Email là một trong những phương tiện giao tiếp chính ở nơi làm việc. Tuy nhiên, một số có xu hướng quên các quy tắc. Điều này là do email được coi là ít trang trọng hơn một lá thư. Điều quan trọng cần biết là nó vẫn là một tài liệu hoạt động, ngay cả khi nó thể hiện một phong cách nhẹ nhàng hơn hoặc phức tạp hơn. Làm thế nào để thành công trong một email chuyên nghiệp? Khám phá các thực hành để áp dụng cho việc viết trong các quy tắc của nghệ thuật.

Dòng chủ đề của email phải ngắn gọn

Điều đầu tiên người nhận của bạn sẽ đọc rõ ràng là chủ đề của email của bạn. Đây thực sự là dòng duy nhất xuất hiện trong hộp thư đến. Đây là lý do tại sao nó phải ngắn gọn, chính xác và gọn gàng. Tương tự như vậy, nó phải có một liên kết với mục tiêu của email của bạn (thông báo, thông báo, mời…). Nói cách khác, người nhận phải nhanh chóng hiểu nó là gì, chỉ bằng cách đọc chủ đề.

Chủ đề của email có thể được xây dựng trong một câu danh nghĩa, một câu không có từ liên kết, một câu từ 5 đến 7 từ, một câu không có mạo từ. Dưới đây là một số ví dụ: "yêu cầu cung cấp thông tin", "ứng tuyển vào vị trí của ...", "hủy bỏ khóa đào tạo CSE vào ngày 25 tháng 10", "lời mời đến công ty X XNUMX năm", "báo cáo của cuộc họp từ … ", Vân vân.

Ngoài ra, lưu ý rằng việc thiếu chủ đề có thể làm cho email không mong muốn.

Công thức bắt đầu

Còn được gọi là công thức cuộc gọi, công thức này chỉ định những từ đầu tiên của email. Nói cách khác, đó là lời nói đảm bảo sự liên hệ với người đối thoại.

Công thức kháng nghị này đặc biệt phụ thuộc vào các yếu tố sau:

  • Mối quan hệ của bạn với người nhận: bạn có biết người nhận không? Nếu vậy thì ở điểm nào?
  • Bối cảnh giao tiếp: chính thức hay không chính thức?

Do đó, hiển nhiên là bạn sẽ không xưng hô với cấp trên giống như cách bạn sẽ nói với đồng nghiệp. Tương tự, đó là một công thức khác mà bạn sẽ sử dụng khi xưng hô với người lạ.

Theo công thức kháng cáo, câu đầu tiên của email phải được liên kết với chủ đề của bài viết chuyên nghiệp.

Nội dung của email

Cân nhắc sử dụng kỹ thuật kim tự tháp ngược để viết phần nội dung email của bạn. Điều này bao gồm bắt đầu với thông tin chính của email thường là chủ đề của email. Sau đó, bạn sẽ phải khơi gợi các thông tin khác theo cách giảm dần, nghĩa là từ quan trọng nhất đến ít thiết yếu nhất.

Lý do tại sao bạn nên áp dụng phương pháp này là phần đầu tiên của câu là phần được đọc tốt nhất và được ghi nhớ nhiều nhất. Trong một câu 40 từ, bạn thường chỉ nhớ được 30% phần đầu.

Email của bạn nên được viết bằng những câu ngắn gọn và bằng ngôn ngữ chuyên nghiệp, hàng ngày. Theo nghĩa này, hãy tránh các thuật ngữ chuyên môn và đảm bảo có các từ nối giữa các câu.

Cuối cùng, đừng quên cụm từ lịch sự để kết thúc email của bạn. Sau đó, hãy sử dụng một phép lịch sự ngắn gọn ở cuối trong khi điều chỉnh nó cho phù hợp với bối cảnh của cuộc trao đổi mà còn cho mối quan hệ của bạn với người nhận.