Rapporten: 4 vigtige punkter at vide for at få succes
Du skal lave en rapport, eller en rapport efter anmodning fra din manager. Men du ved ikke, hvor du skal starte, eller hvordan du formulerer det.
Her afslører jeg en simpel procedure i 4-punkter for at realisere denne rapport effektivt og med en vis hastighed. Det skal skrives i en logisk kronologi.
Hvad er brugen af en rapport?
Det giver evnen til den person, som det er beregnet til at kunne stole på de præsenterede data at beslutte en handling. De oplysninger, der er registreret i rapporten, gør det muligt at besvare et eller flere spørgsmål, der er nødvendige for beslutningstagningen.
Når det er sagt, en samarbejdspartner er i stand til at skrive en rapport med henblik på at komme med forslag til sin overordnede om et bestemt emne med ideen om at lave forbedringer, såsom om tilrettelæggelse af en tjeneste eller udskiftning materialer. En rapport er en glimrende måde at kommunikere mellem en overordnet og hans underordnede.
Afhængigt af formålet med rapporten kan dens præsentation være anderledes, men proceduren, som jeg afslører nedenfor, er gyldig for alle de rapporter, du skal lave.
Første punkt - Anmodningen skal være præcis og eksplicit.
Dette første punkt er det væsentlige punkt på hvilket alt dit arbejde vil blive baseret. Det vil også afgrænse det pågældende område.
Modtageren af rapporten
- Hvad ønsker han sig nøjagtigt af din rapport?
- Hvad er målsætningerne for rapporten for ham?
- Hvor nyttig vil rapporten være for din modtager?
- Kender modtageren allerede emnet?
- Vet, hvad hans viden er, så man ikke gentager oplysninger, der allerede er kendt.
Sagen og modaliteterne
- Hvad er situationen?
- Hvad er årsagerne til anmodningen om rapporten: vanskeligheder, transformationer, udvikling, ændringer, forbedringer?
Andet punkt - overvej, vælg og samle vigtige oplysninger.
Oplysninger kan være mange, det være sig bemærker, dokumenter eller andre rapporter, og forskellige kilder, men hvad der er vigtigt, er at være selektiv kun at beholde dem, der er af afgørende betydning, afgørende og vigtigt og ikke at blive båret væk af oplysninger af mindre interesse eller gentagne gange, der kunne skade slutrapporten. Du bør derfor kun bruge de mest relevante oplysninger, der svarer til den ønskede rapport.
Tredje punkt - organisere og gennemføre planen
Planen begynder typisk med en introduktion, fortsætter derefter med udvikling og slutter med en konklusion.
Nedenfor er den eksponerede plan den, der generelt blev mødt. Introduktions- og konklusionens rolle adskiller sig ikke og holder deres egen rolle. Tværtimod kan udviklingen udformes på en variabel måde i henhold til den rapport, som du bliver nødt til at indse.
Indledning af rapporten
Den indeholder vigtige oplysninger, der vedrører selve årsagen til rapporten; dens motivationer, dens intentioner, dets raison d'être, dets beføjelser.
Disse oplysninger bør sammen med et par ord sammenlægge formålet med rapporten, i en kortfattet tekst, samtidig med at den er detaljeret og fuldstændig.
Det er absolut uundværligt at se bort fra introduktionen, da det på forhånd beskriver de præcise data i anmodningen, der tillader både modtageren og rapportforfatteren at være sikker på, at de har forstået hinanden. Det hjælper også med at huske betingelserne for anmodningen, situationen, betingelserne, når rapporten ikke straks undersøges, eller hvis det er nødvendigt at revidere det senere.
Udviklingen af rapporten
Udviklingen er almindeligvis opdelt i tre sektioner.
- En konkret og upartisk opgørelse over situationen eller sammenhængen, det vil sige en detaljeret redegørelse for, hvad der allerede er på plads.
- En klar vurdering af, hvad der er på plads, der fremhæver både de positive og de negative aspekter, samtidig med at man foreslår en analyse lige så stemningsfuld og konkret som nødvendigt.
- Råd, forslag og anbefalinger, så vidt muligt forbundet med de fordele, der falder til dem.
Slutningen af rapporten
Det bør ikke indeholde noget nyt emne, der ikke ville være angivet i udviklingen. Uden at være en forkortet tale om udviklingen, er det der for at få et svar ved klart at foreslå en eller følgende løsninger på de anbefalinger, der er angivet i denne.
Fjerde punkt - Skrivning af rapporten
Nogle regler, der er fælles for alle redaktioner, skal respekteres. Der lægges vægt på et forståeligt og tilgængeligt ordforråd fejlfri stavning for mere professionalisme, korte sætninger for en bedre forståelse, en luftig struktur af afsnitene for en god læsevirkelighed.
Ved at tage særlig omhu i form af sin rapport, kan læseren eller modtageren have en lethed og læsekomfort afgørende.
- Du skal være koncis og eksplicit i din skrivning
- For at sikre bedre fluiditet i læsningen af rapporten henvises læseren til et bilag, som vil bringe nogle komplement til dine forklaringer, når det er nødvendigt.
- Planlæg et resumé, når din rapport spænder over tre sider, som gør det muligt for modtageren at orientere sig i sin læsning, hvis det er hans valg.
- Når det er rentabelt eller uundværligt, skal du integrere tabeller og andre grafer, der afspejler din skrivning for at illustrere dataene. De kan være afgørende i nogle tilfælde for en god forståelse.
- Undlad at udelade titlerne og underteksterne for at afgrænse hver del af din rapport for at vinde der også i fluiditet.
Afslutningsvis: Hvad man skal huske
- Korrekt tolkning og forståelse af ansøgningen giver dig mulighed for at reagere uden at være ved siden af emnet for at opnå effektivitet.
- I din rapport kan du dele dine ideer ved at tage stilling til den enkle rapport.
- For at være effektiv skal din rapport give svar på de spørgsmål, som modtageren stiller, deraf den overordnede interesse for hele præsentationen; udarbejdelse, struktur, erklæring og dens udfoldelse introduktion, udvikling, konklusion.
- Forklar dine argumenter, observationer og foreslåede løsninger.
Til til at komme i form på Microsoft Word vil denne 15-minutters omvej på YouTube være mere end nyttig for dig.
