Thu hút người đọc của bạn từ phần giới thiệu
Phần giới thiệu là rất quan trọng để thu hút sự chú ý của người đọc và khuyến khích họ đọc phần còn lại của báo cáo của bạn. bằng email.
Bắt đầu bằng một câu mạnh mẽ đặt bối cảnh hoặc nhấn mạnh mục tiêu chính, chẳng hạn: “Sau khi ra mắt dòng sản phẩm mới thất bại, bắt buộc phải phân tích nguyên nhân và hành động nhanh chóng”.
Cấu trúc phần giới thiệu ngắn này trong 2-3 câu chính: tình hình hiện tại, các vấn đề chính, quan điểm.
Đặt cược vào một phong cách trực tiếp và lời nói mạnh mẽ. Đặt thông tin cần thiết ở đầu câu.
Bạn có thể bao gồm các số liệu để hỗ trợ quan điểm của bạn.
Trong một vài dòng được nhắm mục tiêu, phần giới thiệu của bạn sẽ khiến người đọc muốn đọc tiếp để tìm hiểu thêm. Ngay từ những giây đầu tiên, lời nói của bạn phải bắt kịp.
Với phần giới thiệu được xây dựng tốt, báo cáo email của bạn sẽ thu hút sự chú ý và thúc đẩy người đọc đi vào trọng tâm phân tích của bạn.
Tăng cường báo cáo của bạn với hình ảnh có liên quan
Hình ảnh có sức mạnh bắt mắt không thể phủ nhận trong báo cáo email. Họ củng cố thông điệp của bạn một cách mạnh mẽ.
Đừng ngần ngại tích hợp biểu đồ, bảng, sơ đồ, ảnh nếu bạn có dữ liệu liên quan để đưa ra. Một biểu đồ hình tròn đơn giản minh họa sự phân bổ doanh số bán hàng sẽ có nhiều tác động hơn là một đoạn văn dài.
Tuy nhiên, hãy cẩn thận để chọn hình ảnh rõ ràng, dễ hiểu. Tránh đồ họa quá tải. Luôn trích dẫn nguồn và thêm chú thích giải thích nếu cần.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng hình ảnh của bạn vẫn có thể đọc được trên thiết bị di động bằng cách kiểm tra màn hình. Nếu cần, hãy tạo một phiên bản phù hợp với màn hình nhỏ.
Thay đổi hình ảnh trong báo cáo của bạn để kích thích sự chú ý một cách tiết kiệm. Một email chứa quá nhiều hình ảnh sẽ mất đi sự rõ ràng. Văn bản và hình ảnh thay thế cho báo cáo động.
Với dữ liệu liên quan được đánh dấu rõ ràng, hình ảnh của bạn sẽ bắt mắt và làm cho báo cáo email của bạn dễ hiểu hơn theo cách bắt mắt và chuyên nghiệp.
Kết luận bằng cách mở ra các quan điểm
Phần kết luận của bạn sẽ truyền cảm hứng cho người đọc thực hiện hành động đối với báo cáo của bạn.
Đầu tiên, hãy nhanh chóng tóm tắt các điểm chính và kết luận trong 2-3 câu ngắn gọn.
Đánh dấu thông tin bạn muốn người nhận ghi nhớ đầu tiên. Bạn có thể sử dụng một số từ khóa nhất định từ tiêu đề để nhớ lại cấu trúc.
Sau đó, kết thúc email của bạn bằng cách mở đầu cho những gì tiếp theo: đề xuất cho một cuộc họp tiếp theo, yêu cầu xác thực kế hoạch hành động, theo dõi để nhận được phản hồi nhanh...
Kết luận của bạn có nghĩa là hấp dẫn để gợi ra phản ứng từ người đọc của bạn. Một phong cách khẳng định với động từ hành động sẽ tạo điều kiện cho mục tiêu này.
Bằng cách làm việc với kết luận của mình, bạn sẽ đưa ra quan điểm cho báo cáo của mình và thúc đẩy người nhận phản hồi hoặc hành động.
Ví dụ về báo cáo qua e-mail để giải quyết các vấn đề kỹ thuật và đề xuất kế hoạch hành động
Thomas thân mến,
Các đánh giá tiêu cực gần đây về ứng dụng của chúng tôi khiến tôi lo lắng và cần một số điều chỉnh nhanh chóng. Chúng tôi cần phản ứng trước khi mất thêm người dùng.
Các vấn đề hiện tại
- Xếp hạng trên App Store xuống còn 2,5/5
- Khiếu nại lỗi thường xuyên
- Tính năng hạn chế so với đối thủ cạnh tranh của chúng tôi
Theo dõi cải tiến
Tôi đề nghị chúng ta nên tập trung vào:
- Việc sửa các lỗi chính được báo cáo
- Thêm các tính năng mới phổ biến
- Một chiến dịch để thúc đẩy dịch vụ khách hàng của chúng tôi
Hãy tổ chức một cuộc họp trong tuần này để xác định chính xác các giải pháp kỹ thuật và thương mại sẽ được thực hiện. Điều quan trọng là phải hành động nhanh chóng để lấy lại lòng tin của người dùng và tăng xếp hạng của ứng dụng.
Chờ đợi sự trở lại của bạn, Jean
