E-mail har længe været et væsentligt værktøj til virksomhedskommunikation, men en meningsmåling udført af Sendmail. Afsløret, at det forårsagede spændinger, forvirring eller andre negative konsekvenser for 64% af fagfolk.
Så hvordan kan du undgå dette med dine e-mails? Og hvordan kan du skrive e-mails, der giver de ønskede resultater? I denne artikel gennemgår vi de strategier, du kan bruge til at sikre, at din brug af e-mail er klar, effektiv og succesfuld.
En gennemsnitlig kontorarbejder modtager omkring 80 e-mails om dagen. Med denne mailmængde kan enkelte meddelelser nemt glemmes. Følg disse enkle regler, så dine e-mails bliver bemærket og brugt.
- Kommunikér ikke for meget via e-mail.
- Gør god brug af genstande.
- Gør klare og korte meddelelser.
- Vær høflig.
- Tjek din tone.
- Genlæse.
Kommunikér ikke for meget via e-mail
En af de største kilder til stress på arbejdet er den store mængde e-mails, som folk modtager. Så før du begynder at skrive en e-mail, spørg dig selv: "Er det virkelig nødvendigt?"
I denne sammenhæng bør du bruge telefonen eller onlinemeddelelser til at håndtere spørgsmål, der sandsynligvis er genstand for tilbagediskussioner. Brug et kommunikationsplanlægningsværktøj og identificer de bedste kanaler til forskellige typer meddelelser.
Når det er muligt, giv de dårlige nyheder personligt. Det hjælper dig med at kommunikere med empati, medfølelse og forståelse og indløse dig selv, hvis din besked er blevet fejlagtigt taget.
Gør god brug af genstande
En avisoverskrift gør to ting: den fanger din opmærksomhed og opsummerer artiklen, så du kan beslutte, om du vil læse den eller ej. Din e-mails emnelinje burde gøre det samme.
Et objekt tom plads er mere tilbøjelig til at blive overset eller afvist som "spam". Så brug altid et par velvalgte ord til at fortælle modtageren, hvad mailen handler om.
Du vil måske inkludere datoen i emnelinjen, hvis din besked er en del af en almindelig e-mail-serie, såsom en ugentlig projektrapport. For en besked, der kræver et svar, kan du også inkludere en opfordring til handling, såsom "Venligst senest den 7. november."
En velskrevet emnelinje, som den nedenfor, giver den vigtigste information, uden at modtageren selv skal åbne mailen. Dette fungerer som en prompt, der minder modtagerne om dit møde, hver gang de tjekker deres indbakke.
| Dårligt eksempel Godt eksempel |
|
| Emne: møde | Emne: Møde om PASSERELLE-processen - 09h 25 February 2018 |
Hold meddelelserne klare og korte
Emails, som traditionelle forretningsbrev, skal være klare og koncise. Hold dine sætninger kort og præcise. E-mailens krop skal være direkte og informativ og indeholde alle relevante oplysninger.
I modsætning til traditionelle breve koster det ikke mere at sende flere e-mails end at sende én. Så hvis du har brug for at kommunikere med nogen om en række forskellige emner, kan du overveje at skrive en separat e-mail til hver. Dette tydeliggør beskeden og giver din korrespondent mulighed for at svare på ét emne ad gangen.
| Dårligt eksempel | Godt eksempel |
| Om: Revisioner til salgsrapporten
Hej Michelin,
Tak fordi du sendte denne rapport i sidste uge. Jeg læste det i går og føler, at kapitel 2 kræver mere specifik information om vores salgstal. Jeg synes også, at tonen kunne være mere formel.
Derudover vil jeg oplyse, at jeg har planlagt et møde i fredags med PR-afdelingen om den nye annoncekampagne. Hun er klokken 11 og vil være i det lille mødelokale.
Lad mig venligst vide, hvis du er ledig.
Tak,
Camille |
Om: Revisioner til salgsrapporten
Hej Michelin,
Tak fordi du sendte denne rapport i sidste uge. Jeg læste det i går og føler, at kapitel 2 kræver mere specifik information om vores salgstal.
Jeg tror også, at tonen kunne være mere formel.
Kan du ændre det med disse kommentarer i tankerne?
Tak for dit hårde arbejde!
Camille
(Camille sender derefter en anden email om PR-mødet.) |
Det er vigtigt at finde en balance her. Du ønsker ikke at bombardere nogen med e-mails, og det giver mening at kombinere flere relaterede punkter i et indlæg. Når dette sker, skal du holde det enkelt med nummererede afsnit eller punktopstillinger og overveje at "skære" informationen i små, velorganiserede enheder for at gøre det lettere at fordøje.
Bemærk også, at Camille i det gode eksempel ovenfor specificerede, hvad hun ønskede, at Michelin skulle gøre (i dette tilfælde skal du ændre rapporten). Hvis du hjælper folk med at vide, hvad du vil have, er der større sandsynlighed for, at de giver dig det.
Vær høflig
Folk tror ofte, at e-mails kan være mindre formelle end traditionelle breve. Men de beskeder du sender er en afspejling af din egen professionalisme, værdier og opmærksomhed på detaljer er vigtige, så en vis formalitet er nødvendig.
Medmindre du er på god fod med nogen, så undgå uformelt sprog, slang, jargon og upassende forkortelser. Humørikoner kan være nyttige til at tydeliggøre din hensigt, men det er bedst kun at bruge dem med personer, du kender godt.
Luk din besked med "Venlig hilsen", "God dag / aften til dig" eller "God til dig" afhængigt af situationen.
Modtagere kan vælge at udskrive e-mails og dele dem med andre, så vær altid høflig.
Tjek tonen
Når vi møder mennesker ansigt til ansigt, bruger vi deres kropssprog, vokaltoner og ansigtsudtryk for at vurdere, hvordan de føler. E-mail berøver os af disse oplysninger, hvilket betyder, at vi ikke kan vide, hvornår folk har misforstået vores meddelelser.
Dit valg af ord, sætningslængde, tegnsætning og store bogstaver kan nemt misfortolkes uden visuelle og auditive signaler. I det første eksempel nedenfor tror Louise måske, at Yann er frustreret eller vred, men i virkeligheden har han det godt.
| Dårligt eksempel | Godt eksempel |
| Louise,
Jeg har brug for din rapport senest kl. 17 i dag, ellers overser jeg min deadline.
Yann |
Hej Louise
Tak for dit hårde arbejde med denne rapport. Kan du give mig din version før 17 timer, så jeg ikke går glip af min deadline?
Tak på forhånd,
Yann |
Tænk på den følelsesmæssige "følelse" af din email. Hvis dine intentioner eller følelser bliver misforstået, skal du finde en mindre tvetydig måde at formulere dine ord på.
korrekturlæsning
Til sidst, før du klikker på "Send", skal du bruge et øjeblik på at tjekke din e-mail for stave-, grammatik- og tegnsætningsfejl. Dine e-mails er lige så meget en del af dit professionelle image som det tøj, du har på. Det er derfor ilde set at sende en besked, der indeholder fejl i serier.
Vær opmærksom på længden af din email under korrekturlæsning. Folk er mere tilbøjelige til at læse korte, koncise e-mails end lange, afbrudte e-mails, så sørg for, at dine e-mails er så korte som muligt uden at udelukke de nødvendige oplysninger.
Point clés
De fleste af os tilbringer en god del af vores dag kl læse og komponere e-mails. Men de meddelelser, vi sender, kan være forvirrende for andre.
For at skrive effektive e-mails, spørg dig selv først, om du virkelig skal bruge denne kanal. Nogle gange kan det være bedre at tage telefonen.
Gør dine e-mails koncise og præcise. Send dem kun til folk, der virkelig har brug for at se dem og tydeligt angive, hvad du vil gerne have modtageren til at gøre næste gang.
Husk, at dine e-mails er en afspejling af din professionalisme, dine værdier og din opmærksomhed på detaljer. Prøv at forestille dig, hvordan andre kan fortolke tonen i dit budskab. Vær høflig og dobbelttjek altid, hvad du har skrevet, før du trykker på "send".
