Tin nhắn vắng mặt là văn bản công việc quan trọng. Nhưng vì rất nhiều lý do, chúng có thể bị bỏ qua. Điều này được giải thích bởi bối cảnh của bài viết của họ và đôi khi không tính đến tác động mà họ có thể có.
Thật vậy, thông báo vắng mặt là một thông báo tự động. Được gửi dưới dạng phản hồi cho bất kỳ tin nhắn nào nhận được trong một khoảng thời gian hoặc trong một khoảng thời gian xác định. Đôi khi tin nhắn được chuẩn bị trong bối cảnh sắp được nghỉ phép. Khoảng thời gian này, khi bạn có thể đã dành tâm trí ở nơi khác, có thể không phải là thời điểm tốt nhất để viết thông điệp của bạn.
Điểm của việc cấu hình thông báo vắng mặt tự động là gì?
Sự vắng mặt của tin nhắn công việc là quan trọng theo nhiều cách. Nó được sử dụng để thông báo cho tất cả nhân viên của bạn về sự vắng mặt của bạn. Nó cũng cung cấp thông tin cho phép họ tiếp tục các hoạt động của mình trong khi chờ bạn trở về. Thông tin này chủ yếu là ngày bạn hồi phục, chi tiết liên hệ khẩn cấp để liên hệ với bạn hoặc chi tiết liên hệ của đồng nghiệp để liên hệ trong trường hợp khẩn cấp. Theo quan điểm của tất cả những điều này, thông báo về sự vắng mặt là một hành động truyền thông cần thiết cho bất kỳ chuyên gia nào.
Những lỗi nào cần tránh?
Do tầm quan trọng của thông báo vắng mặt, một số thông số phải được tính đến để không gây sốc hoặc không tôn trọng người đối thoại của bạn. Nghe có vẻ quá tôn trọng còn hơn thiếu tôn trọng. Vì vậy, bạn không thể sử dụng các biểu thức như OUPS, pff, v.v. Bạn sẽ cần phải tính đến hồ sơ của tất cả các bên liên quan. Do đó, hãy tránh viết như thể bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp khi cấp trên hoặc khách hàng, nhà cung cấp hoặc thậm chí cơ quan công quyền có thể nhắn tin cho bạn.
Để tránh sự bất tiện này, Outlook có thể có thông báo vắng mặt cho các thư nội bộ của công ty và một thông báo khác cho các thư bên ngoài. Trong mọi trường hợp, bạn sẽ phải tính đến tất cả các cấu hình để tạo ra một thông báo vắng mặt có cấu trúc tốt.
Ngoài ra, thông tin phải hữu ích và chính xác. Tránh những thông điệp mập mờ như “Ngày mai tôi sẽ vắng mặt” vì biết rằng ai nhận được thông tin này sẽ không thể biết được ngày của “ngày mai” này.
Cuối cùng, tránh sử dụng một giọng điệu quen thuộc và bình thường. Thật vậy, cảm giác hưng phấn của một kỳ nghỉ trong tầm mắt có thể khiến bạn sử dụng một giọng điệu quá quen thuộc. Hãy nhớ giữ chuyên nghiệp cho đến khi kết thúc. Bằng miệng với đồng nghiệp, điều này có thể xảy ra nhưng đặc biệt không phải trong bối cảnh giấy tờ làm việc.
Loại thông báo vắng mặt để chọn?
Để tránh tất cả những cạm bẫy này, hãy chọn một phong cách thông thường. Thông tin này bao gồm họ và tên của bạn, thông tin về thời điểm bạn có thể xử lý tin nhắn nhận được và (những) người cần liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.
