Chuyển phát nhanh và thư chuyên nghiệp: Sự khác biệt là gì?
Giữa một email chuyên nghiệp và một bức thư, có hai điểm giống nhau. Viết phải được thực hiện theo một phong cách chuyên nghiệp và các quy tắc chính tả và ngữ pháp phải được tuân thủ. Nhưng hai tác phẩm này không tương đương nhau về tất cả những điều đó. Có sự khác biệt cả về cấu trúc và công thức lịch sự. Nếu bạn là một nhân viên văn phòng muốn cải thiện chất lượng bài viết chuyên nghiệp của mình, bạn đã đến đúng nơi.
Email để phân phối nhanh hơn và đơn giản hơn
Trong những năm qua, email đã trở thành một công cụ thiết yếu cho hoạt động của các công ty. Nó thích ứng với hầu hết các tình huống chuyên nghiệp, liên quan đến việc trao đổi thông tin hoặc tài liệu.
Ngoài ra, email có thể được xem trên các phương tiện khác nhau. Chúng bao gồm máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Tuy nhiên, chữ chuyên nghiệp, ngay cả khi nó ít được sử dụng hơn, vẫn được coi là yếu tố xuất sắc trong các tương tác chính thức.
Thư và email chuyên nghiệp: Sự khác biệt về hình thức
So với email hoặc email chuyên nghiệp, bức thư được đặc trưng bởi tính hình thức và mã hóa. Là các yếu tố của một bức thư, chúng ta có thể trích dẫn đề cập đến tiêu đề lịch sự, lời nhắc nhở về điều gì thúc đẩy bức thư, kết luận, công thức lịch sự, cũng như các tham chiếu của người nhận và người gửi.
Mặt khác, trong một email, kết luận là không tồn tại. Đối với các cách diễn đạt lịch sự, chúng thường ngắn gọn. Chúng ta thường gặp những cách diễn đạt lịch sự kiểu "Trân trọng" hoặc "Xin chào" với một số biến thể, không giống như những cách diễn đạt trong các bức thư truyền thống dài hơn.
Hơn nữa, trong một email chuyên nghiệp, các câu ngắn gọn. Cấu trúc không giống như trong một bức thư hay một bức thư.
Cấu trúc của email và thư chuyên nghiệp
Hầu hết các bức thư chuyên nghiệp được cấu trúc xung quanh ba đoạn văn. Đoạn đầu tiên là lời nhắc nhở về quá khứ, đoạn thứ hai theo dõi tình hình hiện tại và đoạn thứ ba đưa ra dự đoán về tương lai. Sau ba đoạn văn này, hãy tuân theo công thức kết luận và công thức lịch sự.
Đối với email chuyên nghiệp, chúng cũng được cấu trúc theo ba phần.
Đoạn đầu tiên nêu một vấn đề hoặc nhu cầu, trong khi đoạn thứ hai đề cập đến một hành động. Đối với đoạn thứ ba, nó cung cấp thêm thông tin hữu ích cho người nhận.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thứ tự của các bộ phận có thể khác nhau. Nó phụ thuộc vào ý định giao tiếp của người gửi hoặc người gửi email.
Dù sao đi nữa, dù là một email chuyên nghiệp hay một bức thư thì cũng không nên sử dụng biểu tượng mặt cười. Bạn cũng không nên viết tắt các công thức lịch sự như "Trân trọng" cho "Cdt" hoặc "Chúc mừng" cho "Slt". Bất kể bạn thân đến đâu, bạn sẽ luôn có lợi khi trở nên thân thiện với các đối tác của mình.
