Xác định mô hình tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu của bạn

Có nhiều mẫu báo cáo email tiêu chuẩn được sử dụng trong kinh doanh. Chọn định dạng phù hợp dựa trên mục đích báo cáo của bạn là điều cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn một cách rõ ràng và hiệu quả.

Đối với báo cáo giám sát thường xuyên, chẳng hạn như báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, hãy chọn cấu trúc bảng với các số liệu chính (bán hàng, sản xuất, v.v.).

Đối với yêu cầu về ngân sách hoặc nguồn lực, hãy viết một tệp có cấu trúc thành nhiều phần với phần giới thiệu, nhu cầu chi tiết của bạn, lập luận và kết luận.

Trong tình huống khủng hoảng đòi hỏi phản ứng khẩn cấp, hãy đặt cược vào phong cách trực tiếp và mạnh mẽ bằng cách liệt kê các vấn đề, hậu quả và hành động trong một vài câu gây sốc.

Dù là mô hình nào, hãy chú ý đến định dạng với phụ đề, dấu đầu dòng, bảng biểu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đọc. Các ví dụ cụ thể dưới đây sẽ giúp bạn chọn định dạng tốt nhất cho từng tình huống để báo cáo email chuyên nghiệp và hiệu quả.

Báo cáo quan trắc định kỳ dạng biểu

Báo cáo giám sát định kỳ, ví dụ hàng tháng hoặc hàng tuần, cần có cấu trúc rõ ràng và tổng hợp, làm nổi bật các dữ liệu chính.

Định dạng trong bảng cho phép trình bày các chỉ số quan trọng (bán hàng, sản xuất, tỷ lệ chuyển đổi, v.v.) theo cách có tổ chức và dễ đọc trong vài giây.

Đặt tiêu đề chính xác cho bảng của bạn, ví dụ: “Sự phát triển của doanh số bán hàng trực tuyến (doanh thu hàng tháng năm 2022)”. Hãy nhớ đề cập đến các đơn vị.

Bạn có thể kết hợp các yếu tố trực quan như đồ họa để củng cố thông điệp. Hãy chắc chắn rằng dữ liệu là chính xác và tính toán chính xác.

Kèm theo mỗi bảng hoặc biểu đồ một bình luận ngắn phân tích các xu hướng chính và kết luận, trong 2-3 câu.

Định dạng bảng giúp người nhận của bạn dễ dàng đọc những điều cần thiết một cách nhanh chóng. Đó là lý tưởng cho các báo cáo giám sát thường xuyên yêu cầu trình bày tóm tắt dữ liệu chính.

Email hiệu quả trong trường hợp khủng hoảng

Trong tình huống khẩn cấp cần phản ứng nhanh, hãy chọn báo cáo dưới dạng các câu ngắn gọn, súc tích.

Thông báo sự cố ngay từ đầu: “Máy chủ của chúng tôi ngừng hoạt động sau một cuộc tấn công, chúng tôi đang ngoại tuyến”. Sau đó nêu chi tiết tác động: mất doanh thu, khách hàng bị ảnh hưởng, v.v.

Sau đó liệt kê các hành động đã thực hiện để hạn chế thiệt hại và những hành động cần thực hiện ngay. Kết thúc bằng một câu hỏi hoặc yêu cầu cấp bách: “Chúng tôi có thể tin tưởng vào các nguồn lực bổ sung để khôi phục dịch vụ trong vòng 48 giờ không?”

Trong một cuộc khủng hoảng, điều quan trọng là nhanh chóng thông báo về những khó khăn, hậu quả và câu trả lời trong một vài câu trực tiếp. Thông điệp của bạn phải ngắn gọn và huy động. Phong cách mạnh mẽ là hiệu quả nhất cho loại báo cáo email khẩn cấp này.

 

Ví dụ XNUMX: Báo cáo bán hàng chi tiết hàng tháng

Bà,

Vui lòng xem bên dưới báo cáo chi tiết về doanh số tháng XNUMX của chúng tôi:

  1. Bán hàng tại cửa hàng

Doanh số bán hàng tại cửa hàng đã giảm 5% so với tháng trước xuống còn 1 €. Đây là sự phát triển theo bộ phận:

  • Thiết bị gia dụng: doanh thu €550, ổn định
  • Bộ phận DIY: doanh thu €350, giảm 000%
  • Phần sân vườn: doanh thu €300, giảm 000%
  • Bộ phận bếp: doanh thu €50, tăng 000%

Sở dĩ nhà vườn sụt giảm được lý giải là do thời tiết tháng này không thuận lợi. Lưu ý sự tăng trưởng đáng khích lệ trong bộ phận nhà bếp.

  1. Bán hàng trực tuyến

Doanh thu trên trang web của chúng tôi ổn định ở mức €900. Thị phần của điện thoại di động đã tăng lên 000% doanh số bán hàng trực tuyến. Doanh số bán đồ nội thất và đồ trang trí tăng mạnh nhờ bộ sưu tập mùa xuân mới của chúng tôi.

  1. hành động tiếp thị

Chiến dịch email của chúng tôi cho Ngày của Bà đã tạo thêm doanh thu €20 trong bộ phận nhà bếp.

Hoạt động của chúng tôi trên các mạng xã hội xung quanh thiết kế nội thất cũng thúc đẩy doanh số bán hàng trong phân khúc này.

  1. Kết luận

Mặc dù số lượng cửa hàng giảm nhẹ, nhưng doanh số bán hàng của chúng tôi vẫn vững chắc nhờ hoạt động thương mại điện tử và tiếp thị mục tiêu. Chúng ta phải tiếp tục nỗ lực trang trí và nội thất để bù đắp cho sự suy giảm theo mùa của bộ phận làm vườn.

Tôi theo ý của bạn để làm rõ bất kỳ.

Biên cordialement,

Jean Dupont Seller Khu phía đông

Ví dụ thứ hai: Yêu cầu ngân sách bổ sung cho việc tung ra một dòng sản phẩm mới

 

Thưa bà Tổng giám đốc,

Tôi rất hân hạnh được yêu cầu bạn cung cấp thêm ngân sách như một phần của việc ra mắt loạt sản phẩm mới dự kiến ​​vào tháng 2024 năm XNUMX của chúng tôi.

Dự án chiến lược này nhằm mục đích mở rộng ưu đãi của chúng tôi cho phân khúc sản phẩm hữu cơ đang nổi, nơi nhu cầu đang tăng 20% ​​mỗi năm, bằng cách cung cấp 15 tài liệu tham khảo bổ sung.

Để đảm bảo sự thành công của lần ra mắt này, điều cần thiết là huy động các nguồn lực bổ sung. Dưới đây là các đề xuất số của tôi:

  1. Gia cố tạm thời đội ngũ:
  • Tuyển dụng 2 nhà phát triển toàn thời gian trong 6 tháng để hoàn thiện tài liệu đóng gói và kỹ thuật (chi phí: €12000)
  • Hỗ trợ của một cơ quan tiếp thị kỹ thuật số trong 3 tháng cho chiến dịch web (8000 €)
  1. Chiến dịch quảng cáo :
  • Ngân sách truyền thông để tài trợ cho các ấn phẩm của chúng tôi trên mạng xã hội (5000€)
  • Tạo và gửi email: thiết kế đồ họa, chi phí vận chuyển cho 3 chiến dịch (7000€)
  1. Kiểm tra người tiêu dùng:
  • Tổ chức các hội đồng người tiêu dùng để thu thập phản hồi về sản phẩm (4000 €)

Đó là tổng số €36 để triển khai nguồn nhân lực và tiếp thị cần thiết cho sự thành công của chiến lược ra mắt này.

Tôi theo ý của bạn để thảo luận về nó trong cuộc họp tiếp theo của chúng tôi.

Trong khi chờ trả lại,

Kính trọng,

John Dupont

Quản lý dự án

 

Ví dụ thứ ba: Báo cáo hoạt động hàng tháng của bộ phận bán hàng

 

Thưa bà Durand,

Vui lòng xem bên dưới báo cáo hoạt động của bộ phận bán hàng của chúng tôi trong tháng XNUMX:

  • Thăm dò khách hàng tiềm năng: Đại diện bán hàng của chúng tôi đã liên hệ với 25 khách hàng tiềm năng được xác định trong hồ sơ khách hàng của chúng tôi. 12 cuộc hẹn đã được ấn định.
  • Đã gửi phiếu mua hàng: Chúng tôi đã gửi 10 phiếu mua hàng thương mại cho các sản phẩm hàng đầu từ danh mục của chúng tôi, 3 trong số đó đã được chuyển đổi.
  • Triển lãm thương mại: Gian hàng của chúng tôi tại triển lãm Expopharm đã thu hút khoảng 200 liên hệ. Chúng tôi đã chuyển đổi 15 trong số chúng thành các cuộc hẹn trong tương lai.
  • Đào tạo: Cộng tác viên mới của chúng tôi, Lena, đã tham gia một tuần đào tạo tại hiện trường với Marc để làm quen với các sản phẩm và cách bán hàng của chúng tôi.
  • Mục tiêu: Mục tiêu thương mại của chúng tôi là 20 hợp đồng mới trong tháng đã đạt được. Doanh thu được tạo ra lên tới 30 €.

Chúng tôi đang tiếp tục nỗ lực phát triển danh sách khách hàng của mình, đừng ngần ngại gửi cho tôi các đề xuất của bạn.

Biên cordialement,

Giám đốc kinh doanh Jean Dupont

 

Ví dụ XNUMX: Báo cáo chi tiết hoạt động hàng tuần – Siêu thị Bakery

 

Các đồng nghiệp thân mến,

Vui lòng xem bên dưới báo cáo hoạt động chi tiết của tiệm bánh của chúng tôi trong tuần từ ngày 1 đến ngày 7 tháng XNUMX:

Sản xuất:

  • Chúng tôi sản xuất trung bình 350 chiếc bánh mì baguette truyền thống mỗi ngày, với tổng số 2100 chiếc trong tuần.
  • Khối lượng tổng thể tăng 5% nhờ lò nướng mới của chúng tôi, cho phép chúng tôi đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng.
  • Việc đa dạng hóa các loại bánh mì đặc biệt của chúng tôi (quê, bột mì, ngũ cốc) đang đơm hoa kết trái. Chúng tôi đã nướng 750 trong tuần này.

Lỗ thông hơi:

  • Tổng doanh thu là 2500 €, ổn định so với tuần trước.
  • Bánh ngọt kiểu Viên vẫn bán chạy nhất của chúng tôi (€680), tiếp theo là công thức bữa trưa (€550) và bánh mì truyền thống (€430).
  • Doanh số bán hàng vào sáng Chủ nhật đặc biệt mạnh (doanh thu €1200) nhờ ưu đãi bữa nửa buổi đặc biệt.

Cung cấp :

  • Tiếp nhận 50kg bột mì và 25kg bơ. Cổ phiếu là đủ.
  • Suy nghĩ về việc đặt trứng và men cho tuần tới.

nhân viên:

  • Julie sẽ đi nghỉ vào tuần tới, tôi sẽ sắp xếp lại lịch trình.
  • Cảm ơn Bastien đã cung cấp dịch vụ bán hàng ngoài giờ.

vấn đề:

  • Sự cố của cơ chế đồng xu vào sáng thứ Ba, được thợ điện sửa chữa trong ngày.

Biên cordialement,

Giám đốc Jean Dupont

 

Ví dụ thứ năm: Vấn đề cấp bách – Sự cố phần mềm kế toán

 

Bonjour à tous,

Sáng nay, phần mềm kế toán của chúng tôi có lỗi ngăn không cho nhập hóa đơn và theo dõi sổ cái.

Nhà cung cấp dịch vụ CNTT của chúng tôi, người mà tôi đã liên hệ, xác nhận rằng một bản cập nhật gần đây đang được đề cập. Họ đang làm việc trên một sửa chữa.

Trong khi đó, chúng tôi không thể ghi lại các giao dịch và việc giám sát tiền mặt bị gián đoạn. Chúng ta có nguy cơ bị tụt lại phía sau rất nhanh.

Để khắc phục tạm thời sự cố:

  • Viết hóa đơn/chi phí của bạn vào một tệp excel khẩn cấp mà tôi sẽ truy xuất
  • Đối với các yêu cầu của khách hàng, hãy gọi cho tôi để xác minh tài khoản trực tiếp
  • Tôi làm hết sức mình để giữ cho bạn thông báo về sự tiến bộ.

Nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi đã được huy động đầy đủ và hy vọng sẽ giải quyết vấn đề này trong vòng tối đa 48 giờ. Tôi biết rằng sự cố này là xấu, cảm ơn sự thông cảm của bạn. Xin vui lòng cho tôi biết về bất kỳ vấn đề khẩn cấp.

Kính trọng,

Kế toán Jean Dupont