Neĉeestantaj mesaĝoj estas grava verkado. Sed pro multaj kialoj, ili povas esti preteratentitaj. Ĉi tio estas klarigita per la kunteksto de ilia skribo kaj foje per ne konsiderante la efikon kiun ili povas havi.

Ja la foresta mesaĝo estas aŭtomata mesaĝo. Sendita kiel respondo al iu ajn mesaĝo ricevita ene de tempintervalo aŭ ene de difinita periodo. Foje la mesaĝo estas preparita kadre de forpermeso. Ĉi tiu periodo, kiam vi probable jam havas vian menson aliloke, eble ne estas la plej bona tempo por skribi vian mesaĝon.

Kiel utilas agordi aŭtomatan forestan mesaĝon?

La foresto de laboro-mesaĝo gravas multmaniere. Ĝi estas uzata por sciigi ĉiujn viajn dungitojn pri via foresto. Ĝi ankaŭ servas por doni informojn, kiuj permesas al ili daŭrigi siajn agadojn atendante vian revenon. Ĉi tiuj informoj estas ĉefe la dato de via resaniĝo, krizaj kontaktaj detaloj por kontakti vin aŭ la kontaktaj detaloj de kolego por kontakti kriz. Konsiderante ĉion ĉi, la foresta mesaĝo estas esenca komunikilo por iu ajn profesiulo.

Kiuj estas la evitindaj eraroj?

Konsiderante la gravecon de la foresta mesaĝo, necesos konsideri plurajn parametrojn por ne ŝoki aŭ malrespekti vian kunparolanton. Pli bone sonas tro respekteme ol malrespekteme. Do vi ne povas uzi esprimojn kiel OUPS, pff, ktp. Vi devos konsideri la profilon de ĉiuj koncernatoj. Do evitu skribi kvazaŭ vi nur parolus kun kunlaborantoj, kiam viaj superuloj aŭ klientoj, provizantoj aŭ eĉ publikaj aŭtoritatoj eble sendos al vi mesaĝojn.

READ  Fino de poŝto, la ĝentilaj formuloj por forlasi

Por eviti ĉi tiun ĝenon, eblas kun Outlook havi forestan mesaĝon por internaj kompaniaj retpoŝtoj kaj alian mesaĝon por eksteraj retpoŝtoj. Ĉiukaze vi devos konsideri ĉiujn profilojn por produkti bone strukturitan forestan mesaĝon.

Krome la informo devas esti utila kaj preciza. Evitu dubasencajn mesaĝojn kiel "Mi forestos de morgaŭ" sciante, ke tiu, kiu ricevas ĉi tiujn informojn, ne povos scii la daton de ĉi tiu "morgaŭ".

Fine evitu uzi konatan kaj senĝenan tonon. Efektive, la eŭforio de feriaj okuloj eble kaŭzos vin uzi tro konatan tonon. Memoru resti profesia ĝis la fino. Parole kun kolegoj, tio povas okazi, sed precipe ne kadre de laboraj dokumentoj.

Kian tipon de foresta mesaĝo elekti?

Por eviti ĉiujn ĉi kaptilojn, elektu konvencian stilon. Ĉi tio inkluzivas viajn nomojn kaj familiajn nomojn, informojn pri kiam vi povas prilabori la ricevitan mesaĝon kaj la personon (j) kontaktotan en kazo de krizo.