Pochopte důležitost správy neaktivního účtu Gmail
Správa našich online účtů se stala nedílnou součástí našeho každodenního života. Mezi těmito účty vyniká Gmail jako jedna ze služeb nejoblíbenější poslové a nejpoužívanější. Co se však stane, když přestaneme používat účet Gmail?
Je důležité si uvědomit, že i když je účet Gmail neaktivní, nadále přijímá e-maily. To může způsobit problémy, protože vaši partneři nemusí vědět, že e-mailová adresa, na kterou píší, již není konzultována. Naštěstí pro to Google poskytl řešení: automatickou reakci pro neaktivní účty.
Od 1. června 2021 společnost Google zavedla zásadu, že data z neaktivních účtů, které mají úložný prostor, mohou být smazána, pokud se k účtu Gmail po dobu 24 měsíců nepřihlásíte. Váš účet však nebude smazán a zůstane funkční, pokud se nerozhodnete jinak.
Je také možné zkrátit dobu, po kterou by měl být váš účet Gmail považován za neaktivní. Na aktivaci automatické reakce nemusíte čekat 2 roky. Nastavení umožňuje nastavit nečinnost na 3 měsíce, 6 měsíců, 12 měsíců nebo 18 měsíců. Automatickou odpověď aktivujete také od neaktivního správce účtu.
Jak nastavit účet Gmail na neaktivní a povolit automatickou odpověď
Je důležité pochopit, kdy a jak je účet Gmail považován za neaktivní. Od 1. června 2021 společnost Google zavedla zásadu mazání dat z neaktivních účtů, které mají úložný prostor. Pokud se ke svému účtu Gmail nepřihlásíte po dobu 24 měsíců, bude Google považovat účet za neaktivní a může uložená data smazat. Google však váš účet nesmaže, i když vaše e-mailová adresa nebyla používána déle než 2 roky. Váš účet Gmail zůstane vždy v provozu, pokud se nerozhodnete jinak.
V nastavení vašeho účtu Google je možnost požádat o automatické smazání vaší adresy Gmail po zvolené době nečinnosti. Můžete se také rozhodnout zkrátit dobu, po které by měl být váš účet Gmail považován za neaktivní. Na aktivaci zaslání automatické odpovědi není nutné čekat 2 roky. Nastavení umožňuje nastavit nečinnost na 3 měsíce, 6 měsíců, 12 měsíců nebo 18 měsíců. Automatickou odpověď aktivujete také od neaktivního správce účtu.
Chcete-li povolit automatickou odpověď, když někdo napíše e-mail na váš neaktivní účet Gmail, musíte nejprve nastavit časové období, po kterém bude váš účet považován za neaktivní. Zde jsou různé kroky, které je třeba dodržet:
- Přejděte na správce neaktivních účtů.
- Definujte dobu, po kterou má být váš účet považován za neaktivní.
- Uveďte kontaktní telefonní číslo a e-mailovou adresu (až přijde čas, obdržíte upozornění, že účet přestává být aktivní).
- Kliknutím na Další nakonfigurujete odesílání automatického e-mailu poté, co jste definovali dobu nečinnosti ve správci neaktivních účtů.
- Vyberte předmět a napište zprávu, která bude odeslána.
Tyto kroky vám umožní nastavit automatické zprávy v případě nečinnosti. Na stejné stránce můžete uvést kontaktní údaje lidí, kteří pak mohou převzít váš účet v případě nečinnosti. Na další stránce si můžete vybrat, zda chcete, aby byl váš účet po uplynutí nastavené doby nečinnosti smazán.
Svá nastavení můžete kdykoli změnit v části Správa účtu Google > Data a soukromí > Plánování historického dědictví.
Výhody a nevýhody povolení automatické odpovědi na neaktivním účtu Gmail
Aktivace automatické odpovědi na neaktivním účtu Gmail může být praktickým řešením, jak informovat své korespondenty, že tento účet již nekontrolujete. Tato funkce má však výhody i nevýhody.
Mezi výhody patří, že se vyhnete jakémukoli zmatku nebo frustraci na straně vašich dopisovatelů. Nebudou sedět a čekat na odpověď, která nikdy nepřijde. Navíc vám může pomoci udržet si profesionální image, i když už daný účet nekontrolujete.
Je však třeba zvážit i nevýhody. Povolení automatické odpovědi může například povzbudit spammery, aby na váš účet posílali více zpráv s vědomím, že dostanou odpověď. Pokud na tento účet dostáváte důležité e-maily, můžete je zmeškat, pokud již účet nekontrolujete.
