Ce cours dure environ 30 minutes, gratuit et en vidéo il s’accompagne de magnifiques graphiques PowerPoint.
Il est facile à comprendre et convient aux débutants. Je présente souvent ce cours lors de mes formations destinées aux personnes qui participent à des projets de création d’entreprise.
Il explique les principaux détails qu’une facture doit contenir. Informations obligatoires et facultatives, calcul de la TVA, remises commerciales, escomptes de caisse, différents modes de paiement, paiements anticipés et calendriers de paiement.
La présentation se termine par un modèle de facture simple qui peut être facilement copié et utilisé pour créer rapidement de nouvelles factures, ce qui permet de gagner du temps pour vous concentrer sur votre cœur d’activité.
La formation s’adresse principalement aux propriétaires d’entreprises, mais elle convient également aux personnes qui ne sont pas familiarisées avec la facturation.
Grâce à cette formation, de nombreux problèmes peuvent être évités, notamment les pertes liées aux factures non conformes à la réglementation française.
Si vous ne connaissez rien à la facturation, vous pouvez faire des erreurs et perdre de l’argent. L’objectif de cette formation est bien sûr de vous aider à vous organiser conformément à la réglementation en vigueur.
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document qui atteste d’une transaction commerciale et a une signification juridique importante. De plus c’est un document comptable et elle sert de base aux demandes de TVA (revenus et déductions).
D’entreprise à entreprise : une facture doit être émise.
Si la transaction a lieu entre deux entreprises, la facture devient obligatoire. Elle est émise en deux exemplaires.
Dans le cas d’un contrat de vente de biens, la facture doit être remise à la livraison des biens et pour les prestations des services à la fin du travail effectuer. Elle doit être systématiquement réclamée par l’acheteur si elle ne lui est pas fournie.
Caractéristiques des factures émises d’entreprise à particulier
Pour les ventes à des particuliers, une facture n’est requise que si :
— le client en demande une.
— que la vente a eu lieu par correspondance.
— pour les livraisons à l’intérieur de l’Espace économique européen non soumises à la TVA.
Dans les autres cas, l’acheteur se voit généralement remettre un ticket ou un reçu.
Dans le cas spécifique de la vente en ligne, il existe des règles très spécifiques concernant les informations qui doivent figurer sur la facture. En particulier, le délai de rétractation et les conditions applicables ainsi que les garanties légales et contractuelles qui s’appliquent à la vente doivent être clairement définis.
Une note doit être fournie à tout particulier pour qui une prestation de service a eu lieu :
— Si le prix est supérieur à 25 euros (TVA comprise).
— À sa demande.
— Ou pour des travaux immobiliers spécifiques.
Cette note doit être rédigée en deux exemplaires, une pour le client et une pour vous. Certaines informations constituent des mentions obligatoires :
— La date de la note.
— Nom et adresse de l’entreprise.
— Nom du client, sauf refus formel de sa part
— Date et lieu de la prestation.
— Informations détaillées sur la quantité et le coût de chaque service.
— Le montant total du paiement.
Des exigences particulières en matière de facturation s’appliquent à certains types d’entreprises.
Il s’agit notamment des hôtels, des auberges, des maisons meublées, des restaurants, des équipements de la maison, des garages, des déménageurs, des cours de conduite proposer par les auto-écoles, etc. Renseignez-vous sur les règles applicables à votre type d’activité.
Toutes les structures qui sont tenues de reverser la TVA et qui utilisent dans le cadre de leurs activités un système ou un logiciel de caisse. C’est-à-dire un système qui permet d’enregistrer le paiement des ventes ou des services d’une manière extracomptables. Doivent obligatoirement disposé d’un certificat de conformité spécial fournit par l’éditeur du logiciel ou par un organisme agréé. Le non-respect de cette obligation entraîne une amende de 7 500 euros pour chaque logiciel non conforme. L’amende sera accompagnée d’une obligation de mise en conformité sous 60 jours.
Les mentions obligatoires de la facture
Pour être valables, les factures doivent contenir certaines informations obligatoires, sous peine d’amende. Doivent être indiqués :
— Le Numéro de la facture (un numéro unique basé sur une série chronologique continue pour chaque page si la facture comporte plusieurs pages).
— La Date de rédaction de la facture.
— Nom du vendeur et de l’acheteur (raison sociale et numéro d’identification SIREN, forme juridique et adresse).
— Adresse de la facturation.
— Numéro de série du bon de commande s’il existe.
— Numéro d’identification TVA du vendeur ou du fournisseur ou du représentant fiscal de la société si la société n’est pas une société de l’UE, de l’acheteur quand c’est un client professionnel (si le montant est < ou = 150 euros).
— Date de la vente des biens ou des services.
— Description complète et quantité des biens ou services vendus.
— Le prix unitaire des biens ou des services fournis, la valeur totale des biens hors TVA ventilée selon le taux d’imposition pertinent, le montant total de la TVA à payer ou, le cas échéant, une référence aux dispositions de la législation fiscale française prévoyant une exonération de la TVA. Par exemple, pour les microentreprises « Franchise de TVA, Art. 293B du CGI ».
— Toutes les remises reçues pour des ventes ou des services directement liés à l’opération en question.
— Date d’échéance du paiement et conditions d’escompte applicables si la date d’échéance du paiement est antérieure aux conditions générales applicables, pénalité de retard et montant de l’indemnité forfaitaire applicable pour non-paiement à la date d’échéance du paiement indiquée sur la facture.
De plus, selon votre situation, certaines mentions complémentaires nécessaires :
— À partir du 15 mai 2022, la mention « ENTREPRISE INDIVIDUELLE » ou le sigle « EI » doit précéder ou suivre la dénomination professionnelle et le nom du dirigeant.
— Pour les artisans opérant dans le bâtiment qui ont obligation de souscrire à une assurance professionnelle décennale. Les coordonnées de l’assureur, du garant et le numéro de la police d’assurance. Ainsi que le champ d’application géographique de l’ensemble.
— La qualité de membre d’un centre de gestion agréé ou d’une association agrée et qui par conséquent accepte les paiements par chèques.
— La qualité de gérant mandataire ou de gérant-locataire.
— le statut de franchisé
— Si vous êtes bénéficiaires d’un Contrat d’appui au projet d’entreprise, indiquer le nom, l’adresse, le numéro d’identification et la durée du contrat concernée.
Les entreprises qui ne se conforment pas à cette obligation risquent :
— Une amende de 15 euros pour chaque inexactitude. L’amende maximale est de 1/4 de la valeur de la facture pour chaque facture.
— L’amende administrative est de 75 000 euros pour les personnes physiques et de 375 000 euros pour les personnes morales. Pour les factures non émises, non valables ou fictives, ces amendes peuvent être doublées.
Si une facture n’est pas émise, le montant de l’amende s’élève à 50 % de la valeur de la transaction. Si la transaction est enregistrée, ce montant est réduit à 5 %.
La loi de finances pour 2022 prévoit une amende pouvant aller jusqu’à 375 000 € pour chaque année fiscale à partir du 1er janvier, ou jusqu’à 37 500 € si la transaction est enregistrée.
La facture pro forma
Une facture pro forma est un document sans valeur comptable, valable au moment de l’offre commerciale et généralement émis à la demande de l’acheteur. Seule la facture finale peut être utilisée comme preuve de la vente.
Selon la loi, le montant des factures entre professionnelles est dû 30 jours après la réception des marchandises ou des services. Les parties peuvent convenir d’un délai plus long, jusqu’à 60 jours à compter de la date de la facture (ou 45 jours à compter de la fin du mois).
Période de conservation des factures.
Les factures doivent être conservées étant donné leur statut de document comptable pendant 10 ans.
Ce document peut être préservé au format papier ou électronique. Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver les factures papier et autres pièces justificatives sur un support informatique si elles s’assurent que les copies sont identiques (Code de procédure fiscale, article A102 B-2).
Transmission électronique des factures
Quelle que soit sa taille, toute entreprise a pour obligation de transmettre par voie électronique les factures en relation avec les marchés publics (décret numéro 2016-1478 du 2 novembre 2016).
L’obligation d’utiliser des factures électroniques et de transmettre des informations aux autorités fiscales (télédéclaration) est progressivement étendue depuis l’entrée en application du décret en 2020.
Facturation des avoirs
Un avoir est un montant dû par un fournisseur ou un vendeur à un acheteur :
— l’avoir se constitue lors d’un événement qui se produit après l’émission de la facture (par exemple, le retour des marchandises).
— Ou suite à une erreur dans une facture comme par exemple le cas fréquent du trop-perçu.
— L’octroi d’une remise ou d’un remboursement (par exemple, pour faire un geste envers un client mécontent).
— Ou lorsque le client bénéficie d’un rabais pour avoir payé à temps.
Dans ce cas, le fournisseur doit émettre lesdites factures d’avoir en autant d’exemplaires que nécessaire. Les factures doivent indiquer :
— Le numéro de la facture originale.
— la mention AVOIR
— Le montant du rabais hors TVA consentit au client
— Le montant de la TVA.
