Se vi ne havas klaran rutinon pri uzado de viaj retpoŝtoj, ili rapide povas fariĝi fonto de konsiderinda tempoperdo. Aliflanke, se vi faras tion, kio necesas ĉe la organiza nivelo por ne lasi vin invadi de dekduoj de ne legitaj retpoŝtoj. Tiam vi povas liberigi vian menson de ĉia ebleco manki gravan retpoŝton. En ĉi tiu artikolo estas listigitaj kelkaj provitaj praktikoj. Adoptante ilin, vi certe povos administri vian leterkeston multe pli serene.
Aŭtomate aŭ permane klasifikas ajnan retpoŝton en dediĉita dosierujo aŭ subdosierujoj.
Ĉi tiu estas la tipo de metodo, kiu ebligos al vi rapide ordigi viajn retpoŝtojn laŭ graveco. Vi povas elekti klasifiki viajn retpoŝtojn laŭ temo, laŭ temo, laŭ limdatoj. Lin grava estas utiligi ĉiujn la trajtoj de via leterkesto por administri viajn retpoŝtojn en tute funkcia maniero. Unufoje vi kreis dosierujon kun dosierujo kaj subdosierujo laŭ la organiza reĝimo, kiu konvenas al vi. Ĉiu mesaĝo havos sian lokon en via leterkesto kiel ĉiu papera dosiero sur via skribotablo. Do, post kiam la momento pasis por prilabori viajn retpoŝtojn, vi povas koncentriĝi 100% sur la resto de via laboro.
Planu specifan tempon por la prilaborado de viaj retpoŝtoj
Kompreneble, vi devas resti respondema kaj povi prilabori mesaĝojn, kiuj atendas tujan respondon de vi. Por la resto, planu la plej koncernajn momentojn, trakti viajn retpoŝtojn konsekvence. Komencu preparante ĉiujn elementojn necesajn por la prilaborado de via laboro. Paperdosieroj, steliloj, presiloj, ĉio devas esti facila por faciligi la maksimuman koncentriĝon. Ne gravas kiam vi elektas. Nun, ke via leterkesto estas organizita kiel poŝta ordiga centro, vi havas la eblecon prilabori viajn retpoŝtojn trankvile kun efikeco kaj rapideco.
Purigu vian leterkeston per forigo de ĉiuj nenecesaj informiloj
Ĉu via leterkesto estas konstante parazita de neinteresaj informiloj aŭ reklamoj? Zorgu forigi vian leterkeston de ĉiuj ĉi informiloj, kiuj aspektas pli kiel spamo ol ĉio alia. Vi devas sisteme malaboni ĉiujn ĉi dissendolistojn, kiuj ne alportas al vi ion ajn konkretan, kaj kiu povas iĝi pli invasiva. Vi povas uzi ilojn kiel Cleanfox kie Malvolvi Min faru la neceson per kelkaj klakoj. Sen matenmanĝi vin, ĉi tiu tipo de solvoj helpos vin ege ĉesigi ĉian ĉi ciferecan poluadon. Miloj da retpoŝtoj povas esti pretigitaj relative rapide.
Agordu aŭtomatan respondon
Vi baldaŭ iros al ferioj por longa tempo. Detalo ne pretervidata, aktivigis la aŭtomatan respondon de via leterkesto. Jen io grava, tiel ke ĉiuj homoj, kun kiuj vi korespondas profesie, retpoŝte, estas bone informitaj pri via foresto. Multaj miskomprenoj eblas kiam kliento aŭ provizanto perdas paciencon, ĉar ĉi tiuj mesaĝoj restas sen respondoj. Ĉi tio facile eviteblas per mallonga mesaĝo, kiu sendos aŭtomate dum viaj ferioj. Vi nur bezonas indiki la daton de via reveno de ferioj kaj kial ne la retpoŝton de kolego se necese.
Tempigu la retpoŝtojn sendotajn
Sisteme uzante retpoŝtojn senditajn en karbonan kopion (CC) kaj nevideblan karbonan kopion (CCI) rapide povas generi senfinajn interŝanĝojn. Homoj, kiuj laŭsupoze ricevis vian mesaĝon por informoj, nun bezonas klarigon. Aliaj scivolas, kial ili ricevis ĉi tiun mesaĝon kaj prave perceptas ĝin kiel malŝparan tempon. Kiam vi elektas por meti iun en la buklon, certigu, ke via elekto vere gravas. Oni devas eviti mesaĝojn senditajn al iu ajn.
Memoru, ke retpoŝto povas havi juran valoron
Kiel eble plej multe konservu ĉiujn viajn retpoŝtojn, ili havas la forton de pruvo, precipe al la industria tribunalo. Elektronika mesaĝo se ĝi estas atestita kun la sama jura valoro kiel letero, kiun vi estus skribinta mane. Sed atentu, eĉ simplan mesaĝon sendita sen pensado al kolego aŭ al kliento povas havi gravajn konsekvencojn. Se kliento pruvas, retpoŝto havas la subtenon, ke vi ne respektis viajn devontigojn koncerne transdonon aŭ alian. Vi devos porti la konsekvencojn por via komerco kaj por vi mem. En komercaj disputoj kiel en industriaj tribunaloj, la pruvo laŭdire estas "senpaga". Tio estas, ke la juĝisto decidos kaj ke pli bone estas zorge klasifiki siajn retpoŝtojn ol meti ilin en la rubon.
