Hvis du ikke har en klar rutine i håndteringen af dine e-mails, kan de hurtigt blive en kilde til betydeligt tidstab. På den anden side, hvis du gør det, der er nødvendigt på organisatorisk niveau, så du ikke lader dig invaderes af snesevis af ulæste e-mails. Derefter kan du frigøre dit sind fra enhver mulighed for at gå glip af en vigtig e-mail. I denne artikel er der angivet en række dokumenterede fremgangsmåder. Ved at vedtage dem vil du helt sikkert være i stand til at administrere din postkasse meget mere roligt.
Klassificer automatisk eller manuelt enhver e-mail i en dedikeret mappe eller undermapper.
Dette er den type metode, der giver dig mulighed for hurtigt at sortere dine e-mails i rækkefølge af betydning. Du kan vælge at klassificere dine e-mails efter tema, efter emne, efter frister. Det vigtige er at drage fordel af alt funktionerne i din postkasse til at administrere dine mails på en fuldt operationel måde. Når du har oprettet en mappe med mappe og undermappe i henhold til den organisationstilstand, der passer dig. Hver besked har sin plads i din postkasse som hver papirfil på dit skrivebord. Så når øjeblikket er gået til at behandle dine e-mails, kan du koncentrere dig 100% om resten af dit arbejde.
Planlæg et specifikt tidspunkt for behandlingen af dine e-mails
Selvfølgelig skal du forblive lydhør og være i stand til at behandle meddelelser, der venter på et øjeblikkeligt svar fra dig. For resten skal du planlægge det / de mest relevante øjeblik (er) for at håndtere dine e-mails på en konsekvent måde. Start med at forberede alle de nødvendige elementer til behandlingen af dit arbejde. Papirfiler, hæftemaskiner, printere, alt skal være praktisk for at lette maksimal koncentration. Ligegyldigt hvornår du vælger. Nu, hvor din postkasse er organiseret som et postsorteringscenter, har du muligheden for at behandle dine e-mails roligt med effektivitet og hastighed.
Rengør din postkasse ved at slette alle unødvendige nyhedsbreve
Parasieres din postkasse konstant af uinteressante nyhedsbreve eller reklamer? Sørg for at fjerne din postkasse med alle disse nyhedsbreve, der ligner mere spam end noget andet. Du skal systematisk afmelde dig fra alle disse postlister, der ikke giver dig noget konkret, og som hurtigt kan blive mere invasive. Du kan bruge værktøjer som Cleanfox où Rul mig ud gør det nødvendige med et par klik. Uden at tage dig en morgen, hjælper denne type løsning dig enormt med at stoppe al denne digitale forurening. Tusinder af e-mails kan behandles relativt hurtigt.
Indstil et automatisk svar
Du skal snart på ferie i lang tid. En detalje, der ikke må overses, aktiverede det automatiske svar på din postkasse. Dette er noget vigtigt, så alle de personer, som du korresponderer professionelt med e-mail, bliver godt informeret om dit fravær. Mange misforståelser er mulige, når en kunde eller leverandør mister tålmodighed, fordi disse meddelelser forbliver ubesvarede. Dette kan let undgås med en kort besked, der automatisk sendes i løbet af din ferie. Du skal bare angive datoen for dit hjemrejse fra ferie, og hvorfor ikke en kolleges e-mail, hvis det er nødvendigt.
Temperer antallet af e-mails, du sender i kopi
Systematisk ved hjælp af e-mails, der er sendt i carbon copy (CC) og invisible carbon copy (CCI), kan det hurtigt genereres uendelige udvekslinger. Mennesker, der kun skulle modtage din besked til information, kræver nu afklaring. Andre spekulerer på, hvorfor de modtog denne besked og med rette opfatter den som spild af tid. Når du vælger at sætte nogen i løkken, skal du sørge for, at dit valg virkelig er relevant. Beskeder, der sendes til nogen på nogen måde, bør undgås.
Husk, at en e-mail kan have juridisk værdi
Opbevar så vidt muligt alle dine e-mails, de har beviskraften, især til den industrielle domstol. En elektronisk meddelelse, hvis den er certificeret med den samme juridiske værdi som et brev, som du ville have skrevet i hånden. Men pas på, endda en enkel besked sendt uden at tænke for en kollega eller en kunde kan have alvorlige konsekvenser. Hvis en kunde beviser, har e-mail support, at du ikke har overholdt dine forpligtelser ved levering eller andet. Du bliver nødt til at bære konsekvenserne for din virksomhed og for dig selv. I kommercielle tvister som i industrielle domstole siges beviset at være "gratis". Det vil sige, at det er dommeren, der vil afgøre, og at det er bedre at omhyggeligt klassificere hans e-mails end at have lagt dem i papirkurven.
