গড় ফরাসি কর্মচারী সপ্তাহের প্রায় এক চতুর্থাংশ ব্যয় করে শত শত ইমেলের মাধ্যমে যা তারা প্রতিদিন পাঠায় এবং গ্রহণ করে।
তবে, আমরা আমাদের মেইলবক্সে আমাদের সময়ের একটি ভাল অংশে আটকে থাকা সত্ত্বেও আমাদের মধ্যে অনেকে, এমনকি বেশিরভাগ পেশাদার এখনও কীভাবে এটি ব্যবহার করবেন তা জানেন না ইমেল যথাযথভাবে.
প্রকৃতপক্ষে, আমরা প্রতিদিন বার্তা পড়ি এবং লিখি তার পরিমাণের পরিমাণ, আমরা লজ্জাজনক ভুলগুলি করার সম্ভাবনা বেশি, যা গুরুতর ব্যবসায়িক পরিণতি হতে পারে।
এই প্রবন্ধে, আমরা জানাতে সর্বাধিক প্রয়োজনীয় "সাইবার কোর্ট" নিয়মগুলি সংজ্ঞায়িত করেছি।
একটি পরিষ্কার এবং সরাসরি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন
একটি ভাল বিষয় লাইনের উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে "পরিবর্তিত সভার তারিখ", "আপনার উপস্থাপনা সম্পর্কে দ্রুত প্রশ্ন" বা "প্রস্তাবের জন্য পরামর্শ"।
লোকেরা প্রায়ই বিষয় লাইনের উপর ভিত্তি করে একটি ইমেল খোলার সিদ্ধান্ত নেয়, এমন একটি বেছে নিন যা পাঠকদের জানতে দেয় যে আপনি তাদের উদ্বেগ বা কাজের সমস্যাগুলি সমাধান করছেন।
একটি পেশাদারী ইমেইল ঠিকানা ব্যবহার করুন
আপনি যদি একটি কোম্পানির জন্য কাজ করেন তবে আপনাকে অবশ্যই আপনার কোম্পানির ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করতে হবে। কিন্তু যদি আপনি একটি ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, আপনি স্ব-নিযুক্ত হন বা ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য মাঝে মাঝে এটি ব্যবহার করতে চান তবে এই ঠিকানাটি বেছে নেওয়ার সময় আপনার সতর্ক হওয়া উচিত।
আপনার সর্বদা একটি ইমেল ঠিকানা থাকা উচিত যাতে এটিতে আপনার নাম থাকে যাতে প্রাপক সঠিকভাবে জানেন যে কে ইমেলটি পাঠাচ্ছে। কাজের জন্য উপযুক্ত নয় এমন ইমেল ঠিকানা কখনই ব্যবহার করবেন না।
"সকলকে উত্তর দিন" ক্লিক করার আগে দু'বার চিন্তা করুন
কেউ 20 জনের ইমেল পড়তে চায় না যার সাথে তাদের কোন সম্পর্ক নেই। ইমেলগুলি উপেক্ষা করা কঠিন হতে পারে, কারণ অনেক লোক তাদের স্মার্টফোনে নতুন বার্তাগুলির বিজ্ঞপ্তি পায় বা তাদের কম্পিউটার স্ক্রিনে বিভ্রান্তকারী পপ-আপ বার্তাগুলি পায়৷ "সকলকে উত্তর দিন" ক্লিক করা থেকে বিরত থাকুন যদি না আপনি মনে করেন যে তালিকার প্রত্যেকের ইমেল পাওয়া উচিত।
একটি স্বাক্ষর ব্লক অন্তর্ভুক্ত করুন
আপনার সম্পর্কে তথ্য আপনার পাঠক প্রদান করুন. সাধারণত, একটি ফোন নম্বর সহ আপনার পুরো নাম, শিরোনাম, কোম্পানির নাম এবং যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি নিজের জন্য বিজ্ঞাপনের একটি বিট যোগ করতে পারেন, কিন্তু বাণী বা চিত্রের সাথে ওভারবোর্ড যেতে না.
বাকি ইমেলের মতো একই ফন্ট, আকার এবং রঙ ব্যবহার করুন।
পেশাদারী শুভেচ্ছা ব্যবহার করুন
নৈমিত্তিক, কথ্য অভিব্যক্তি যেমন "হ্যালো", "হাই!" ব্যবহার করবেন না। অথবা "কেমন আছো?"
আমাদের স্ক্রিপ্ট বিস্তৃত প্রকৃতি একটি ই-মেইল অভিবাদন প্রভাবিত করা উচিত নয়। "স্যালুট!" একটি খুব অনানুষ্ঠানিক অভিবাদন এবং সাধারণত এটি একটি কাজের অবস্থানে ব্যবহার করা উচিত নয়। পরিবর্তে একটি "হ্যালো" বা "বোসোসির" ব্যবহার করুন।
বিস্ময়বোধক বিন্দু অল্প ব্যবহার করুন
আপনি যদি একটি বিস্ময়বোধক চিহ্ন ব্যবহার করতে চান তবে আপনার উত্সাহ প্রকাশ করতে শুধুমাত্র একটি ব্যবহার করুন।
লোকেরা কখনও কখনও দূরে চলে যায় এবং তাদের বাক্যের শেষে বেশ কয়েকটি বিস্ময়বোধক বিন্দু রাখে। ফলাফল খুব আবেগপ্রবণ বা অপরিপক্ক বলে মনে হতে পারে, বিস্ময়বোধক বিন্দু লিখিতভাবে ব্যবহার করা উচিত।
হাস্যরস সঙ্গে সতর্ক থাকুন
সঠিক টোন এবং মুখের অভিব্যক্তি ছাড়াই অনুবাদে হাস্যরস সহজেই হারিয়ে যেতে পারে। একটি পেশাদার কথোপকথনে, আপনি প্রাপককে ভালভাবে না জানলে ইমেলগুলি থেকে হাস্যরস বাদ দেওয়া ভাল। এছাড়াও, আপনি যা মজার মনে করেন তা অন্য কারো কাছে নাও হতে পারে।
বিভিন্ন সংস্কৃতির মানুষ আলাদাভাবে কথা বল এবং লিখুন
সাংস্কৃতিক পার্থক্যের কারণে ভুল যোগাযোগ সহজে দেখা দিতে পারে, বিশেষ করে লিখিত আকারে যখন আমরা একে অপরের শারীরিক ভাষা দেখতে পারি না। আপনার বার্তা প্রাপকের সাংস্কৃতিক পটভূমি বা জ্ঞানের স্তরে মানিয়ে নিন।
এটা মনে রাখা ভাল যে অত্যন্ত প্রাসঙ্গিক সংস্কৃতি (জাপানি, আরবি বা চীনা) আপনার সাথে ব্যবসা করার আগে আপনাকে জানতে চায়। ফলস্বরূপ, এই দেশের কর্মচারীদের তাদের লেখার ক্ষেত্রে ব্যক্তিগত হতে পারে। অন্যদিকে, নিম্ন প্রেক্ষাপটে সংস্কৃতির মানুষ (জার্মান, আমেরিকান বা স্ক্যান্ডিনইভিয়ান) এই বিন্দুতে খুব দ্রুত যেতে পছন্দ করে।
আপনার ইমেলের উত্তর দিন, এমনকি যদি ইমেলটি আপনার উদ্দেশ্যে না হয়
আপনাকে পাঠানো সমস্ত ইমেলের উত্তর দেওয়া কঠিন, তবে আপনার চেষ্টা করা উচিত। এর মধ্যে এমন ঘটনাগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যেখানে ভুলবশত আপনাকে ইমেলটি পাঠানো হয়েছিল, বিশেষ করে যদি প্রেরক একটি প্রতিক্রিয়ার প্রত্যাশা করেন৷ একটি উত্তর প্রয়োজনীয় নয়, কিন্তু ভাল ইমেল শিষ্টাচার, বিশেষ করে যদি সেই ব্যক্তি আপনার মতো একই কোম্পানি বা শিল্পে কাজ করে।
এখানে একটি প্রতিক্রিয়ার একটি উদাহরণ: "আমি জানি আপনি খুব ব্যস্ত, কিন্তু আমি মনে করি না আপনি আমাকে এই ইমেলটি পাঠাতে চান৷ এবং আমি আপনাকে জানাতে চেয়েছিলাম যাতে আপনি এটি সঠিক ব্যক্তির কাছে পাঠাতে পারেন। »
প্রতিটি বার্তা পর্যালোচনা করুন
তোমার ভুল আপনার ই-মেইল প্রাপকদের দ্বারা অলক্ষিত হবে না. এবং, প্রাপকের উপর নির্ভর করে, এটি করার জন্য আপনাকে বিচার করা হতে পারে।
বানান পরীক্ষকদের উপর নির্ভর করবেন না। আপনার মেলটি পাঠানোর আগে বেশ কয়েকবার পড়ুন এবং পুনরায় পড়ুন, বিশেষত জোরে।
সর্বশেষ ইমেল ঠিকানা যোগ করুন
আপনি এটি রচনা এবং বার্তা সংশোধন শেষ করার আগে দুর্ঘটনাক্রমে একটি ইমেল পাঠানো এড়িয়ে চলুন। এমনকি একটি বার্তার উত্তর দেওয়ার সময়, প্রাপকের ঠিকানা মুছে ফেলা এবং এটি সন্নিবেশ করা একটি ভাল ধারণা যখন আপনি নিশ্চিত হন যে বার্তাটি পাঠানোর জন্য প্রস্তুত৷
আপনি সঠিক প্রাপক নির্বাচন করেছেন যাচাই করুন
ইমেইলের "টু" লাইনে আপনার ঠিকানা বই থেকে একটি নাম টাইপ করার সময় আপনাকে খুব সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে। ভুল নাম নির্বাচন করা সহজ, যা আপনার এবং ভুলবশত ইমেল গ্রহণকারী ব্যক্তির জন্য বিব্রতকর হতে পারে।
ক্লাসিক ফন্ট ব্যবহার করুন
পেশাদার চিঠিপত্রের জন্য, সবসময় আপনার ফন্ট, রং এবং মান মাপ রাখুন।
মূল নিয়ম: অন্যান্য ইমেলগুলি পড়ার জন্য আপনার ইমেলগুলি সহজ হওয়া উচিত।
সাধারণত, 10 বা 12 পয়েন্ট টাইপ এবং সহজে পড়া যায় এমন টাইপফেস, যেমন এরিয়াল, ক্যালিব্রি বা টাইমস নিউ রোমান ব্যবহার করা ভাল। যখন এটি রঙ আসে, কালো সবচেয়ে নিরাপদ পছন্দ।
আপনার স্বন উপর নজর রাখুন
অনুবাদের মধ্যে তামাশা যেমন হারিয়ে যায় তেমনি আপনার বার্তাটি দ্রুত ভুল ব্যাখ্যা করা যায়। মনে রাখবেন যে আপনার সাক্ষাত্কারে কণ্ঠস্বর এবং মুখের অভিব্যক্তি নেই যা তারা এক-এক আলোচনায় পাবেন।
কোন ভুল বোঝাবুঝি এড়ানোর জন্য, আপনি পাঠাতে ক্লিক করার আগে আপনার বার্তাটি জোরে জোরে পড়ার পরামর্শ দেওয়া হয়। এটা আপনার জন্য কঠিন মনে হয়, পাঠক জন্য এটা কঠিন মনে হবে।
সর্বোত্তম ফলাফলের জন্য, সম্পূর্ণ নেতিবাচক শব্দ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন ("ব্যর্থতা", "খারাপ" বা "উপেক্ষিত") এবং সর্বদা "দয়া করে" এবং "ধন্যবাদ" বলুন।
