Orta fransız işçisi həftənin təxminən dörddə birini hər gün göndərdiyi və qəbul etdiyi yüzlərlə e-poçtdan keçirərək keçirir.
Bununla birlikdə, poçt qutumuzda vaxtımızın yaxşı bir hissəsini yapışdırdığımıza baxmayaraq, bir çoxumuz, hətta ən peşəkarımız hələ də istifadə etməyi bilmir. müvafiq qaydada e-poçt.
Əslində, hər gün oxuduğumuz və yazdığımız mesajların həcmini nəzərə alaraq, biz ciddi iş nəticələrinə səbəb ola biləcək xəcalətli səhvlər etmək ehtimalı daha çoxdur.
Bu yazıda biz bilmək üçün ən mühüm "cybercourt" qaydalarını müəyyən etdik.
Aydın və birbaşa mövzu xəttini daxil edin
Yaxşı mövzu xəttinə misal olaraq “Dəyişdirilmiş görüş tarixi”, “Təqdimatınız haqqında sürətli sual” və ya “Təklif üçün təkliflər” daxildir.
İnsanlar tez-tez mövzu xəttinə əsasən e-poçt açmaq qərarına gəlirlər, oxuculara onların narahatlıqlarını və ya iş problemlərini həll etdiyinizi bilməsinə imkan verən birini seçin.
Professional bir e-poçt ünvanı istifadə edin
Əgər bir şirkətdə işləyirsinizsə, şirkətinizin e-poçt ünvanından istifadə etməlisiniz. Ancaq şəxsi e-poçt hesabından istifadə edirsinizsə, istər fərdi sahibkarsınız, istərsə də ondan bəzən işgüzar yazışmalar üçün istifadə etməyi sevirsinizsə, bu ünvanı seçərkən diqqətli olmalısınız.
Həmişə adınız olan bir e-poçt ünvanınız olmalıdır ki, alıcı e-poçtu kimin göndərdiyini dəqiq bilsin. Heç vaxt iş üçün uyğun olmayan e-poçt ünvanından istifadə etməyin.
"Hamısına cavab ver" düyməsini vurmadan əvvəl iki dəfə düşünün
Heç kim 20 nəfərin onlarla əlaqəsi olmayan elektron məktublarını oxumaq istəmir. E-poçtlara məhəl qoymamaq çətin ola bilər, çünki bir çox insanlar smartfonlarında yeni mesajlar və ya kompüter ekranında diqqəti yayındıran pop-up mesajları barədə bildirişlər alırlar. Siyahıdakı hər kəsin e-poçtu alması lazım olduğunu düşünməsəniz, "hamısına cavab ver" düyməsini klikləməkdən çəkinin.
İmza blokunu əlavə edin
Oxucunuza özünüz haqqında məlumat verin. Tipik olaraq, tam adınızı, başlığınızı, şirkətinizin adını və telefon nömrənizi daxil edin. Özünüz üçün bir az reklam da əlavə edə bilərsiniz, lakin deyimlər və ya illüstrasiyalarla həddindən artıq yüklənməyin.
E-poçtun qalan hissəsi ilə eyni şrift, ölçü və rəngdən istifadə edin.
Şəxsi salamlardan istifadə edin
“Salam”, “Salam!” kimi təsadüfi, danışıq ifadələrindən istifadə etməyin. və ya "Necəsən?".
Yazılarımızın sərbəst təbiəti e-poçtdakı salamlamanı təsir etməməlidir. "Salam!" Çox rəsmi olaraq salamlayır və ümumiyyətlə, iş şəraitində istifadə edilməməlidir. Bunun əvəzinə "Salam" ya da "Yaxşı axşam" istifadə edin.
Nida işarələrindən az istifadə edin
Əgər nida işarəsindən istifadə etməyi seçsəniz, həvəsinizi ifadə etmək üçün yalnız birini istifadə edin.
İnsanlar bəzən özündən gedir və cümlələrinin sonuna bir neçə nida işarəsi qoyurlar. Nəticə çox emosional və ya yetişməmiş görünə bilər, yazıda nida işarələrindən az istifadə edilməlidir.
Mizahla diqqətli olun
Yumor düzgün ton və üz ifadələri olmadan tərcümədə asanlıqla itə bilər. Peşəkar bir söhbətdə, alıcını yaxşı tanımadığınız halda, yumoru e-poçtlardan kənarda saxlamaq daha yaxşıdır. Həmçinin, gülməli hesab etdiyiniz bir şey başqası üçün olmaya bilər.
Müxtəlif mədəniyyətlərdəki insanlar danışır və fərqli yazırlar
Xüsusilə yazılı formada bir-birimizin bədən dilini görə bilmədiyimiz zaman mədəni fərqliliklər səbəbiylə səhv ünsiyyət asanlıqla yarana bilər. Mesajınızı alıcının mədəni keçmişinə və ya bilik səviyyəsinə uyğunlaşdırın.
Yüksək kontekstli mədəniyyətlərin (Yapon, ərəb və ya Çin) sizinlə iş etməzdən əvvəl sizi tanış etmək istədiklərini nəzərə alsaq yaxşıdır. Nəticədə, bu ölkələrdə çalışanların yazılarında daha fərdi olmağı ola bilər. Digər tərəfdən, aşağı kontekstli mədəniyyətlərdən olan insanlar (Alman, Amerika və ya Skandinaviya) çox tez bir şəkildə getməyə üstünlük verirlər.
E-poçt sizin üçün nəzərdə tutulmasa belə, məktublarınıza cavab verin
Sizə göndərilən bütün e-poçtlara cavab vermək çətindir, amma cəhd etməlisiniz. Buraya e-poçtun təsadüfən sizə göndərildiyi hallar daxildir, xüsusən də göndərən cavab gözləyirsə. Cavab lazım deyil, lakin yaxşı e-poçt etiketidir, xüsusən də həmin şəxs sizinlə eyni şirkətdə və ya sənayedə işləyirsə.
Cavab nümunəsi: “Çox məşğul olduğunuzu bilirəm, lakin mənə bu e-poçtu göndərmək istəmədiyinizi düşünmürəm. Mən sizə xəbər vermək istədim ki, onu lazımi şəxsə göndərəsiniz. »
Hər bir mesajı nəzərdən keçirin
Səhvləriniz e-poçtunuzu alanların nəzərindən yayınmayacaq. Və alıcıdan asılı olaraq, bunu etdiyiniz üçün mühakimə oluna bilərsiniz.
Orfoqrafiya yoxlayıcılarına etibar etməyin. Məktubunuzu göndərməzdən əvvəl bir neçə dəfə, tercihen ucadan oxuyun və yenidən oxuyun.
Sonuncu e-poçt ünvanını əlavə edin
Yazmağı və mesajı düzəltməyi bitirməmişdən əvvəl təsadüfən e-poçt göndərməkdən çəkinin. Mesaja cavab verərkən belə, alıcının ünvanını silmək və yalnız mesajın göndərilməyə hazır olduğuna əmin olduqdan sonra daxil etmək yaxşı olar.
Doğru alıcıyı seçdiyinizi təsdiq edin
E-poçtun “Kimə” sətrində ünvan kitabçanızdan ad yazarkən çox diqqətli olmalısınız. Səhv adı seçmək asandır, bu, sizin və səhvən e-poçtu alan şəxs üçün utancverici ola bilər.
Klassik şriftlərdən istifadə edin
Professional yazışmalar üçün həmişə şriftlərinizi, rənglərinizi və standart ölçüləri saxlayın.
Kardinal qayda: E-poçtlarınız digər insanların oxuması üçün asan olmalıdır.
Ümumiyyətlə, Arial, Calibri və ya Times New Roman kimi 10 və ya 12 nöqtəli tipdən və asan oxunan şriftdən istifadə etmək yaxşıdır. Rəngə gəlincə, qara ən təhlükəsiz seçimdir.
Səsinizə bir göz atın
Şifahi tərcümədə itirildiyi kimi, mesajınız tez bir zamanda yanlış tərif edilə bilər. Xatırlayın ki, müsahibinizin bir-bir müzakirə aparacaqları vokal istəkləri və üz ifadələri yoxdur.
Hər hansı bir yanlış anlama qarşısını almaq üçün, Göndər düyməsini tıklamadan əvvəl mesajınızı yüksək oxumaq tövsiyə olunur. Sizin üçün çətin görünsə, oxucu üçün çətin görünür.
Ən yaxşı nəticələr üçün tamamilə mənfi sözlərdən (“uğursuzluq”, “pis” və ya “görməmiş”) istifadə etməyin və həmişə “zəhmət olmasa” və “təşəkkür edirəm” deyin.
