Определете стандартния модел, адаптиран към вашата цел

Има различни стандартни шаблони за имейл отчети, използвани в бизнеса. Изборът на правилния формат въз основа на целта на вашия доклад е от съществено значение за ясното и ефективно предаване на вашето послание.

За редовен отчет за мониторинг, като седмичен или месечен отчет, изберете структура на таблица с ключови цифри (продажби, производство и т.н.).

За заявка за бюджет или ресурс напишете файл, структуриран на части с въведение, вашите подробни нужди, аргумент и заключение.

В кризисна ситуация, изискваща спешна реакция, заложете на директен и силен стил, като изброите проблемите, последствията и действията в няколко шокиращи изречения.

Какъвто и да е моделът, погрижете се за форматирането с интертитри, булети, таблици, за да улесните четенето. Конкретните примери по-долу ще ви помогнат да изберете най-добрия формат за всяка ситуация за професионални и ефективни отчети по имейл.

Редовният мониторингов доклад под формата на таблици

Редовният отчет за мониторинг, например месечен или седмичен, изисква ясна и синтетична структура, подчертаваща ключовите данни.

Форматът в таблици позволява да се представят важните показатели (продажби, производство, коефициент на реализация и др.) по организиран и четим начин, за няколко секунди.

Озаглавете таблиците си точно, например „Развитие на онлайн продажбите (месечен оборот 2022)“. Не забравяйте да споменете единиците.

Можете да включите визуални елементи като графики, за да подсилите посланието. Уверете се, че данните са верни и изчисленията правилни.

Придружете всяка таблица или графика с кратък коментар, анализиращ основните тенденции и изводи, в 2-3 изречения.

Форматът на таблицата улеснява вашия получател да прочете най-важното бързо. Той е идеален за редовни мониторингови доклади, изискващи обобщено представяне на ключови данни.

Въздействащият имейл в случай на криза

В извънредна ситуация, изискваща бърза реакция, изберете доклад под формата на кратки, остри изречения.

Обявете проблема от самото начало: „Нашият сървър не работи след атака, ние сме офлайн“. След това опишете подробно въздействието: загуба на оборот, засегнати клиенти и т.н.

След това избройте предприетите действия за ограничаване на щетите и тези, които трябва да бъдат изпълнени незабавно. Завършете с належащ въпрос или молба: „Можем ли да разчитаме на допълнителни ресурси за възстановяване на услугата в рамките на 48 часа?“

В криза ключът е бързото информиране за трудностите, последствията и отговорите с няколко директни изречения. Посланието ви трябва да е кратко и мобилизиращо. Ударният стил е най-ефективен за този тип спешни имейл доклади.

 

Пример XNUMX: Подробен месечен отчет за продажбите

госпожо,

Моля, вижте по-долу подробния отчет за нашите мартенски продажби:

  1. Продажби в магазина

Продажбите в магазините са намалели с 5% спрямо миналия месец до 1 250 000 евро. Ето еволюцията по отдели:

  • Домакински уреди: оборот 550 000 евро, стабилен
  • Отдел „Направи си сам“: оборот от €350 000, спад от 3%
  • Градинска част: оборот от €300 000, спад от 15%
  • Кухненски отдел: оборот от €50 000, ръст от 10%

Спадът в градинския отдел се обяснява с неблагоприятното време този месец. Обърнете внимание на окуражаващия растеж в кухненския отдел.

  1. Онлайн продажби

Продажбите на нашия уебсайт са стабилни на 900 000 евро. Делът на мобилните устройства нарасна до 35% от онлайн продажбите. Продажбите на мебели и декорации се повишиха рязко благодарение на новата ни пролетна колекция.

  1. Маркетингови действия

Нашата имейл кампания за Деня на бабата генерира допълнителен оборот от €20 000 в кухненския отдел.

Нашите операции в социалните мрежи около интериорния дизайн също увеличиха продажбите в този сегмент.

  1. Заключение

Въпреки лекия спад в магазините, нашите продажби остават стабилни, движени от електронната търговия и целенасочените маркетингови операции. Трябва да продължим усилията си за декорация и мебели, за да компенсираме сезонния спад в градинския отдел.

На ваше разположение съм за всякакви разяснения.

С уважение,

Jean Dupont Seller Източен сектор

Втори пример: Заявка за допълнителен бюджет за стартиране на нова продуктова линия

 

Г-жо генерален директор,

Имам честта да поискам от вас допълнителен бюджет като част от стартирането на нашата нова гама продукти, планирано за юни 2024 г.

Този стратегически проект има за цел да разшири нашата оферта към динамичния сегмент на органичните продукти, където търсенето нараства с 20% годишно, като предлага 15 допълнителни референции.

За да се гарантира успехът на това стартиране, от съществено значение е да се мобилизират допълнителни ресурси. Ето моите цифрови предложения:

  1. Временно подсилване на отбора:
  • Набиране на 2 разработчици на пълен работен ден за 6 месеца за финализиране на опаковката и техническата документация (цена: €12000 XNUMX)
  • Поддръжка на агенция за дигитален маркетинг за 3 месеца за уеб кампанията (8000€)
  1. Маркетингова кампания :
  • Медиен бюджет за спонсориране на нашите публикации в социалните мрежи (5000€)
  • Създаване и изпращане на имейли: графичен дизайн, транспортни разходи за 3 кампании (7000€)
  1. Потребителски тестове:
  • Организиране на потребителски панели за събиране на обратна връзка за продукти (4000 €)

Това са общо 36 000 евро за разполагане на човешките и маркетинговите ресурси, необходими за успеха на това стратегическо стартиране.

На ваше разположение съм да го обсъдим по време на следващата ни среща.

В очакване на връщането ви,

С уважение,

Джон Дюпон

Ръководител проект

 

Трети пример: месечен отчет за дейността на търговския отдел

 

Уважаема г-жо Дюран,

По-долу можете да намерите отчета за дейността на нашия търговски отдел за месец март:

  • Посещения за търсене: Нашите търговски представители се свързаха с 25 потенциални клиенти, идентифицирани в нашето клиентско досие. Уредени са 12 срещи.
  • Изпратени оферти: Изпратихме 10 търговски оферти за ключови продукти от нашия каталог, 3 от които вече са конвертирани.
  • Търговски изложения: Нашият щанд на изложението Експофарм привлече около 200 контакта. Преобразувахме 15 от тях в бъдещи назначения.
  • Обучение: Нашият нов сътрудник Лена последва едноседмично теренно обучение с Марк, за да се запознае с нашите продукти и рекламни предложения.
  • Цели: Нашата търговска цел от 20 нови договора през месеца е постигната. Оборотът възлиза на 30 000 евро.

Продължаваме усилията си да развиваме нашия списък с клиенти, не се колебайте да ми изпратите вашите препоръки.

С уважение,

Жан Дюпон Мениджър продажби

 

Пример четири: Подробен седмичен отчет за дейността – пекарна в супермаркет

 

Chers колеги,

Моля, вижте по-долу подробния отчет за дейността на нашата пекарна за седмицата от 1 до 7 март:

Продукция:

  • Произвеждахме средно по 350 традиционни багети на ден, общо 2100 през седмицата.
  • Общият обем е нараснал с 5% благодарение на нашата нова фурна, която ни позволява да отговорим на нарастващото търсене.
  • Разнообразяването на асортимента ни от специални хлябове (селски, пълнозърнести, зърнени) дава своите резултати. Изпекохме 750 тази седмица.

Продажби:

  • Общият оборот е 2500 €, стабилен в сравнение с миналата седмица.
  • Виенските сладкиши остават нашият най-продаван (680 евро), следвани от формулите за обяд (550 евро) и традиционния хляб (430 евро).
  • Разпродажбите в неделя сутрин бяха особено силни (оборот от €1200) благодарение на специалната оферта за брънч.

доставка:

  • Приемане на 50кг брашно и 25кг масло. Запасите са достатъчни.
  • Мисля да поръчам яйца и мая за следващата седмица.

персонал:

  • Джули ще е в отпуск следващата седмица, ще реорганизирам графиците.
  • Благодаря на Бастиен, който осигурява извънреден труд за продажба.

проблеми:

  • Повреда на монетния механизъм във вторник сутринта, ремонтиран през деня от електротехник.

С уважение,

Управител Жан Дюпон

 

Пети пример: Спешен проблем – Неизправност в счетоводния софтуер

 

Bonjour à Tous,

Тази сутрин нашият счетоводен софтуер има грешки, които пречат на въвеждането на фактури и наблюдението на главната книга.

Нашият доставчик на ИТ услуги, с когото се свързах, потвърждава, че става въпрос за скорошна актуализация. Те работят по поправка.

Междувременно за нас е невъзможно да записваме транзакции и наблюдението на паричните средства е нарушено. Рискуваме много бързо да изостанем.

За да коригирате временно проблема:

  • Запишете фактурите/разходите си в ексел файл за спешни случаи, който ще извлека
  • За клиентски запитвания, обадете ми се, за да проверя сметките на живо
  • Правя всичко възможно да ви информирам за напредъка.

Нашият доставчик на услуги е напълно мобилизиран и се надява да разреши този проблем в рамките на максимум 48 часа. Знам, че тази неизправност е лоша, благодаря ви за разбирането. Моля, уведомете ме за всички спешни проблеми.

С уважение,

Счетоводител Жан Дюпон