Hiểu tầm quan trọng của việc quản lý tài khoản Gmail không hoạt động
Quản lý tài khoản trực tuyến của chúng tôi đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng tôi. Trong số các tài khoản này, Gmail nổi bật là một trong những dịch vụ của tin nhắn phổ biến nhất và được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta ngừng sử dụng tài khoản Gmail?
Điều quan trọng cần lưu ý là ngay cả khi tài khoản Gmail không hoạt động, nó vẫn tiếp tục nhận được email. Điều này có thể gây ra vấn đề vì người đối thoại của bạn có thể không biết rằng địa chỉ email mà họ đang viết không còn được tra cứu nữa. May mắn thay, Google có giải pháp cho vấn đề này: tự động trả lời những tài khoản không hoạt động.
Kể từ ngày 1 tháng 2021 năm 24, Google đã triển khai chính sách trong đó dữ liệu từ các tài khoản không hoạt động có dung lượng lưu trữ có thể bị xóa nếu tài khoản Gmail không đăng nhập trong XNUMX tháng. Tuy nhiên, tài khoản của bạn sẽ không bị xóa và vẫn hoạt động trừ khi bạn có quyết định khác.
Cũng có thể rút ngắn thời gian mà tài khoản Gmail của bạn được coi là không hoạt động. Bạn không cần phải đợi 2 năm để tính năng trả lời tự động được kích hoạt. Cài đặt cho phép bạn đặt không hoạt động ở mức 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng hoặc 18 tháng. Bạn cũng có thể kích hoạt trả lời tự động từ người quản lý tài khoản không hoạt động.
Cách đặt tài khoản Gmail ở trạng thái không hoạt động và bật trả lời tự động
Điều quan trọng là phải hiểu thời điểm và cách thức tài khoản Gmail được coi là không hoạt động. Kể từ ngày 1 tháng 2021 năm 24, Google đã thực hiện chính sách xóa dữ liệu khỏi các tài khoản không hoạt động nhưng có dung lượng lưu trữ. Nếu bạn không đăng nhập tài khoản Gmail trong 2 tháng, Google sẽ coi tài khoản đó không hoạt động và có thể xóa dữ liệu đã lưu trữ. Tuy nhiên, Google sẽ không xóa tài khoản của bạn ngay cả khi địa chỉ email của bạn không được sử dụng trong hơn XNUMX năm. Tài khoản Gmail của bạn sẽ luôn hoạt động trừ khi bạn có quyết định khác.
Có một tùy chọn trong cài đặt tài khoản Google của bạn để yêu cầu tự động xóa địa chỉ Gmail của bạn sau một khoảng thời gian không hoạt động đã chọn. Bạn cũng có thể quyết định rút ngắn khoảng thời gian tài khoản Gmail của bạn được coi là không hoạt động. Không cần phải đợi 2 năm để kích hoạt tính năng gửi phản hồi tự động. Cài đặt cho phép bạn đặt không hoạt động ở mức 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng hoặc 18 tháng. Bạn cũng có thể kích hoạt trả lời tự động từ người quản lý tài khoản không hoạt động.
Để bật trả lời tự động khi ai đó viết email vào tài khoản Gmail không hoạt động của bạn, trước tiên bạn phải đặt khoảng thời gian mà tài khoản của bạn được coi là không hoạt động. Dưới đây là các bước khác nhau để làm theo:
- Chuyển đến trình quản lý tài khoản không hoạt động.
- Xác định khoảng thời gian mà tài khoản của bạn được coi là không hoạt động.
- Cung cấp số điện thoại liên hệ và địa chỉ email (khi đến thời điểm, bạn sẽ nhận được thông báo cho bạn biết rằng tài khoản sắp không hoạt động).
- Nhấp vào Tiếp theo để định cấu hình gửi email tự động, sau khi đã xác định khoảng thời gian không hoạt động trong trình quản lý tài khoản không hoạt động.
- Chọn chủ đề và viết tin nhắn sẽ được gửi.
Các bước này sẽ cho phép bạn định cấu hình tin nhắn tự động trong trường hợp không hoạt động. Trên cùng một trang, bạn có thể cho biết chi tiết liên hệ của những người sau đó có thể kiểm soát tài khoản của bạn trong trường hợp không hoạt động. Trang tiếp theo cho phép bạn chọn xem bạn có muốn xóa tài khoản của mình sau khoảng thời gian không hoạt động đã đặt hay không.
Bạn có thể thay đổi cài đặt của mình bất kỳ lúc nào bằng cách đi tới Quản lý tài khoản Google của bạn > Dữ liệu và quyền riêng tư > Lập kế hoạch cho di sản lịch sử của bạn.
Ưu và nhược điểm của việc bật trả lời tự động trên tài khoản Gmail không hoạt động
Kích hoạt trả lời tự động trên tài khoản Gmail không hoạt động có thể là một giải pháp thiết thực để thông báo cho người liên hệ rằng bạn không còn tham khảo tài khoản này nữa. Tuy nhiên, tính năng này có cả ưu điểm và nhược điểm.
Trong số những lợi ích, chúng tôi có thể kể ra một thực tế là điều này tránh được bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc thất vọng nào từ phía phóng viên của bạn. Họ sẽ không chờ đợi một câu trả lời không bao giờ đến. Ngoài ra, nó có thể giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, ngay cả khi bạn không còn xem tài khoản đó nữa.
Tuy nhiên, cũng có những nhược điểm cần xem xét. Ví dụ: bật trả lời tự động có thể khuyến khích những kẻ gửi thư rác gửi nhiều tin nhắn hơn đến tài khoản của bạn vì biết rằng họ sẽ nhận được phản hồi. Ngoài ra, nếu bạn nhận được các email quan trọng trên tài khoản này, bạn có thể bỏ lỡ chúng nếu không kiểm tra tài khoản nữa.
