Σύνταξη και αποστολή επαγγελματικών email με το Gmail

Η αποστολή επαγγελματικών και ξεκάθαρων email είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική επικοινωνία. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για τη σύνταξη και την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Gmail σαν ειδικός:

Ετοιμαστείτε να γράψετε το email σας

  1. Ανοίξτε τα εισερχόμενά σας στο Gmail και κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο μήνυμα" που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία.
  2. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο σύνταξης email. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του παραλήπτη στο πεδίο "Προς". Μπορείτε να προσθέσετε πολλούς παραλήπτες διαχωρίζοντάς τους με κόμματα.
  3. Για να στείλετε ένα αντίγραφο του email σε άλλα άτομα, κάντε κλικ στο «Κοιν» και προσθέστε τις διευθύνσεις email τους. Για να στείλετε ένα τυφλό αντίγραφο, κάντε κλικ στο «Κρυφή κοινοποίηση» και προσθέστε τις διευθύνσεις email των κρυφών παραληπτών.

Γράψτε ένα σαφές και επαγγελματικό email

  1. Επιλέξτε μια συνοπτική και κατατοπιστική γραμμή θέματος για το email σας. Πρέπει να δίνει μια ακριβή ιδέα για το περιεχόμενο του μηνύματός σας.
  2. Χρησιμοποιήστε έναν τόνο επαγγελματίας και ευγενικός στο email σας. Προσαρμόστε το στυλ σας στον συνομιλητή σας και αποφύγετε τις συντομογραφίες ή την άτυπη γλώσσα.
  3. Δομήστε το email σας με σύντομες, συναρπαστικές παραγράφους. Χρησιμοποιήστε λίστες με κουκκίδες ή αριθμημένες λίστες για να εισαγάγετε σημαντικά σημεία.
  4. Να είστε σαφείς και περιεκτικοί στο μήνυμά σας. Αποφύγετε την επανάληψη και μείνετε συγκεντρωμένοι στο κύριο θέμα του email.

Ελέγξτε και στείλτε το email σας

  1. Διορθώστε το email σας για ορθογραφία, γραμματική και σημεία στίξης. Χρησιμοποιήστε εργαλεία αυτόματης διόρθωσης εάν χρειάζεται.
  2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επισυνάψει όλα τα απαραίτητα έγγραφα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο συνδετήρα στο κάτω μέρος του παραθύρου σύνθεσης.
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή» για να στείλετε το email σας.

Εφαρμόζοντας αυτές τις συμβουλές, θα μπορείτε να γράφετε και να στέλνετε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Gmail, βελτιώνοντας έτσι την ποιότητα της επικοινωνίας σας.