Οι προηγμένες δυνατότητες του Gmail Enterprise για καλύτερη παραγωγικότητα
Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τα βασικά χαρακτηριστικά του Gmail Enterprise, γνωστό και ως Gmail Pro, ήρθε η ώρα να το πάμε στο επόμενο επίπεδο. Σε αυτήν την πρώτη ενότητα, θα εξερευνήσουμε τις προηγμένες λειτουργίες του Gmail για επιχειρήσεις και πώς μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας της ομάδας σας.
Το Gmail Enterprise προσφέρει μια ποικιλία προηγμένων λειτουργιών που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τη διαχείριση email, να βελτιώνουν την επικοινωνία και να αυξάνουν την αποτελεσματικότητα. Ορισμένες από αυτές τις λειτουργίες περιλαμβάνουν έξυπνες απαντήσεις, προγνωστικές απαντήσεις, υπενθυμίσεις παρακολούθησης και πολλά άλλα.
Έξυπνες απαντήσεις: Αυτή η δυνατότητα χρησιμοποιεί μηχανική εκμάθηση για να προτείνει τρεις σύντομες απαντήσεις στα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος να Εξοικονομήστε χρόνο σχετικά με τις απαντήσεις σε συνηθισμένα email.
Προγνωστικές απαντήσεις: Το Gmail Enterprise μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρηγορότερα με τις προγνωστικές του απαντήσεις. Καθώς πληκτρολογείτε, το Gmail προτείνει φράσεις για να συμπληρώσετε την τρέχουσα φράση σας, κάτι που μπορεί να σας βοηθήσει να επιταχύνετε τη σύνταξη email.
Υπενθυμίσεις παρακολούθησης: Εάν έχετε την τάση να ξεχνάτε να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να παρακολουθείτε, η λειτουργία του επακόλουθες υπενθυμίσεις του Gmail μπορεί να σας φανεί χρήσιμο.
Gmail εκτός σύνδεσης: Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να διαβάζετε, να απαντάτε, να αναζητάτε και να αρχειοθετείτε email ακόμα και χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο. Οι αλλαγές που θα κάνετε θα είναι συγχρονίζεται με το Gmail όταν επανασυνδέεστε στο Διαδίκτυο.
Αυτά τα χαρακτηριστικά μπορεί να φαίνονται απλά, αλλά μπορούν να κάνουν τεράστια διαφορά στην παραγωγικότητα όταν χρησιμοποιούνται σωστά.
Μεγιστοποιήστε τη χρήση του Gmail Enterprise και του Google Workspace
Τώρα που εξερευνήσαμε τις προηγμένες δυνατότητες του Gmail Enterprise, ας ολοκληρώσουμε με μερικές πρόσθετες συμβουλές για να μεγιστοποιήσετε τη χρήση του Google Workspace.
Συγχρονισμός με το Ημερολόγιο Google: Το Gmail Enterprise μπορεί να συγχρονιστεί με το Ημερολόγιο Google για τη διευκόλυνση της διαχείρισης συμβάντων και συναντήσεων. Μπορείτε να δημιουργήσετε συμβάντα απευθείας από το Gmail και θα εμφανιστούν αυτόματα στο Ημερολόγιο Google.
Ενσωμάτωση με το Google Drive: Με την ενσωμάτωση του Google Drive, μπορείτε εύκολα να στείλετε μεγάλα αρχεία μέσω του Gmail. Απλώς μεταφορτώστε το αρχείο στο Google Drive και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το στο email χρησιμοποιώντας το εικονίδιο του Google Drive κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Χρησιμοποιήστε πρόσθετα: Το Gmail για επιχειρήσεις υποστηρίζει μια ποικιλία πρόσθετων που μπορούν να βελτιώσουν την παραγωγικότητά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Tasks για να παρακολουθείτε τις εργασίες σας απευθείας από τα εισερχόμενά σας ή να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Keep για να κρατάτε σημειώσεις ενώ διαβάζετε τα email σας.
Ρυθμίσεις απορρήτου: Με το Gmail για επιχειρήσεις, μπορείτε να ελέγχετε ποιος μπορεί να δει τα email σας και πώς μπορεί να τα κοινοποιήσει. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για τα email να αυτοκαταστρέφονται μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
Εφαρμόζοντας αυτές τις συμβουλές και χρησιμοποιώντας τις προηγμένες λειτουργίες του Gmail για επιχειρήσεις, μπορείτε όχι μόνο να βελτιώσετε τη δική σας παραγωγικότητα, αλλά και να βοηθήσετε τους συναδέλφους σας να εργαστούν πιο αποτελεσματικά. Να θυμάστε ότι το κλειδί είναι να κατανοήσετε πώς λειτουργούν αυτά τα εργαλεία και πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να καλύψουν τις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
