Dokonalost v komunikaci: Zpráva o nepřítomnosti pro recepční

Role recepční je zásadní pro vytvoření nezapomenutelného prvního dojmu. Dobře promyšlená zpráva o nepřítomnosti může nadále zprostředkovat tento pozitivní pocit, a to i ve vaší nepřítomnosti.

Vytvořte vřelé a profesionální poselství

Musí odrážet image Vaší firmy a ujistit návštěvníky a volající, že o jejich potřeby bude postaráno. Recepční v první linii ztělesňuje image firmy. Vaše zpráva o nepřítomnosti proto musí spojovat jasné informace a vřelé přivítání, odrážející tuto důležitost.

Datum vaší nepřítomnosti musí být jasně uvedeno. Poskytnutím alternativního kontaktu ukážete svou prozíravost ohledně kontinuity služby. Tento kontakt by měl být spolehlivý a znalý, schopný vyřizovat požadavky, když jste pryč.
Vaše zpráva o nepřítomnosti je příležitostí k vybudování důvěry a uznání od zákazníků a kolegů. Může také sloužit jako připomínka závazku vaší společnosti poskytovat výjimečné služby zákazníkům.

Je to rozšíření vaší role jako uvítací tváře této společnosti. Dodržováním těchto tipů můžete zajistit, že vaše zpráva mimo kancelář bude i nadále odrážet vaši profesionalitu a vřelou osobnost.

Ukázka zprávy pro recepční


Předmět: [Vaše jméno], Recepční – nepřítomen od [datum zahájení] do [datum ukončení]

Dobrý den,

Budu mít dovolenou do [datum ukončení]. Během tohoto období nebudu moci přijímat hovory ani spravovat schůzky.

V případě jakékoli naléhavé situace nebo nutné podpory vám [Jméno kolegy nebo oddělení] zůstává k dispozici. Kontaktujte ho prostřednictvím [e-mail/telefonní číslo] pro rychlou odpověď.

Až se vrátím, očekávejte ode mě nadšené a povzbuzující přivítání.

S pozdravem,

[Název]

Recepční

[Logo společnosti]

 

→→→Pro každého, kdo chce vyniknout v profesionálním světě, je hloubková znalost Gmailu cennou radou.←←←