Thực hiện các chính sách mật khẩu mạnh
Tính bảo mật của tài khoản Gmail của công ty bạn là rất quan trọng để bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Một trong những phương pháp hay nhất để bảo mật tài khoản Gmail là áp dụng các chính sách mật khẩu mạnh.
Để tăng cường bảo mật cho tài khoản Gmail, điều cần thiết là thiết lập các yêu cầu tối thiểu về độ dài và độ phức tạp của mật khẩu. Thông thường nên sử dụng mật khẩu có ít nhất 12 ký tự, bao gồm cả chữ hoa và chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Sự kết hợp này làm cho những kẻ tấn công khó đoán hoặc bẻ khóa mật khẩu hơn.
Mật khẩu phải được gia hạn thường xuyên để giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp hoặc vô tình tiết lộ. Nên thiết lập chính sách đổi mới mật khẩu sau mỗi 60 đến 90 ngày. Điều này đảm bảo rằng mật khẩu luôn an toàn và cập nhật, đồng thời hạn chế rủi ro liên quan đến mật khẩu bị xâm phạm.
Trình quản lý mật khẩu là công cụ để lưu trữ và quản lý mật khẩu một cách an toàn. Họ có thể tạo mật khẩu phức tạp và duy nhất cho mỗi tài khoản và lưu trữ chúng được mã hóa. Khuyến khích nhân viên của bạn sử dụng trình quản lý mật khẩu để tránh sử dụng mật khẩu yếu hoặc được sử dụng lại, điều này có thể ảnh hưởng đến tính bảo mật của tài khoản Gmail của công ty bạn.
Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA)
Xác thực hai yếu tố (2FA) là một cách hiệu quả khác để tăng tính bảo mật cho tài khoản Gmail của công ty bạn. Phương pháp này thêm một lớp bảo mật bổ sung bằng cách yêu cầu bằng chứng nhận dạng bổ sung khi đăng nhập vào tài khoản.
Xác thực hai yếu tố là một quy trình yêu cầu hai hình thức xác minh danh tính người dùng riêng biệt. Ngoài mật khẩu, 2FA yêu cầu người dùng cung cấp thêm bằng chứng nhận dạng, thường ở dạng mã tạm thời được gửi đến một thiết bị đáng tin cậy (như điện thoại di động) hoặc được tạo bởi một ứng dụng 'xác thực'.
2FA cung cấp một số lợi thế để bảo mật tài khoản Gmail của công ty bạn:
- Nó làm giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép, ngay cả khi mật khẩu bị xâm phạm.
- Nó bảo vệ tài khoản chống lại các nỗ lực lừa đảo và tấn công vũ phu.
- Nó giúp nhanh chóng xác định các nỗ lực đăng nhập đáng ngờ và thực hiện hành động thích hợp.
Để bật 2FA cho tài khoản Gmail của công ty bạn, hãy làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google Workspace.
- Chuyển đến phần “Bảo mật” và nhấp vào “Xác thực hai bước”.
- Bật tùy chọn “Cho phép xác thực hai bước” và định cấu hình cài đặt theo sở thích của bạn.
Bạn cũng nên đào tạo nhân viên của mình về cách sử dụng 2FA và khuyến khích họ bật tính năng này cho tài khoản Gmail công việc của họ.
Bằng cách bật xác thực hai yếu tố cho tài khoản Gmail của công ty bạn, bạn đã thêm một lớp bảo mật bổ sung và giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép vào thông tin nhạy cảm.
Đào tạo nhân viên và nhận thức về các mối đe dọa trực tuyến
Tính bảo mật của tài khoản Gmail của công ty bạn phụ thuộc rất nhiều vào sự cảnh giác của nhân viên. Đào tạo và giáo dục họ về các mối đe dọa trực tuyến và các biện pháp bảo mật tốt nhất là chìa khóa để giảm thiểu nguy cơ xảy ra sự cố bảo mật.
Lừa đảo là một kỹ thuật tấn công phổ biến nhằm lừa người dùng tiết lộ thông tin đăng nhập hoặc thông tin nhạy cảm khác của họ. Email lừa đảo có thể rất thuyết phục và bắt chước email chính thức từ Gmail hoặc các dịch vụ khác. Nó là rất quan trọng đểdạy nhân viên của bạn cách nhận biết các dấu hiệu của email lừa đảo và phải làm gì nếu bạn nghi ngờ có hành vi lừa đảo.
Các email độc hại có thể chứa các liên kết hoặc tệp đính kèm bị nhiễm phần mềm độc hại. Nhân viên nên được đào tạo để kiểm tra các liên kết trước khi nhấp vào chúng và chỉ tải xuống các tệp đính kèm khi họ chắc chắn chúng đến từ đâu. Bạn cũng nên sử dụng phần mềm bảo vệ, chẳng hạn như bộ lọc chống vi-rút và thư rác, để bảo vệ tài khoản Gmail của công ty bạn khỏi những mối đe dọa này.
Đào tạo liên tục và nâng cao nhận thức về các phương pháp hay nhất về bảo mật là điều cần thiết để duy trì mức độ bảo vệ cao cho tài khoản Gmail của công ty bạn. Tổ chức đào tạo và hội thảo thường xuyên cho nhân viên của bạn để thông báo cho họ về các mối đe dọa mới nhất và các biện pháp bảo mật tốt nhất. Đồng thời khuyến khích họ báo cáo hoạt động đáng ngờ và chia sẻ những lo ngại về bảo mật của họ với nhóm.
