Almindelige fejl at undgå i en professionel e-mail
Det er svært at identificere alle de fejl, der kan begås, når du sender en professionel e-mail. Et enkelt øjebliks uopmærksomhed og bommerten kom hurtigt. Men dette er ikke uden betydning for alt indholdet i e-mailen. Man kan også frygte, at udstedelsesstrukturens omdømme vil blive plettet, hvilket er ret problematisk i en virksomhedssammenhæng. For at beskytte sig mod disse fejl er det vigtigt at kende et par af dem.
Forkerte udtryk for høflighed øverst i e-mailen
Der er et utal af høflige tilkendegivelser. Hver formel er dog tilpasset en bestemt kontekst. Den forkerte måde at være høflig på i toppen af e-mailen kan kompromittere alt indholdet i e-mailen, især da det er den første linje, som modtageren opdager.
Forestil dig for eksempel, at du i stedet for kaldesætningen "Monsieur" bruger "Madame", eller at du misforstår titlen på modtageren. En uheldig skuffelse, lad os se det i øjnene!
Det er derfor, hvis du ikke er sikker på titlen eller titlen på din modtager, er det bedste at holde sig til den klassiske Mr. / Ms. opkaldsformel.
Brug af en utilstrækkelig sidste høflig sætning
Den sidste høflige sætning er uden tvivl et af de sidste ord, der vil blive læst af din korrespondent. Det er derfor, det ikke kan vælges tilfældigt. Denne formel bør hverken være for velkendt eller obskure. Udfordringen er at finde den rigtige balance.
Der er klassiske høflige formler, der er specifikke for bogstaver eller bogstaver. De er under visse omstændigheder egnede til professionelle e-mails. Men sørg for at undgå fejl som "Ser frem til din tilbagevenden, accepter venligst udtryk for min dybe taknemmelighed."
Den korrekte formulering er denne: "I afventning af din tilbagevenden, modtag venligst udtryk for min dybe taknemmelighed".
Hvis man undlader at bruge disse klassiske formler, er det muligt at bruge meget korte formler, som anbefalet af praksis med professionelle e-mails.
Man kan blandt disse citere formlerne af typen:
- hjerteligt
- Oprigtighed
- Med venlig hilsen
- bien Cordialement
- Med venlig hilsen
- Med venlig hilsen
- Med venlig hilsen
- Dine
- Ønsker dig en god dag
- Med mine hilsner
- Med tak
Går glip af en professionel e-mail
Signeringsfasen er også et vigtigt punkt at være opmærksom på. Hvis du meget sjældent tager dit navn forkert, glemmer du nogle gange at konfigurere din signatur på din computer.
Brug forkortelser eller smileys
Forkortelser skal strengt taget undgås i en professionel e-mail, også selvom du henvender dig til dine kollegaer. Dette vil tillade dig ikke at lave en fejl i forbindelse med en anden korrespondent.
Samme forbud gælder også for smileys. Nogle specialister fordømmer dog ikke denne praksis, når korrespondenterne er kolleger. Men det bedste er at undlade at stemme.
