Print Friendly, পিডিএফ এবং ইমেইল

গড় ফরাসি কর্মচারী সপ্তাহে প্রায় এক চতুর্থাংশ ব্যয় করে শত শত ইমেল ব্রাউজ করে এবং সেগুলি প্রতিদিন পায়।

তবে, আমরা আমাদের মেইলবক্সে আমাদের সময়ের একটি ভাল অংশে আটকে থাকা সত্ত্বেও আমাদের মধ্যে অনেকে, এমনকি বেশিরভাগ পেশাদার এখনও কীভাবে এটি ব্যবহার করবেন তা জানেন না ইমেল যথাযথভাবে.

প্রকৃতপক্ষে, আমরা প্রতিদিন বার্তা পড়ি এবং লিখি তার পরিমাণের পরিমাণ, আমরা লজ্জাজনক ভুলগুলি করার সম্ভাবনা বেশি, যা গুরুতর ব্যবসায়িক পরিণতি হতে পারে।

এই প্রবন্ধে, আমরা জানাতে সর্বাধিক প্রয়োজনীয় "সাইবার কোর্ট" নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করেছি।

বস্তুর একটি পরিষ্কার এবং সরাসরি লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন

একটি ভাল বিষয় লাইনের উদাহরণগুলির মধ্যে "সম্পাদিত সভায় তারিখ", "আপনার উপস্থাপনা সম্পর্কে দ্রুত প্রশ্ন" বা "প্রস্তাবের প্রস্তাবনা" অন্তর্ভুক্ত।

লোকেরা প্রায়ই একটি খোলার সিদ্ধান্ত নেয় ইমেইল বিষয় লাইনের উপর নির্ভর করে, এমন একটি বেছে নিন যা পাঠকদের জানতে দেয় যে আপনি তাদের উদ্বেগ বা ব্যবসায়িক সমস্যার সমাধান করছেন।

একটি পেশাদারী ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করুন

আপনি যদি কোন সংস্থার জন্য কাজ করেন তবে আপনাকে অবশ্যই আপনার কোম্পানির ইমেল ঠিকানাটি ব্যবহার করতে হবে। তবে আপনি যদি ব্যক্তিগত ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, আপনি ফ্রিল্যান্স কিনা অথবা আপনি মাঝে মাঝে ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য এটি ব্যবহার করতে চান তবে এই ঠিকানাটি নির্বাচন করার সময় আপনাকে সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে।

আপনার সর্বদা একটি ইমেল ঠিকানা থাকা উচিত যা আপনার নাম বহন করে যাতে প্রাপক সঠিকভাবে ইমেল পাঠাতে পারে। কাজের জন্য উপযুক্ত নয় এমন একটি ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করবেন না।

"সকলকে উত্তর দিন" ক্লিক করার আগে দু'বার চিন্তা করুন

20 জনের ইমেলগুলি কেউ পড়তে চায় না যার সাথে তাদের কিছু করার নেই। ইমেলগুলি উপেক্ষা করা কঠিন হতে পারে, কারণ অনেক লোক তাদের স্মার্টফোনে নতুন বার্তাগুলির বিজ্ঞপ্তি পান বা তাদের কম্পিউটারের স্ক্রিনে পপ-আপ বার্তাগুলিকে বিভ্রান্ত করে। "সকলকে জবাব দিন" ক্লিক করা থেকে বিরত থাকুন, যদি না আপনি ভাবেন যে তালিকার সমস্ত সদস্য ইমেলটি গ্রহণ করা উচিত।

পড়ুন  ইমেলের শেষের জন্য সঠিক বাক্যটি চয়ন করুন, তবে আপনি কীভাবে এটি সম্পর্কে যান?

একটি স্বাক্ষর ব্লক অন্তর্ভুক্ত করুন

আপনার সম্পর্কে তথ্য সঙ্গে আপনার পাঠক প্রদান করুন। একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, একটি ফোন নম্বর সহ আপনার সম্পূর্ণ নাম, শিরোনাম, কোম্পানির নাম এবং যোগাযোগের তথ্য নির্দেশ করুন। এছাড়াও আপনি নিজের জন্য কিছু বিজ্ঞাপন যোগ করতে পারেন, কিন্তু বাণী বা চিত্রাবলী নিয়ে খুব দূরে যান না।

বাকি ইমেলের মতো একই ফন্ট, আকার এবং রঙ ব্যবহার করুন।

পেশাদারী শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন

একটি নৈমিত্তিক এবং পরিচিত অভিব্যক্তি যেমন "কোকো", "স্যালুট" বা "¢" হিসাবে ব্যবহার করবেন না।

আমাদের স্ক্রিপ্ট বিস্তৃত প্রকৃতি একটি ই-মেইল অভিবাদন প্রভাবিত করা উচিত নয়। "স্যালুট!" একটি খুব অনানুষ্ঠানিক অভিবাদন এবং সাধারণত এটি একটি কাজের অবস্থানে ব্যবহার করা উচিত নয়। পরিবর্তে একটি "হ্যালো" বা "বোসোসির" ব্যবহার করুন।

সংযম বিস্ময় পয়েন্ট ব্যবহার করুন

আপনি যদি বিস্ময়কর বিন্দু ব্যবহার করতে চান তবে আপনার উত্সাহ প্রকাশ করতে শুধুমাত্র একটি ব্যবহার করুন।

মাঝে মাঝে লোকেরা রাগান্বিত হয় এবং তাদের বাক্যগুলির শেষে বিস্ময়কর চিহ্নের সংখ্যা রাখে। ফলাফল খুব মানসিক বা অপরিচিত মনে হতে পারে, বিস্ময়কর পয়েন্ট লিখিতভাবে sparingly ব্যবহার করা উচিত।

হাস্যরস সঙ্গে সতর্ক থাকুন

হাস্যরস সহজ স্বর বা মুখের অভিব্যক্তি ছাড়াই অনুবাদে সহজেই হারিয়ে যেতে পারে। একটি পেশাদার এক্সচেঞ্জে, এটি ইমেলের বাইরে হাস্যরস ছাড়াই উত্তম, যতক্ষণ না আপনি প্রাপককে ভালভাবে জানেন। উপরন্তু, আপনি মনে করেন যে কিছু মজার অন্য কেউ জন্য হতে পারে না।

বিভিন্ন সংস্কৃতির মানুষ আলাদাভাবে কথা বল এবং লিখুন

দুর্বল যোগাযোগ সহজেই সাংস্কৃতিক পার্থক্যের কারণে ঘটতে পারে, বিশেষত লিখিত আকারে যখন আমরা একে অপরকে দেহের ভাষা দেখতে পাচ্ছি না। প্রাপকের সাংস্কৃতিক পটভূমিতে বা জ্ঞানের ডিগ্রী থেকে আপনার বার্তাটি অ্যাডাপ্ট করুন।

পড়ুন  লেখার ভয় কী বোঝায়?

এটা মনে রাখা ভাল যে অত্যন্ত প্রাসঙ্গিক সংস্কৃতি (জাপানি, আরবি বা চীনা) আপনার সাথে ব্যবসা করার আগে আপনাকে জানতে চায়। ফলস্বরূপ, এই দেশের কর্মচারীদের তাদের লেখার ক্ষেত্রে ব্যক্তিগত হতে পারে। অন্যদিকে, নিম্ন প্রেক্ষাপটে সংস্কৃতির মানুষ (জার্মান, আমেরিকান বা স্ক্যান্ডিনইভিয়ান) এই বিন্দুতে খুব দ্রুত যেতে পছন্দ করে।

ইমেল আপনার জন্য না, এমনকি যদি, আপনার ইমেল উত্তর দিন

আপনাকে পাঠানো সমস্ত ইমেলের উত্তর দেওয়া কঠিন, তবে আপনাকে চেষ্টা করতে হবে। এতে এমন ঘটনাগুলি রয়েছে যেখানে ইমেলটি আপনাকে ঘটনাক্রমে পাঠানো হয়েছিল, বিশেষত যদি প্রেরক উত্তরটির জন্য অপেক্ষা করছে। একটি উত্তর প্রয়োজনীয় নয়, তবে ইমেলের জন্য একটি ভাল লেবেল, বিশেষ করে যদি ব্যক্তি একই কোম্পানী বা শিল্পে কাজ করছে।

এখানে একটি নমুনা প্রতিক্রিয়া রয়েছে: "আমি জানি আপনি খুব ব্যস্ত, তবে আমি মনে করি না আপনি আমাকে এই ইমেলটি প্রেরণ করতে চেয়েছিলেন। এবং আমি আপনাকে জানাতে চেয়েছিলাম যাতে আপনি এটি সঠিক ব্যক্তির কাছে প্রেরণ করতে পারেন। "

প্রতিটি বার্তা পর্যালোচনা করুন

তোমার ভুল আপনার ইমেইল প্রাপকদের অচেনা যেতে হবে না। এবং, প্রাপকের উপর নির্ভর করে, আপনি এটি করার জন্য চেষ্টা করা যেতে পারে।

বানান পরীক্ষকদের উপর নির্ভর করবেন না। পাঠানো এবং পাঠানোর আগে আপনার মেইলটি বেশ কয়েকবার, বিশেষ করে জোরে জোরে পড়ুন।

শেষ ইমেল ঠিকানা যোগ করুন

আপনি লেখার সমাপ্তি এবং বার্তা সংশোধন শেষ করার আগে দুর্ঘটনাক্রমে একটি ইমেল পাঠানো এড়িয়ে চলুন। এমনকি একটি বার্তা দেওয়ার সময়ও, প্রাপকের ঠিকানাটি মুছে ফেলার এবং এটি নিশ্চিত করা হলেই কেবল এটি সন্নিবেশ করা একটি ভাল ধারণা।

পড়ুন  একজন অধ্যাপক বা শিক্ষকের সাথে ব্যবহার করার ভদ্র সূত্র

আপনি সঠিক প্রাপক নির্বাচন করেছেন যাচাই করুন

ইমেলের লাইনে আপনার ঠিকানা বই থেকে একটি নাম টাইপ করার সময় আপনাকে খুব সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে। ভুল নামটি বেছে নেওয়া সহজ, যা আপনার জন্য এবং সেই ব্যক্তি যিনি ভুল করে ইমেলটি পান।

ক্লাসিক ফন্ট ব্যবহার করুন

পেশাদার চিঠিপত্রের জন্য, সবসময় আপনার ফন্ট, রং এবং মান মাপ রাখুন।

মূল নিয়ম: অন্যান্য ইমেলগুলি পড়ার জন্য আপনার ইমেলগুলি সহজ হওয়া উচিত।

সাধারণভাবে, 10 বা 12 ডট অক্ষরগুলি এবং একটি সহজ-পড়তে ফন্ট যেমন Arial, Calibri, অথবা Times New Roman ব্যবহার করা ভাল। যখন এটি রঙ আসে, কালো সবচেয়ে নিরাপদ পছন্দ।

আপনার স্বন উপর নজর রাখুন

অনুবাদের মধ্যে তামাশা যেমন হারিয়ে যায় তেমনি আপনার বার্তাটি দ্রুত ভুল ব্যাখ্যা করা যায়। মনে রাখবেন যে আপনার সাক্ষাত্কারে কণ্ঠস্বর এবং মুখের অভিব্যক্তি নেই যা তারা এক-এক আলোচনায় পাবেন।

কোন ভুল বোঝাবুঝি এড়ানোর জন্য, আপনি পাঠাতে ক্লিক করার আগে আপনার বার্তাটি জোরে জোরে পড়ার পরামর্শ দেওয়া হয়। এটা আপনার জন্য কঠিন মনে হয়, পাঠক জন্য এটা কঠিন মনে হবে।

সেরা ফলাফলের জন্য, সম্পূর্ণ নেতিবাচক শব্দগুলি ব্যবহার করুন ("ব্যর্থ", "খারাপ" বা "অজানা") এবং সর্বদা "যদি এটি না হয়" আপনি স্বাগত জানাই এবং "আপনাকে ধন্যবাদ"।