Giải mã bài viết chuyên nghiệp của bạn
Bạn là nhân viên văn phòng? Những bài viết hàng ngày tại nơi làm việc của bạn có tác động trực tiếp đến hình ảnh và uy tín của bạn. Cho dù đó là một email đơn giản, một báo cáo hoặc một bài thuyết trình, cách diễn đạt nguy hiểm hoặc lỗi chính tả có thể nhanh chóng gây tổn hại đến danh tiếng của bạn. Tuy nhiên, chúng ta thường bỏ bê chất lượng diễn đạt bằng văn bản của mình. Chúng tôi dựa vào những điều chỉnh cơ bản mà không cần suy nghĩ.
Đây là một sai lầm vào thời điểm mà kỳ vọng đang rất cao. Bạn có muốn nổi bật một cách tích cực và tạo ấn tượng tốt? Hãy làm theo các mẹo từng bước này để nâng cao trình độ viết của bạn một cách bền vững.
Cấu trúc, nền tảng của tài liệu của bạn
Trước khi viết, hãy suy nghĩ cẩn thận về cấu trúc tổng thể của tài liệu của bạn. Xác định các phần chính cần phát triển và đảm bảo tiến trình hợp lý giữa chúng. Kết nối các phần khác nhau này bằng các câu chuyển tiếp rõ ràng.
Thay vì viết mọi thứ cùng một lúc, hãy trình bày nội dung của bạn với các danh sách và tiêu đề được đặt đúng chỗ. Đánh dấu kiểu chữ thông minh sẽ làm cho tài liệu của bạn dễ hiểu hơn.
Đồng thời tách văn bản của bạn thành các đoạn nhỏ, đặc biệt đối với nội dung kỹ thuật số. Các khối lớn, nhỏ gọn gây ấn tượng với người đọc. Minh họa lời giải thích của bạn bằng sơ đồ, đồ thị hoặc ảnh chụp màn hình rõ ràng.
Một khuôn khổ nghiêm ngặt sẽ cho phép thông tin của bạn được truyền tải một cách trôi chảy và thuyết phục.
Đánh bóng phong cách viết của bạn
Có một kế hoạch đẹp thôi chưa đủ, phong cách mới quan trọng hơn rất nhiều. Nội dung chất lượng nhưng chứa đầy những công thức thô thiển hoặc ngôn ngữ thông tục sẽ thiếu tác động.
Đọc lại cẩn thận và không dựa vào việc sửa lỗi tự động. Loại bỏ sự lặp lại từ không cần thiết và đơn giản hóa các cách diễn đạt quá phức tạp bằng cách chia chúng thành các câu riêng biệt.
Đồng thời hạn chế sử dụng dấu phẩy vì có thể nhanh chóng gây hại cho tính trôi chảy. Ưu tiên các từ liên kết phù hợp (“sau đó”, “tuy nhiên”, v.v.) để liên kết tốt các ý tưởng của bạn.
Đồng thời xen kẽ giữa các quãng âm khác nhau, các công thức bền vững và các quãng khác đơn giản hơn hoặc nhẹ nhàng hơn để tạo ra nhịp điệu sống động. Một vài từ vựng thông tục đôi khi có thể xoa dịu giọng điệu quá cứng nhắc.
Cách diễn đạt bằng văn bản gọn gàng và tự nhiên sẽ nâng cao đáng kể tính chuyên nghiệp và uy tín của bạn.
Sự kiên trì sẽ là đồng minh tốt nhất của bạn
Cuối cùng, chìa khóa cho sự tiến bộ thực sự nằm ở sự đều đặn và rèn luyện. Bạn càng có thói quen áp dụng những phương pháp hay nhất này thì nó sẽ càng trở nên tự nhiên hơn.
Thiết lập một quy trình hiệu đính thực sự trước khi gửi bất cứ thứ gì, ngay cả một email đơn giản. Hãy đặt câu hỏi về sự rõ ràng trong cách diễn đạt, cách diễn đạt, sự lựa chọn từ ngữ của bạn. Sự cảnh giác có hệ thống này sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng của mình.
Trình độ viết của bạn sẽ dần được cải thiện và kéo theo đó là hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Chuyên môn của bạn sẽ được công nhận tốt hơn trong và ngoài nước. Những cơ hội mới sẽ mở ra với bạn.
Vì vậy, đừng chần chừ nữa, hãy bắt đầu thực hiện phương pháp đạo đức này ngay bây giờ! Kỹ năng viết tốt hơn sẽ là tài sản lớn cho sự nghiệp của bạn.
