Một bức thư chuyên môn là một văn bản, đảm bảo mối quan hệ chính thức giữa những người đối thoại khác nhau. Nó có một cấu trúc bên trong rất bình thường. Về cơ bản được viết trên một hoặc hai trang. Thư chuyên nghiệp thường chứa một chủ đề duy nhất. Cấu trúc bên trong này có một lợi thế. Kế hoạch viết lách của anh ấy có thể giữ nguyên bất kể điều gì. Rõ ràng, sẽ có những thay đổi vì mục tiêu. Tuy nhiên, đó có thể là một yêu cầu đơn giản về thông tin, đơn đăng ký hoặc thậm chí là khiếu nại. Kế hoạch viết thư từ chuyên nghiệp trên thực tế sẽ không thay đổi.
Quá khứ, hiện tại, tương lai: kế hoạch ba giai đoạn cho một bức thư chuyên nghiệp thành công
Việc sử dụng quá khứ, hiện tại và tương lai, trong thứ bậc theo trình tự thời gian này, đề cập đến bộ ba của kế hoạch viết một bức thư chuyên nghiệp. Đây là kế hoạch đơn giản và hiệu quả để thực hiện trong mọi tình huống. Để đặt câu hỏi, truyền đạt thông tin, giải thích một chủ đề nhất định hoặc thậm chí thuyết phục người đọc của bạn. Hiệu quả, được chứng minh liên quan đếntrật tự hợp lý quan sát trong cấu trúc của nó.
Quá khứ: bước số 1 của kế hoạch
Chúng tôi viết một lá thư thường xuyên nhất, trên cơ sở một tiền lệ, một tình huống ban đầu hoặc trước đó. Nó có thể là một lá thư nhận được, một cuộc họp, một chuyến thăm, một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, v.v. Mục đích của việc viết phần đầu của bức thư này là để truyền đạt lý do gửi đi. Hoặc khá đơn giản là bối cảnh mô tả tình huống. Lời nhắc nhở về các sự kiện thường được diễn đạt trong một và cùng một câu. Tuy nhiên, cách cấu tạo câu này trong câu phụ sẽ thuận tiện hơn. Bằng cách minh họa, chúng ta có thể có các biểu thức sau:
- Tôi xác nhận đã nhận được thư của bạn, thông báo cho tôi về ...
- Trong thư của bạn đề ngày ………
- Bạn đã mang đến cho chúng tôi kiến thức ...
- Theo thông cáo báo chí của bạn được xuất bản bởi tờ báo XXX (tài liệu tham khảo số 12345), chúng tôi vừa đề xuất ...
- Sau khi xác minh tài khoản của bạn, chúng tôi nhận thấy ...
Trong những tình huống mà lý do viết thư không liên quan đến sự việc trong quá khứ. Tại thời điểm đó, chúng ta có đoạn đầu tiên của lá thư, nơi tác giả giới thiệu bản thân và cơ sở của mình. Sau đó, tiếp tục bằng cách chỉ định yêu cầu của bạn hoặc bằng cách cung cấp các dịch vụ khác nhau của nó. Ví dụ: trong ngữ cảnh của một yêu cầu cung cấp thông tin hoặc một đề xuất dịch vụ, chúng tôi có thể có các biểu thức sau:
- Là chuyên gia trong lĩnh vực bảo mật, chúng tôi đi theo hướng này….
- Có được sự hài lòng của khách hàng ở trung tâm, chúng tôi muốn ...
- Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng chúng tôi đã lên kế hoạch cho khách hàng của mình ...
Trong trường hợp ứng tuyển tự phát (thực tập hoặc công việc), chúng ta cũng có thể có các biểu hiện dưới đây:
- Công ty của bạn đã thu hút sự chú ý của tôi và là một sinh viên năm …………, tôi muốn xin thực tập ………
- Vừa tốt nghiệp ở ...
Người nhận mà bức thư được gửi đến, ngay từ đoạn đầu tiên, phải hiểu chủ đề bức thư của bạn.
Hiện tại: bước số hai của kế hoạch
Phần thứ hai của kế hoạch đề cập đến những lý do biện minh cho việc viết bức thư vào thời điểm T. Ở cấp độ này, nó là một câu hỏi tranh luận, thông báo, giải thích, hoặc thậm chí chất vấn. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của tình huống, phần này có thể được viết thành một đoạn văn đầy đủ hoặc trình bày ý chính trong một câu đơn. Bằng cách minh họa, chúng ta có thể có các biểu thức sau:
- Ghi nhận rằng vào ngày… hóa đơn số… không được xóa, chúng tôi…
- Tư cách thành viên của tổ chức chúng tôi cũng đảm bảo với bạn ...
- Mặc dù thực tế là hợp đồng quy định bắt đầu công việc vào ngày…, chúng tôi vẫn ngạc nhiên quan sát và khó hiểu về sự chậm trễ của ông ……….
Tương lai: bước số 3 của kế hoạch
Phần thứ ba và phần cuối cùng này kết thúc hai phần đầu tiên bằng cách báo cáo về hậu quả đến
Chúng tôi thể hiện ý định của mình, với tư cách là tác giả của bức thư, và do đó chúng tôi có thể sử dụng các cách diễn đạt kiểu:
- Hôm nay tôi sẽ đích thân lo việc gửi các mặt hàng mà bạn yêu cầu
- Chúng tôi sẵn sàng thay thế ... tất nhiên có tính đến bản gốc.
- Vui lòng đến gần phòng vé hơn… ..
Chúng tôi bày tỏ mong muốn, yêu cầu hoặc khuyến khích người nhận hành động hoặc phản ứng. Do đó, chúng ta có thể có các công thức sau:
- Mời bạn đến gần quầy hơn
- Do đó, tôi yêu cầu bạn nhanh chóng gọi cho các chuyên gia của mình để ...
- Sự nhanh chóng của bạn để giải quyết tình huống này đang được chờ đợi.
Mục đích của việc viết lá thư này có thể kèm theo một lập luận:
- Bạn sẽ điều chỉnh tình hình nhanh nhất có thể (khách quan) theo các quy định chung và cụ thể của hợp đồng. (Tranh luận)
- Bạn có thể sắp xếp giao hàng cho tôi càng sớm càng tốt ? (Khách quan) Sẽ vô ích khi nhắc bạn rằng việc giao hàng phải được thực hiện vào ngày đã định, dựa trên các điều kiện bán hàng của bạn. (Tranh luận)
Một công thức lịch sự, cần thiết để đóng thư chuyên nghiệp của bạn !
Để kết thúc một bức thư chuyên nghiệp đúng cách, điều cần thiết là viết một cụm từ lịch sự. Nó thực sự là một công thức lịch sự kép, bao gồm một biểu thức, nhưng cũng là một công thức "kết luận trước".
Hoặc chúng tôi có một công thức lịch sự, phản ánh một sự thân ái nhất định:
- Nhận trước lời cảm ơn của chúng tôi vì ...
- Chúng tôi xin lỗi vì tình huống không mong muốn này
- Tôi sẽ luôn sẵn sàng thảo luận về nó trong một cuộc họp
- Bạn có thể liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào để ...
- Chúng tôi hy vọng rằng ưu đãi này sẽ đáp ứng mong đợi của bạn và tất nhiên chúng tôi sẵn sàng cung cấp thêm thông tin cho bạn.
Hoặc chúng tôi có một công thức lịch sự:
- Chúng tôi yêu cầu bà chấp nhận, thưa bà, thưa ông, chúng tôi gửi lời chào trân trọng nhất.
- Xin hãy tin tưởng, thưa ngài, bằng cách thể hiện tình cảm tốt đẹp nhất của chúng tôi.
- Xin vui lòng chấp nhận, thưa bà, chúng tôi trân trọng.
Ưu điểm của phương án này trong việc viết một bức thư chuyên nghiệp một mặt là nội dung viết gọn gàng và mặt khác, nó dễ đọc đối với người nhận. Tuy nhiên, dòng thời gian này không được khuyến nghị cho nội dung phức tạp hơn và dài hơn.
