Enganxa el teu lector des de la introducció
La introducció és crucial per captar l'atenció del vostre lector i animar-lo a llegir la resta del vostre informe. per correu.
Comenceu amb una frase potent que estableixi el context o subratlli l'objectiu principal, per exemple: "Després del llançament fallit de la nostra nova línia de productes, és imprescindible analitzar-ne les causes i actuar ràpidament".
Estructura aquesta breu introducció en 2-3 frases clau: situació actual, grans qüestions, perspectiva.
Aposta per un estil directe i paraules fortes. Situar la informació essencial al començament de les frases.
Podeu incloure xifres per recolzar el vostre punt.
En unes poques línies, la vostra introducció hauria de fer que el vostre lector vulgui seguir llegint per saber-ne més. Des dels primers segons, les teves paraules han d'agafar.
Amb una introducció reflexiva, el vostre informe de correu electrònic captarà l'atenció i motivarà el vostre lector a arribar al cor de la vostra anàlisi.
Potencia el teu informe amb visuals rellevants
Les imatges tenen un poder atractiu innegable en un informe per correu electrònic. Reforcen el vostre missatge d'una manera potent.
No dubteu a integrar gràfics, taules, diagrames, fotografies si teniu dades rellevants per presentar. Un gràfic de sectors senzill que il·lustre la distribució de les vendes tindrà més impacte que un paràgraf llarg.
Aneu amb compte, però, de triar imatges clares que s'entenguin ràpidament. Eviteu gràfics sobrecarregats. Citeu sempre la font i afegiu un títol explicatiu si cal.
Assegureu-vos també que les vostres imatges es puguin llegir al mòbil, comprovant la pantalla. Si cal, creeu una versió adequada per a pantalles petites.
Varieu els elements visuals del vostre informe per estimular l'atenció, amb moderació. Un correu electrònic sobrecarregat d'imatges perdrà claredat. Text alternatiu i elements visuals per a un informe dinàmic.
Amb les dades rellevants ben destacades, les vostres imatges captaran l'atenció i faran que el vostre informe de correu electrònic sigui més fàcil d'entendre d'una manera atractiva i professional.
Conclou obrint perspectives
La vostra conclusió hauria d'inspirar el vostre lector a prendre mesures sobre el vostre informe.
En primer lloc, resumeix ràpidament els punts clau i les conclusions en 2-3 frases concises.
Ressalteu la informació que voleu que el destinatari recordi primer. Podeu utilitzar determinades paraules clau dels títols per recordar l'estructura.
Després, finalitza el teu correu amb una obertura al següent: proposta de reunió de seguiment, sol·licitud de validació d'un pla d'acció, seguiment per obtenir una resposta ràpida...
La teva conclusió està pensada per ser atractiva per provocar una reacció del teu lector. Un estil afirmatiu amb verbs d'acció facilitarà aquest objectiu.
En treballar en la vostra conclusió, donareu perspectiva al vostre informe i motivareu el vostre destinatari perquè respongui o actuï.
Exemple d'informe per correu electrònic per escalar problemes tècnics i proposar un pla d'acció
Benvolgut Thomas,
Les darreres ressenyes negatives de la nostra aplicació m'han preocupat i necessiten alguns retocs ràpids. Hem de reaccionar abans de perdre més usuaris.
Problemes actuals
- Les puntuacions de l'App Store fins a 2,5/5
- Queixes freqüents d'errors
- Característiques limitades en comparació amb els nostres competidors
Pista de millores
Suggereixo que ens centrem ara en:
- La correcció dels principals errors reportats
- Afegint noves funcions populars
- Una campanya per promocionar el nostre servei al client
Organitzem una reunió aquesta setmana per definir amb precisió les solucions tècniques i comercials a implantar. És fonamental actuar ràpidament per recuperar la confiança dels nostres usuaris i augmentar les valoracions de l'aplicació.
Esperant el teu retorn, Jean
