La synthèse professionnelle est un exercice qui consiste à sélectionner et à reproduire des idées maîtresses simplifiées afin de faciliter la prise de décisions et d’actions. La rédaction d’une synthèse professionnelle n’est pas anodine, d’autant plus que l’esprit de synthèse n’est pas une disposition naturelle très courante. L’exercice de la synthèse professionnelle se complique davantage quand il s’agit de suivre un plan prédéfini, créer des cases dans lesquelles agencer les différentes idées. Qu’il s’agisse d’une prise de note ou d’un compte rendu, plusieurs critères définissent la rédaction d’une synthèse professionnelle réussie. Pour savoir comment rédiger une synthèse professionnelle, voici quelques astuces et conseils.
Ce que la synthèse professionnelle n’est pas
La synthèse professionnelle n’est pas une dissertation destinée aux étudiants. Même si elle demande une rédaction comportant un plan avec deux ou trois parties autour d’un sujet précis, il ne s’agit pas ici de livrer une analyse personnelle. Autrement dit, la synthèse n’est pas laissée à votre appréciation libre.
Il s’agit de l’étude même d’un dossier ou d’un document, il n’est donc pas question de traiter ou de ne pas traiter telle ou telle partie de ce dossier. Ce dernier doit être traité dans son intégralité et les informations ne doivent pas être appréciées personnellement par l’auteur du document. Des informations supplémentaires ne doivent pas non plus être ajoutées au dossier à traiter et la subjectivité est proscrite.
La synthèse professionnelle est encore moins une note administrative. Si les deux écrits présentent un point commun dans les caractéristiques qu’ils possèdent, la synthèse professionnelle se distingue par son objectivité absolue. À travers sa culture générale, l’employé doit replacer le sujet dans un contexte général pour ce qui est de la synthèse.
Qu’est-ce qu’une synthèse professionnelle et pourquoi en rédiger une ?
Une synthèse professionnelle est un résumé organisé et structuré de façon claire et dynamique dans un but précis. Elle permet de simplifier un document tel qu’un article, une réglementation, une norme, un dossier complet, un livre.
Il s’agit d’un ensemble d’éléments formant une composition cohérente et ordonnée où les idées s’enchaînent selon un raisonnement bien établi. La synthèse professionnelle se distingue du superflu, elle reste neutre et objective sans marque d’énonciation, de partialité, ni de jugement personnel sur les idées qu’elle développe. Elle reste aussi fidèle aux idées des auteurs sans chercher à les diviser ou à les extrapoler.
Il est important de rédiger une synthèse professionnelle pour permettre à son destinataire de prendre une décision et de mener des actions efficacement. La quantité d’informations disponibles étant énorme et les nombreux domaines à couvrir ne permettent pas toujours d’avoir du temps ni des compétences pour les analyser. D’où la nécessité d’écrire et de diffuser des notes de synthèse.
But de la synthèse professionnelle
Avant de commencer la rédaction et la collecte d’informations, il faut au préalable définir le but d’une synthèse professionnelle. Définir un but à la synthèse permet de clarifier ce à quoi et à qui elle va servir. À la différence d’une synthèse des concours, rédiger une note de synthèse professionnelle se fait dans un genre assez libre tout en portant une attention particulière aux besoins de l’entreprise.
Il faut donc cerner pour qui écrit-on la synthèse professionnelle. La synthèse et le vocabulaire employé s’adapteront donc en fonction de son public. Ainsi, si le document est destiné à un technicien en informatique, il sera normal d’employer un vocabulaire technique, par contre, un tel vocabulaire sera à éviter si le document s’adresse à un juriste, ou à un comptable.
À cette étape, il est aussi important de connaître le niveau de connaissance du sujet de son interlocuteur. Si celui-ci est un néophyte, la synthèse devra avoir une vision globale du sujet et il faudra se focaliser sur les aspects les plus intéressants si l’interlocuteur est une personne non néophyte.
Savoir à quelles fins est rédigée la synthèse est également essentiel. Cette étape permet de savoir si la synthèse servira à se faire une opinion sur un sujet, à prendre une décision, à chercher une solution à un problème, à approfondir un rapport, à vérifier une information, etc. L’approche du sujet dépendra donc de l’objectif poursuivi, tout comme la recherche des informations.
Recherche et hiérarchisation des informations
La collecte des informations nécessaires à la rédaction se fait à travers la lecture. Lorsqu’il s’agit de synthétiser un texte, la collecte des informations passe par la recherche de la structure dudit texte (titres, sous-titres, intention de l’auteur, etc.) et la relève des informations importantes. La collecte des informations a pour but de repérer où se situent les informations et comment elles sont organisées.
Elle ne consiste pas à comprendre ou à analyser le contenu de celles-ci. Pendant cette étape, il faudra supprimer tout ce qui est superflu pour ne retenir que l’essentiel. Concrètement, la recherche des informations intervient après avoir défini sa cible et ses besoins. Elle se constitue de plusieurs parties dans lesquelles il faut répondre aux questions qui, quand, quoi, comment, combien, pourquoi (pour définir les causes), pour quoi (définir les objectifs). Les parties s’enrichissent au fur et à mesure que la recherche évolue.
Il est vital ici de ne pas utiliser de longues phrases, mais de choisir soigneusement les mots clés pour faciliter la synthèse d’une idée. À la fin de la recherche des informations, il faut penser à bien les hiérarchiser au sein de chaque partie en portant une attention particulière aux mots clés importants. La collecte et la hiérarchisation des informations sont une étape indispensable pour aider à construire un plan clair et précis.
Construction d’un plan de synthèse professionnelle
Pour construire le plan pour une synthèse professionnelle, il faut mettre en évidence les aspects les plus importants de celui-ci, ceux qui méritent une attention particulière. Le plan se construit librement selon qu’il s’agit d’une synthèse thématique (avec une vision d’ensemble du sujet), d’une synthèse causes-conséquences ou d’une synthèse force de propositions.
Toutes les idées collectées doivent s’intégrer dans le plan en établissant des liens entre les idées les plus importantes pour élaborer les grandes lignes. Le plan doit être en adéquation avec le sujet de la synthèse et doit respecter un certain équilibre. Les parties et les sous-parties doivent avoir une taille sensiblement égale et présenter un intérêt à peu près équivalent.
La construction du plan ne doit pas être complexe, mais plutôt claire, logique et facilement compréhensible. La première partie peut être réservée à l’analyse des causes et des données correspondantes d’un problème. Pour la deuxième partie, on peut présenter les conséquences liées à ce problème, proposer des solutions éventuelles et les conditions de leur mise en œuvre.
Rédiger une note de synthèse professionnelle se fait généralement en deux ou trois parties, mais il conseillé de se limiter à deux parties. Le plan doit être présenté de façon apparente sur le document de sorte qu’on puisse facilement identifier toutes ses parties. Il est recommandé de le matérialiser par une numérotation pour les parties (I et II) et sous-parties (A et B ou 1 et 2). Chaque partie et sous-partie doit être précédée d’un titre. En plus des deux parties du développement, la synthèse professionnelle peut aussi avoir une introduction et une conclusion.
Le développement habituellement varie en fonction du sujet, mais l’introduction et la conclusion gardent pratiquement toujours le même rôle. Ainsi, l’introduction permettra de renseigner le destinataire sur l’objet de la synthèse, les causes l’ayant motivée, l’importance et l’intérêt de cette dernière. L’introduction doit être à la fois précise, brève et complète. Quelques lignes suffisent pour dire de quoi il est question dans la note de synthèse.
Dans certains cas, pour rédiger une synthèse professionnelle, une introduction n’est pas nécessaire et on peut faire l’impasse là-dessus vu qu’elle a tendance à rappeler des choses évidentes. Mais elle est d’un grand avantage notamment pour s’assurer que le destinataire vous comprend. Elle permet aussi de se remémorer le contexte, si la synthèse doit être lue à plusieurs reprises.
En ce qui concerne la conclusion, elle doit faire bien plus que résumer le document, elle est une réponse au problème évoqué dans la synthèse. Elle reprend dans les grandes lignes les recommandations pour mettre en avant les solutions préconisées par l’auteur et n’a pas pour rôle d’apporter d’éléments nouveaux par rapport au développement du plan.
Rédaction de la note de synthèse professionnelle
Une fois le plan construit, il faut procéder à la rédaction d’une synthèse professionnelle. Les règles générales relatives à la rédaction de documents s’appliquent aussi à la rédaction de synthèse. Les phrases doivent être courtes dans des paragraphes bien structurés et dans un vocabulaire compréhensible. Le style et la syntaxe de la note de synthèse doivent être en adéquation avec les codes de l’écrit, être fluides, sobres et élégants si possible.
Si certains éléments demandent d’amples explications, il peut être pratique de les renvoyer en annexe afin de rendre la lecture du document plus fluide. Dans le cas où la synthèse est longue et dépasse plus de 3 pages, il ne faut pas hésiter à y insérer un sommaire. Les tableaux et les graphiques peuvent être utiles pour accompagner et illustrer les textes. Les titres des parties et sous-parties doivent être parlants. Il faut éviter des titres de cadrage trop pauvres (historique, contexte par exemple). Les titres doivent avoir une certaine puissance et donner des informations sur le contenu du paragraphe.
Concernant les paragraphes, il est inutile d’être trop lyrique en voulant construire de jolies phrases, il vaut mieux préconiser la clarté des propos avec des phrases courtes. Pour la mise en page, il peut être utile de répartir la page en colonnes en mentionnant le plan détaillé, les informations synthétisées et des chiffres clés, des graphiques, des images pour illustrer les propos.
Les autres règles de méthodologie à respecter
Lors de la rédaction, il est conseillé de généraliser et de ne pas mentionner tous les détails qui ne sont pas utiles. Le fait de généraliser la synthèse permet de supprimer ces détails sans importance tout en présentant l’information importante. De plus, il faut veiller à supprimer les marques de l’oralité, les tics verbaux, les répétitions, les hésitations, etc.
Certains mots qui relèvent des tics verbaux n’ont pas leur place lors de la rédaction, surtout s’ils n’ont pas de sens précis. Des mots comme « comment dire », « c’est-à-dire que » en début de paragraphes peuvent être supprimés sans affecter le sens d’une phrase. Pour les exemples, il faut limiter le recours à ces derniers et ne retenir que les plus frappants.
Reproduire le raisonnement et les expressions des intervenants est également recommandé. Si ces expressions relèvent d’un langage technique employé par un intervenant, elles peuvent être très utiles pour la compréhension. Il est important d’affiner son écriture au fur et à mesure que la rédaction avance et de se relire.
À la fin de la rédaction d’une synthèse professionnelle, il faut la relire et soigner les premiers paragraphes de son document qui sont souvent lus attentivement par les différents lecteurs en entreprise.
