Mae negeseuon absenoldeb yn ysgrifennu gwaith pwysig. Ond am lawer o resymau, gellir eu hanwybyddu. Esbonnir hyn yng nghyd-destun eu hysgrifennu ac weithiau trwy beidio ag ystyried yr effaith y gallant ei chael.
Yn wir, neges awtomatig yw'r neges absenoldeb. Anfonwyd fel ymateb i unrhyw neges a dderbynnir o fewn cyfwng amser neu o fewn cyfnod penodol. Weithiau paratoir y neges yng nghyd-destun mynd ar wyliau. Efallai nad y cyfnod hwn, pan mae'n debyg bod gennych eich meddwl eisoes yn rhywle arall, yw'r amser gorau i ysgrifennu'ch neges.
Beth yw pwynt ffurfweddu neges absenoldeb awtomatig?
Mae'r neges absenoldeb o'r gwaith yn bwysig mewn sawl ffordd. Fe'i defnyddir i hysbysu'ch holl weithwyr o'ch absenoldeb. Mae hefyd yn darparu gwybodaeth sy'n caniatáu iddynt barhau â'u gweithgareddau wrth aros ichi ddychwelyd. Y wybodaeth hon yn bennaf yw dyddiad eich adferiad, manylion cyswllt brys i gysylltu â chi neu fanylion cyswllt cydweithiwr i gysylltu â nhw mewn argyfwng. Yn wyneb hyn oll, mae'r neges absenoldeb yn weithred gyfathrebu hanfodol i unrhyw weithiwr proffesiynol.
Pa rai yw'r gwallau i'w hosgoi?
O ystyried pwysigrwydd y neges absenoldeb, rhaid ystyried sawl paramedr er mwyn peidio â syfrdanu nac amharchu'ch rhyng-gysylltydd. Gwell swnio'n rhy barchus nag amharchus. Felly ni allwch ddefnyddio ymadroddion fel OUPS, pff, ac ati. Bydd angen i chi ystyried proffil yr holl randdeiliaid. Felly, ceisiwch osgoi ysgrifennu fel petaech chi'n siarad â gweithwyr cow pan fydd eich uwch swyddogion neu gleientiaid, cyflenwyr, neu hyd yn oed awdurdodau cyhoeddus yn eich negesu.
Er mwyn osgoi'r anghyfleustra hwn, mae'n bosibl gydag Outlook gael neges absenoldeb ar gyfer negeseuon cwmni mewnol a neges arall ar gyfer negeseuon allanol. Beth bynnag, bydd yn rhaid i chi ystyried yr holl broffiliau er mwyn cynhyrchu neges absenoldeb strwythuredig.
Yn ogystal, rhaid i'r wybodaeth fod yn ddefnyddiol ac yn fanwl gywir. Osgoi negeseuon amwys fel "Byddaf yn absennol o yfory" gan wybod na fydd pwy bynnag sy'n derbyn y wybodaeth hon yn gallu gwybod dyddiad yr "yfory" hwn.
Yn olaf, ceisiwch osgoi defnyddio tôn gyfarwydd ac achlysurol. Yn wir, gall ewfforia gwyliau yn y golwg beri ichi ddefnyddio tôn rhy gyfarwydd. Cofiwch aros yn broffesiynol tan y diwedd. Ar lafar gyda chydweithwyr, gall hyn ddigwydd, ond yn enwedig nid yng nghyd-destun papurau gwaith.
Pa fath o neges absenoldeb i'w dewis?
Er mwyn osgoi'r holl beryglon hyn, dewiswch arddull gonfensiynol. Mae hyn yn cynnwys eich enwau cyntaf ac olaf, gwybodaeth ynghylch pryd y gallwch brosesu'r neges a dderbyniwyd a'r person (au) i gysylltu â nhw mewn argyfwng.
