Silný úvod, jasný vývoj a poutavý závěr
Struktura je klíčem k úspěšné a působivé e-mailové zprávě. Před psaním, udělejte si čas na naplánování obsahu kolem 3dílného rámce: úvod, vývoj, závěr.
Začněte krátkým, výstižným úvodem, ideálně heslem vystihujícím hlavní účel vaší zprávy. Například: „Náš nový produkt uvedený na trh minulý měsíc ukazuje smíšené výsledky, které je třeba prozkoumat.“
Pokračujte ve vývoji strukturovaném do 2 nebo 3 částí, s podtitulem pro každou část. Každá část rozvíjí specifický aspekt vaší zprávy: popis zjištěných problémů, nápravná řešení, další kroky atd.
Pište krátké a vzdušné odstavce, jděte k věci. Poskytněte kvantifikované důkazy, konkrétní příklady. Přímý styl bez ozdůbek usnadní čtení vaší e-mailové zprávy.
Vsaďte na poutavý závěr, který shrnuje klíčové body a otevře perspektivu navržením budoucích akcí nebo povzbuzením odpovědi od vašeho příjemce.
Tato 3-kroková struktura – úvod, tělo, závěr – je nejúčinnějším formátem pro profesionální a působivé e-mailové zprávy. Dodržováním těchto osvědčených postupů vaše psaní zaujme čtenáře od začátku do konce.
Ke strukturování sestavy použijte popisná záhlaví
Titulky jsou nezbytné pro vizuální rozdělení různých částí vašeho e-mailového přehledu. Umožňují vašemu čtenáři snadno navigovat ke klíčovým bodům.
Napište krátké nadpisy (méně než 60 znaků), přesné a sugestivní, jako například „Čtvrtletní výsledky prodeje“ nebo „Doporučení ke zlepšení našich procesů“.
Měňte délku mezititulky, abyste čtení povzbudili. Podle potřeby můžete použít afirmativní nebo tázací formulace.
Před a za každým nadpisem nechte prázdný řádek, aby ve vašem e-mailu vynikl. Chcete-li je vizuálně odlišit od hlavního textu, použijte formátování Tučné nebo Kurzíva.
Ujistěte se, že vaše nadpisy přesně odrážejí obsah obsažený v každé sekci. Váš čtenář by měl být schopen získat představu o tématu pouhým přečtením mezititulu.
Strukturováním vaší e-mailové zprávy pomocí úhledných nadpisů vaše zpráva získá na jasnosti a účinnosti. Váš čtenář bude moci přejít přímo k bodům, které ho zajímají, aniž by ztrácel čas.
Na závěr poutavé shrnutí
Váš závěr má zabalit klíčové body a inspirovat čtenáře k akci po vaší zprávě.
Ve 2–3 větách stručně shrňte důležité body a závěry uvedené v těle e-mailu. Zvýrazněte informace, které si má čtenář zapamatovat jako první.
K připomenutí struktury můžete použít určitá klíčová slova nebo výrazy z vašich mezititulek. Například: „Jak je uvedeno v části o čtvrtletních výsledcích, naše nová řada produktů naráží na potíže, které je třeba rychle vyřešit“.
Zakončete otevřením toho, co bude dál: žádost o ověření, výzva ke schůzce, následná odpověď... Váš závěr by měl podnítit čtenáře k reakci.
Asertivní styl a inkluzivní fráze jako „Teď musíme…“ dávají pocit závazku. Váš závěr je strategický při poskytování perspektivy vaší zprávě.
Tím, že se postaráte o svůj úvod a závěr, a strukturujete svůj vývoj pomocí výkonných mezititulek, zaručíte profesionální a efektivní zprávu e-mailem, která bude vědět, jak upoutat pozornost vašich čtenářů od začátku do konce.
Zde je fiktivní příklad e-mailové zprávy založené na redakčních tipech uvedených v článku:
Dobrý den, [křestní jméno příjemce],
Smíšené výsledky našich prodejů za poslední čtvrtletí jsou znepokojivé a vyžadují z naší strany rychlá nápravná opatření.
Naše online prodeje klesly o 20 % ve srovnání s předchozím čtvrtletím a jsou pod našimi cíli pro hlavní sezónu. Obdobně tržby v prodejnách vzrostly pouze o 5 %, zatímco my jsme usilovali o dvouciferný růst.
Příčiny špatného výkonu
Tyto neuspokojivé výsledky vysvětluje několik faktorů:
- Návštěvnost online webu klesla o 30 %.
- Špatné plánování skladových zásob v prodejně
- Neefektivní vánoční marketingová kampaň
doporučení
Chcete-li se rychle vrátit zpět, navrhuji následující akce:
- Redesign webu a SEO optimalizace
- Pokročilé plánování zásob na rok 2023
- Cílené kampaně na podporu prodeje
Zůstávám vám k dispozici, abych na našem setkání příští týden předložil podrobný akční plán. Musíme rychle reagovat, abychom se v roce 2023 vrátili ke zdravému růstu tržeb.
S pozdravem,
[Váš webový podpis]