Tại sao việc bắt đầu một email tốt là rất quan trọng?
Trong kinh doanh, bài viết của bạn liên tục phải đối mặt với một thách thức lớn: thu hút sự chú ý của người đọc. Người nhận của bạn, những người quản lý bận rộn, phải sắp xếp hàng loạt thông tin hàng ngày. Kết quả ? Họ chỉ dành vài giây quý giá cho mỗi tin nhắn mới.
Một lời giới thiệu yếu ớt, buồn tẻ, trình bày kém... và đảm bảo sẽ có sự thờ ơ! Tệ hơn nữa, cảm giác mệt mỏi sẽ làm ảnh hưởng đến sự hiểu biết đầy đủ về thông điệp. Chỉ cần nói rằng đó là một thất bại biên tập cay đắng.
Ngược lại, một lời giới thiệu thành công và có tác động sẽ cho phép bạn ngay lập tức khơi dậy sự quan tâm của cấp trên hoặc đồng nghiệp của bạn. Phần giới thiệu cẩn thận thể hiện tính chuyên nghiệp và khả năng thông thạo các quy tắc giao tiếp trong kinh doanh của bạn.
Cái bẫy cần tránh tuyệt đối
Quá nhiều người viết về kinh doanh mắc phải sai lầm chết người: đi sâu vào chi tiết ngay từ những chữ đầu tiên. Tin rằng mình đang làm điều đúng đắn, họ ngay lập tức đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề. Một sai lầm đáng hổ thẹn!
Cách tiếp cận “blah” này nhanh chóng khiến người đọc mệt mỏi trước khi họ đi vào trọng tâm của vấn đề. Ngay từ những từ đầu tiên, anh ấy đã tiếp thu và bỏ qua phần mở đầu khó hiểu và nhàm chán này.
Tệ hơn nữa, kiểu giới thiệu này hoàn toàn thiếu sự quan tâm đến vấn đề của người nhận. Nó không làm nổi bật những lợi ích cụ thể có thể thu được từ nội dung của thông điệp.
3 thành phần kỳ diệu của phần giới thiệu hấp dẫn
Để thành công trong phần giới thiệu của bạn, các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng phương pháp 3 bước, không thể ngăn cản để tạo được sự chú ý và thiện chí của người đọc:
Cú “móc” cực mạnh đánh trúng người chơi
Cho dù đó là một từ ngữ gây sốc, một câu hỏi khiêu khích hay thậm chí là những con số ấn tượng… Hãy bắt đầu bằng một yếu tố mạnh mẽ thu hút và khơi dậy sự tò mò của người đối thoại.
Bối cảnh rõ ràng và trực tiếp
Sau lần nhấp chuột đầu tiên, hãy tiếp tục bằng một câu đơn giản và trực tiếp để đặt nền móng cho chủ đề sắp tới. Người đọc sẽ hiểu ngay nội dung sắp diễn ra mà không cần phải suy nghĩ.
Lợi ích dành cho người nhận
Thời điểm quan trọng cuối cùng: giải thích lý do tại sao nội dung này khiến anh ấy quan tâm, anh ấy trực tiếp đạt được điều gì từ nội dung đó. Lập luận về “lợi ích” của bạn có ý nghĩa quyết định trong việc thu hút mọi người tham gia vào việc đọc sách.
Làm thế nào để sắp xếp 3 thành phần này?
Trình tự được đề xuất điển hình như sau:
- Một câu mở đầu gây sốc hoặc câu hỏi hấp dẫn
- Tiếp tục với 2-3 dòng ngữ cảnh hóa chủ đề
- Kết luận bằng 2-3 dòng nêu chi tiết lợi ích cho người đọc
Đương nhiên, bạn có thể điều chỉnh tỷ lệ tùy thuộc vào tính chất của tin nhắn. Móc có thể được hỗ trợ ít nhiều, phần ngữ cảnh hóa ít nhiều được cung cấp.
Nhưng hãy tuân theo cấu trúc chung này “móc câu -> bối cảnh -> lợi ích”. Nó tạo thành một sợi dây chung tuyệt vời để giới thiệu nội dung thông điệp của bạn một cách ấn tượng.
Ví dụ về lời giới thiệu có tác động
Để hình dung rõ hơn về phương pháp, không gì có thể vượt qua được một vài minh họa cụ thể. Dưới đây là một số mô hình điển hình để giới thiệu thành công:
Email ví dụ giữa các đồng nghiệp:
“Một sự làm rõ nhỏ có thể giúp bạn tiết kiệm 25% ngân sách truyền thông tiếp theo... Trong vài tuần qua, bộ phận của chúng tôi đã xác định một chiến lược tài trợ mới, đặc biệt có lợi nhuận. Bằng cách triển khai nó từ năm tài chính tiếp theo, bạn sẽ giảm đáng kể chi phí của mình đồng thời đạt được tầm nhìn rõ ràng.”
Ví dụ về trình bày báo cáo cho quản lý:
“Các kết quả mới nhất xác nhận rằng vụ phóng đã thực sự thành công về mặt thương mại. Chỉ trong 2 tháng, thị phần của chúng tôi trong lĩnh vực tự động hóa văn phòng đã tăng 7 điểm! Một cách chi tiết, báo cáo này phân tích các yếu tố chính của hiệu suất này cũng như các lĩnh vực được lên kế hoạch để duy trì động lực rất hứa hẹn này.”
Bằng cách áp dụng những công thức nấu ăn hiệu quả này, bài viết chuyên nghiệp của bạn sẽ có tác động ngay từ những lời nói đầu tiên. Hãy thu hút người đọc của bạn, khơi dậy sự quan tâm của họ… và phần còn lại sẽ diễn ra một cách tự nhiên!
