Παρουσίαση του Gmail για επιχειρήσεις (Google Workspace)
Gmail Enterprise, η εφαρμογή που περιλαμβάνεται στο Google Workspace είναι κάτι πολύ περισσότερο από μια απλή υπηρεσία email. Είναι ένα πλήρες εργαλείο που προσφέρει μια σειρά από δυνατότητες που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν την επικοινωνία, τη συνεργασία και τη διαχείριση του χρόνου μέσα στην εταιρεία σας. Αλλά για να επωφεληθούν πλήρως από αυτές τις δυνατότητες, οι συνάδελφοί σας πρέπει να κατανοήσουν πώς λειτουργούν και πώς να τις χρησιμοποιούν αποτελεσματικά. Ως εσωτερικός προπονητής, εκεί μπαίνεις.
Αυτό το πρώτο μέρος του πλήρους οδηγού μας για το Gmail Enterprise θα σας δώσει μια επισκόπηση των κύριων χαρακτηριστικών του Gmail Enterprise και της χρησιμότητάς τους σε επαγγελματικό πλαίσιο.
μηνυμάτων : Στην καρδιά του Gmail Enterprise βρίσκεται η υπηρεσία email του. Σας επιτρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε email, αλλά προσφέρει επίσης πολλές άλλες δυνατότητες, όπως τη δυνατότητα δημιουργίας ετικετών για την οργάνωση των email σας, τη χρήση φίλτρων για την αυτοματοποίηση συγκεκριμένων ενεργειών και τη διαμόρφωση αυτόματων απαντήσεων.
Ημερολόγιο : Το ενσωματωμένο ημερολόγιο του Gmail Enterprise σάς επιτρέπει να προγραμματίζετε συσκέψεις, να ορίζετε υπενθυμίσεις για τον εαυτό σας και να βλέπετε πότε οι συνάδελφοί σας είναι διαθέσιμοι. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε πολλά ημερολόγια για διαφορετικές πτυχές της εργασίας σας.
Google Drive : Το Google Drive, μέρος του Google Workspace, σας επιτρέπει να αποθηκεύετε, να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε σε έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις. Μπορείτε να μοιραστείτε αρχεία ή ολόκληρους φακέλους με τους συναδέλφους σας και να εργαστείτε μαζί σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο.
Συνομιλία και Συνάντηση : Το Gmail for Business περιλαμβάνει επίσης το Google Chat και το Google Meet, τα οποία σας επιτρέπουν να επικοινωνείτε με τους συναδέλφους σας μέσω άμεσων μηνυμάτων, φωνητικής κλήσης ή βιντεοδιάσκεψης.
Όλες αυτές οι λειτουργίες είναι προσβάσιμες από τον λογαριασμό σας στο Gmail, καθιστώντας το Gmail για επιχειρήσεις ισχυρό και βολικό. Στις επόμενες ενότητες αυτού του οδηγού, θα εξετάσουμε λεπτομερώς καθεμία από αυτές τις λειτουργίες, παρέχοντάς σας πρακτικές συμβουλές για την αποτελεσματική χρήση τους στην εκπαίδευσή σας.
Προηγμένες λειτουργίες του Gmail για επιχειρήσεις
Αφού καλύψουμε τα βασικά του Gmail Enterprise, ήρθε η ώρα να προχωρήσουμε σε ορισμένες από τις προηγμένες λειτουργίες που κάνουν αυτό το εργαλείο τόσο ισχυρό. Η εκμάθησή τους μπορεί να βοηθήσει τους συναδέλφους σας να εργάζονται πιο αποτελεσματικά και να εξοικονομούν χρόνο κάθε μέρα.
1. Συντομεύσεις πληκτρολογίου : Το Gmail Enterprise προσφέρει μια σειρά από συντομεύσεις πληκτρολογίου που σας επιτρέπουν να πλοηγηθείτε γρήγορα στα εισερχόμενα και να εκτελέσετε διάφορες ενέργειες χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι. Για παράδειγμα, πατώντας «c» μπορείτε να συνθέσετε ένα νέο email, ενώ πατώντας «e» μπορείτε να αρχειοθετήσετε το επιλεγμένο email. Μπορείτε να βρείτε την πλήρη λίστα των συντομεύσεων πληκτρολογίου στη Βοήθεια του Gmail.
2. Προτεινόμενες απαντήσεις και έξυπνη γραφή : Αυτές οι λειτουργίες, που υποστηρίζονται από την τεχνητή νοημοσύνη της Google, μπορούν να βοηθήσουν στην ταχύτερη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι Προτεινόμενες Απαντήσεις προσφέρουν σύντομες απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ η Έξυπνη Σύνταξη προσφέρει προτάσεις για συμπλήρωσε αυτά που γράφεις.
3. Λειτουργικότητα αντιπροσωπείας : Με αυτήν τη δυνατότητα, μπορείτε να δώσετε σε άλλο άτομο την άδεια να διαχειρίζεται τα εισερχόμενά σας. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για άτομα που λαμβάνουν πολλά email και χρειάζονται βοήθεια για τη διαχείρισή τους.
4. Ενσωματώσεις : Το Gmail για επιχειρήσεις μπορεί να ενσωματωθεί με πολλές άλλες εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δεν ανήκουν στην Google. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε το Gmail με τον διαχειριστή εργασιών ή το CRM για να παρακολουθείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με συγκεκριμένα έργα ή πελάτες.
Εκπαιδεύοντας τους συναδέλφους σας σε αυτές τις προηγμένες λειτουργίες, θα τους βοηθήσετε να αξιοποιήσουν στο έπακρο το Gmail για επιχειρήσεις και να αυξήσουν την παραγωγικότητά τους. Στην επόμενη ενότητα, θα συζητήσουμε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για την εκπαίδευση του Gmail Enterprise.
Στρατηγικές για αποτελεσματική εκπαίδευση στο Gmail Enterprise
Τώρα που έχετε κατανοήσει καλά τις βασικές και προηγμένες δυνατότητες του Gmail Enterprise, ήρθε η ώρα να σκεφτείτε πώς μπορείτε να μεταδώσετε αποτελεσματικά αυτή τη γνώση στους συναδέλφους σας. Ακολουθούν ορισμένες στρατηγικές που μπορείτε να υιοθετήσετε:
1. Πρακτική εκπαίδευση : Ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο όπως το Gmail για επιχειρήσεις είναι να το κάνετε μόνοι σας. Όταν εκπαιδεύετε τους συναδέλφους σας, φροντίστε να τους δώσετε άφθονο χρόνο για να εξερευνήσουν μόνοι τους τις δυνατότητες του Gmail και να εξασκήσουν τις συγκεκριμένες εργασίες που θα πρέπει να εκτελούν στην καθημερινή τους εργασία.
2. Χρησιμοποιήστε εξωτερικούς πόρους εκπαίδευσης : Υπάρχουν πολλοί πόροι στο διαδίκτυο που μπορούν να βοηθήσουν τους συναδέλφους σας να μάθουν πώς να χρησιμοποιούν το Gmail για επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, η Google προσφέρει α εκπαιδευτικό κέντρο που καλύπτει αναλυτικά όλες τις δυνατότητες του Gmail. Υπάρχουν επίσης δωρεάν εκπαιδευτικά βίντεο στο YouTube, όπως αυτά στο κανάλι WINDTOPIC.
3. Συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων : Διοργανώστε τακτικές συνεδρίες Q&A όπου οι συνάδελφοι μπορούν να κάνουν ερωτήσεις σχετικά με λειτουργίες του Gmail που δεν κατανοούν ή προβλήματα που αντιμετωπίζουν. Αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για να παρέχετε εξατομικευμένες απαντήσεις και να αντιμετωπίσετε συγκεκριμένα ζητήματα που προκύπτουν στην επιχείρησή σας.
4. Ενθαρρύνετε την αυτομελέτη : Ενθαρρύνετε τους συναδέλφους σας να εξερευνήσουν μόνοι τους το Gmail Enterprise και να προσπαθήσουν να λύσουν τα δικά τους προβλήματα προτού σας ζητήσουν βοήθεια. Αυτό θα τους βοηθήσει να αναπτύξουν την αυτοπεποίθησή τους και να γίνουν πιο ανεξάρτητοι.
Εφαρμόζοντας αυτές τις στρατηγικές, μπορείτε να βοηθήσετε τους συναδέλφους σας να κατακτήσουν το Gmail Enterprise και να το κάνουν πολύτιμο εργαλείο για τη δουλειά τους. Καλή επιτυχία στην προπόνησή σου!
