar mavjud. Paragraflar shunchalik uzun va chalkashki, kerakli ma'lumotni topish uchun sizga uch barobar ko'proq vaqt kerak bo'ladi. Natijada siz uchrashuvga yetarlicha tayyorgarlik ko‘rmaysiz va u siz kutgandek bo‘lmaydi.
Hech qachon shunga o'xshash vaziyatga duch kelganmisiz? Axborot bilan to'lib toshgan dunyoda aniq, qisqa va samarali muloqot qilish juda muhimdir. Odamlarning kitobgacha bo'lgan elektron pochta xabarlarini o'qishga vaqti yo'q va ular noto'g'ri tuzilgan va foydali ma'lumotlar hamma joyda tarqalgan elektron pochta xabarlarini sharhlashga sabrlari yo'q.
Bundan tashqari yozish qobiliyatlari yaxshi bo'lsa, atrofingizdagilar, shu jumladan xo'jayiningiz, hamkasblaringiz va mijozlaringizda qanchalik yaxshi taassurot qoldirasiz. Bu yaxshi taassurotlar sizni qanchalik uzoqqa olib borishini hech qachon bilmaysiz.
Ushbu maqolada biz sizning yozish qobiliyatingizni qanday qilib yaxshilashingiz va umumiy xatolaringizdan qochishingiz mumkinligini ko'rib chiqamiz.
Tomoshabin va format
Aniq yozish uchun birinchi qadam mos formatni tanlashdir. Norasmiy elektron pochta xabarini yuborishingiz kerakmi? Batafsil hisobot yozing? Yoki rasmiy xat yozasizmi?
Format, auditoriyangiz bilan birga, sizning "yozuvchi ovozingizni", ya'ni ohang qanchalik rasmiy yoki bo'shashgan bo'lishi kerakligini aniqlaydi. Misol uchun, agar siz potentsial mijozga elektron pochta xabarini yozayotgan bo'lsangiz, u do'stingizga elektron pochta xabari bilan bir xil ohangda bo'lishi kerakmi?
Albatta yo'q.
Xabaringizni kim o'qishini aniqlashdan boshlang. Bu yuqori lavozimli rahbarlar, butun jamoa yoki ma'lum bir fayl ustida ishlaydigan kichik guruh uchunmi? Siz yozgan har bir narsada, o'quvchilaringiz yoki oluvchilaringiz o'z ohangingizni va tarkibning jihatlarini aniqlashlari kerak.
Tarkibi va uslubi
Siz yozganingizni va siz yozayotganingizni bilganingizdan so'ng, siz yozishni boshlashingiz kerak.
Bo'sh, oq kompyuter ekrani ko'pincha qo'rqinchli. Qanday boshlashni bilmasangiz, tiqilib qolish oson. Hujjatni tuzish va formatlash uchun quyidagi maslahatlarni sinab ko'ring:
- Tomoshabinlaringiz bilan boshlang: Esda tutingki, sizning o'quvchilaringiz ularga aytganlaringizdan hech narsa bilishmaydi. Ular birinchi navbatda nimani bilishlari kerak?
- rejasini yaratish: Bu, ayniqsa, hisobot, taqdimot yoki nutq kabi uzunroq hujjat yozayotganingizda foydalidir. Konturlar qaysi bosqichlarni qaysi tartibda bajarish kerakligini aniqlashga yordam beradi va vazifani boshqariladigan ma'lumotlarga bo'linadi.
- Bir oz empatiyaga harakat qiling: Misol uchun, agar siz potentsial mijozlar uchun savdo elektron pochta xabarini yozayotgan bo'lsangiz, nima uchun ular sizning mahsulotingiz yoki savdo maydonchasi haqida qayg'urishi kerak? Ular uchun qanday foyda bor? Tomoshabinlaringizning ehtiyojlarini doimo yodda tuting.
- Ritorik uchburchakdan foydalaning: Agar siz kimnidir biror narsa qilishga koʻndirmoqchi boʻlsangiz, nima uchun odamlar sizni tinglashi kerakligini tushuntiring, fikringizni auditoriyangizni jalb qiladigan tarzda yetkazing va maʼlumotni oqilona va izchil taqdim eting.
- Asosiy mavzuni aniqlang: Agar xabaringizning asosiy mavzusini aniqlashda qiynalayotgan bo'lsangiz, o'z pozitsiyangizni tushuntirish uchun 15 soniya vaqtingiz qolgandek ko'ring. Siz nima deysiz ? Bu sizning asosiy mavzuingiz bo'lishi mumkin.
- Oddiy tildan foydalaning: Ilmiy maqola yozmaguningizcha, odatda oddiy va tushunarli tildan foydalanish yaxshidir. Odamlarni hayratda qoldirish uchun uzoq so'zlarni ishlatmang.
tuzilma
Hujjati iloji boricha do'stona bo'lishi kerak. Matnni ajratish uchun iloji boricha titullar, altyazılar, o'qlar va raqamlardan foydalaning.
Oxir oqibat, nimani o'qish osonroq bo'lishi mumkin: uzun paragraflar bilan to'ldirilgan sahifami yoki bo'lim sarlavhalari va nuqta nuqtalari bilan qisqa paragraflarga bo'lingan sahifami? Skanerlash oson bo'lgan hujjat uzun, zich paragraflardan iborat hujjatga qaraganda tez-tez o'qiladi.
Sarlavhalar o'quvchi e'tiborini jalb qilishi kerak. Savollardan foydalanish ko'pincha yaxshi fikrdir, ayniqsa reklama nusxalarida, chunki savollar o'quvchini qiziqtirishga yordam beradi.
Elektron xat va takliflarda ushbu maqoladagi kabi qisqacha, faktik nomlar va subtitrlardan foydalaning.
Grafika qo'shish matnni ajratishning ham aqlli usuli hisoblanadi. Ushbu ko'rgazmali qo'llanmalar o'quvchiga kontentga e'tibor qaratishiga ruxsat bermaydi, shuningdek, muhim ma'lumotni matndan ancha tezroq yozishga imkon beradi.
Grammatik xatolar
E-pochtangizdagi xatolar ishingizni professional bo'lmagan ko'rinishga olib kelishini bilsangiz kerak. Imlo tekshirgichga ega bo'lish va iloji boricha imloni qayta ko'rib chiqish orqali qo'pol xatolardan qochish kerak.
Quyida keng tarqalgan ishlatiladigan so'zlarning ba'zi bir misollari keltirilgan:
- Men sizni yubormoqchiman
Birinchi guruhning fe'l bo'lishi uchun "jo'natish" fe'llari "men yuboraman" degan iborani "e" bilan birinchi marta yozadi. "E" bo'lmagan holda "jo'natish" nomidir ("jo'natish") va ko'plik bo'lishi mumkin: "jo'natmalar".
- Sizga qo'shilaman / sizni qo'shilaman
Har doim "s" bilan "Men sizni qo'shilaman" deb yozadi. "Birgalikda" "t" bilan uchinchi shaxsning birlashuvi "u qo'shiladi".
- Hujjat sanasi va muddati
Hatto "tampon" ayol nomiga yozilgan bo'lsa ham, vasvasaga bermang va har doim "e" bo'lmasdan "tampon" yozing.
- Tavsiya / tavsiyalar
Agar ingliz tilida "e" bilan "tavsiyalar" yozsak, frantsuz tilida "a" bilan "tavsiya" yozamiz.
- U erda / mavjudmi?
Talaffuzni osonlashtirish va ketma-ket ikkita unlini oldini olish uchun biz so'roq formulalarida evonik "t" ni qo'shamiz. Shuning uchun biz "bor" deb yozamiz.
- Jihatidan / nuqtai nazaridan
"Hech qachon" so'zsiz "hech qanday" so'zlarni yozmaydi. Bu iborani ishlatishda haqiqatan ham har doim bir necha "atamalar" mavjud.
- Orasida
"B" bilan tugaydigan "tashqari" so'zi bilan aldanmaslik uchun ehtiyot bo'ling. Hech qachon "s" bilan "oralarida" yozilmaydi. Bu oldindan tayyorlangan va o'zgaruvchan.
- Kelishib olindi / kelishilgan holda
Hatto ayol nomiga yozilgan "kelishilgan" har doim o'zgarmaydi va hech qachon "e" qilmaydi.
- Xizmat / xizmat
Ism va fe'lni aralashtirmang. "T" so'zi bo'lmagan "intervyu" nomi almashinuv yoki "ish intervyu" ni tasvirlaydi. "Birlashtiruvchi" uchinchi shaxsidagi konjuge fe'l, biror narsa saqlab qolish harakatlarini amalga oshirishda ishlatiladi.
O'quvchilaringizning ba'zilari matn terish va grammatikada mukammal bo'lmaydi. Ular siz bu xatolarni qilsangiz farq qilmaydi. Ammo buning uzrli sababi sifatida foydalanmang: odatda odamlar, xususan, yuqori lavozimli shaxslar bo'ladi, ular buni bilib oladi!
Shu sababli, siz yozgan har qanday narsa barcha o'quvchilar uchun maqbul sifatga ega bo'lishi kerak.
tekshiruv
Yaxshi korreksiyaning dushmani tezlikdir. Ko'p odamlar o'z elektron pochtalarini o'qishga shoshilishadi, lekin siz xatolarni shunday o'tkazib yuborasiz. Nima yozganingizni tekshirish uchun quyidagi ko'rsatmalarga amal qiling:
- Üstbilgilerinizi va altbilgilerinizi tekshiring: Odamlar ko'pincha faqat matnga e'tibor berish uchun ularni e'tiborsiz qoldiradilar. Sarlavhalarning katta va qalin bo'lishi ularning xatosiz ekanligini anglatmaydi!
- Elektron pochtani ovoz chiqarib o'qing: Bu sizni sekinroq qilishga majbur qiladi, bu sizning xatolaringizni aniqroq aniqlasa bo'ladi.
- Barmog'ingizni o'qiyotganda matnga amal qilish uchun foydalaning: Bu sekinlashishga yordam beradigan yana bir narsa.
- Matn oxirida boshlang: So'zni boshidan oxirigacha qayta o'qib chiqing, bu sizning tarkibingiz emas, balki xatolar haqida o'ylashga yordam beradi.
