Retpoŝto estas delonge esenca ilo por komercaj komunikadoj, sed enketo farita de Sendmail. Malkaŝite ĝi kaŭzis streĉiĝon, konfuzon aŭ aliajn negativajn konsekvencojn por 64% de profesiuloj.

Do, kiel vi povas eviti ĉi tion per viaj retpoŝtoj? Kaj kiel vi povas skribi retpoŝtojn, kiuj donas la deziritajn rezultojn? En ĉi tiu artikolo ni revizias la strategiojn, kiujn vi povas uzi por certigi, ke via uzo de retpoŝto estas klara, efika kaj sukcesa.

Mezona oficejo ricevas ĉirkaŭ 80-retpoŝtojn tage. Kun ĉi tiu volumo de poŝto, individuaj mesaĝoj facile povas esti forgesitaj. Sekvu ĉi tiujn simplajn regulojn por ke viaj retpoŝtoj estas rimarkataj kaj uzataj.

  1. Ne komuniku tro multe per retpoŝto.
  2. Bonvolu uzi objektojn.
  3. Faru klarajn kaj mallongajn mesaĝojn.
  4. Estu ĝentila.
  5. Kontrolu vian tonon.
  6. Relegis.

Ne komuniku tro multe per retpoŝto

Unu el la plej grandaj fontoj de streso ĉe la laboro estas la granda kvanto de retpoŝtoj kiujn homoj ricevas. Do, antaŭ ol vi komencas skribi retmesaĝon, demandu vin: "Ĉu ĉi tio vere necesas?"

En ĉi tiu kunteksto, vi devus uzi la telefonon aŭ tujmesaĝilon por trakti demandojn, kiuj verŝajne estos la temo de malantaŭaj diskutoj. Uzu komunikadan planan ilon kaj identigu la plej bonajn kanalojn por malsamaj specoj de mesaĝoj.

Ĉiufoje, donu malbonajn novaĵojn en persono. Ĝi helpas vin komuniki kun empatio, kompato kaj kompreno kaj elaĉeti vin se via mesaĝo estis malĝuste prenita.

Bonvolu uzi objektojn

Gazeta titolo faras du aferojn: ĝi kaptas vian atenton kaj resumas la artikolon por ke vi povu decidi ĉu legi ĝin aŭ ne. Via retpoŝta temlinio devus fari la samon.

Objekto malplena spaco pli verŝajne estas preteratentita aŭ malakceptita kiel "spamo". Do ĉiam uzu kelkajn bone elektitajn vortojn por diri al la ricevanto pri kio temas la retpoŝto.

Vi eble volas enmeti la daton en la temlinion se via mesaĝo estas parto de regula retpoŝta serio, kiel semajna projektraporto. Por mesaĝo, kiu postulas respondon, vi ankaŭ povas inkluzivi alvokon, kiel "Bonvolu antaŭ la 7-a de novembro."

Bone skribita temlinio, kiel tiu ĉi sube, provizas la plej gravajn informojn sen ke la ricevanto eĉ devas malfermi la retpoŝton. Ĉi tio servas kiel instigo, kiu memorigas ricevantojn pri via renkontiĝo kiam ajn ili kontrolas sian enirkeston.

 

Malbona ekzemplo Bona ekzemplo
 
Temo: kunveno Temo: Kunveno pri la PASSERELLE-procezo - je la 09a horo la 25an de februaro 2018

 

Konservu mesaĝojn klara kaj mallonga

Emails, kiel tradiciaj komercaj leteroj, devas esti klaraj kaj koncizaj. Konservu viajn frazojn mallongajn kaj precizajn. La korpo de la retpoŝto devas esti rekta kaj informa, kaj enhavas ĉiujn rilatajn informojn.

Male al tradiciaj leteroj, sendi plurajn retpoŝtojn ne kostas pli ol sendi unu. Do se vi bezonas komuniki kun iu pri kelkaj malsamaj temoj, konsideru skribi apartan retpoŝton por ĉiu. Ĉi tio klarigas la mesaĝon kaj permesas al via korespondanto respondi al unu temo samtempe.

 

Malbona ekzemplo Bona ekzemplo
Temo: Revizioj por la venda raporto

 

Salutino Michelin,

 

Dankon pro sendi ĉi tiun raporton pasintsemajne. Mi legis ĝin hieraŭ kaj opinias, ke Ĉapitro 2 postulas pli specifajn informojn pri niaj vendaj ciferoj. Mi ankaŭ pensas, ke la tono povus esti pli formala.

 

Krome mi volis informi vin, ke mi planis renkontiĝon kun la fako pri publikaj rilatoj pri la nova reklamkampanjo ĉi-vendrede. Ŝi estas je la 11:00 a.m. kaj estos en la malgranda konferenca ĉambro.

 

Bonvolu sciigi min ĉu vi disponeblas.

 

Dankon,

 

Camille

 Temo: Revizioj por la venda raporto

 

Salutino Michelin,

 

Dankon pro sendi ĉi tiun raporton pasintsemajne. Mi legis ĝin hieraŭ kaj opinias, ke Ĉapitro 2 postulas pli specifajn informojn pri niaj vendaj ciferoj.

 

Mi ankaŭ pensas, ke la tono povus esti pli formala.

 

Ĉu vi povus modifi ĝin per ĉi tiuj komentoj?

 

Dankon pro via malfacila laboro!

 

Camille

 

(Camille tiam sendas alian retpoŝton pri la PR-renkontiĝo.)

 

Gravas trovi ekvilibron ĉi tie. Vi ne volas bombardi iun per retpoŝtoj, kaj estas senco kombini plurajn rilatajn punktojn en unu afiŝon. Kiam tio okazas, simpligu ĝin per numeritaj alineoj aŭ kuglopunktoj, kaj konsideru "tranĉi" la informojn en malgrandajn, bone organizitajn unuojn por faciligi la digeston.

Rimarku ankaŭ, ke en la bona ekzemplo ĉi-supra, Camille specifis, kion ŝi volis fari Michelin (en ĉi tiu kazo, ŝanĝu la raporton). Se vi helpas homojn scii kion vi volas, ili pli verŝajne donos ĝin al vi.

Estu ĝentila

Homoj ofte pensas, ke retpoŝtoj povas esti malpli formalaj ol tradiciaj literoj. Sed la mesaĝoj, kiujn vi sendas, estas spegulbildo de via propra profesiismo, valoroj kaj atento al detaloj, estas gravaj, do necesas certa nivelo de formaleco.

Krom se vi estas en bonaj rilatoj kun iu, evitu neformalan lingvon, slangon, ĵargonon kaj netaŭgajn mallongigojn. Emotikon povas esti helpema por klarigi vian intencon, sed plej bone estas uzi ilin nur kun homoj, kiujn vi bone konas.

Fermu vian mesaĝon kun "Sincere," "Bonan tagon / vesperon al vi" aŭ "Bonan al vi", depende de la situacio.

Ricevantoj povas elekti presi retpoŝtojn kaj dividi ilin kun aliaj, do ĉiam estu ĝentila.

Kontrolu la tonon

Kiam ni renkontas homojn vizaĝe, ni uzas sian korpan lingvon, vokajn tonojn kaj vizaĝajn esprimojn por taksi kiel ili sentas. La retpoŝto forigas nin pri ĉi tiu informo, kio signifas, ke ni ne scias, kiam homoj miskomprenis niajn mesaĝojn.

Via elekto de vortoj, frazlongo, interpunkcio kaj majuskloj povas facile esti misinterpretitaj sen vidaj kaj aŭdaj indikoj. En la unua ekzemplo malsupre, Louise povus pensi, ke Yann estas frustrita aŭ kolera, sed fakte, li sentas sin bone.

 

Malbona ekzemplo Bona ekzemplo
Louise,

 

Mi bezonas vian raporton antaŭ la 17-a hodiaŭ aŭ mi maltrafos mian limdaton.

 

Yann

 Salutino Louise,

 

Dankon pro via malfacila laboro pri ĉi tiu raporto. Ĉu vi povus provizi al mi vian version antaŭ 17 horoj, do mi ne perdas mian limtempon?

 

Antaŭdankon,

 

Yann

 

Pensu pri la "sento" de via retpoŝto sur emocia nivelo. Se viaj intencoj aŭ sentoj povas esti miskomprenataj, trovu malpli ambiguan manieron formi viajn vortojn.

provlegado

Fine, antaŭ ol klaki "Sendu", prenu momenton por kontroli vian retpoŝton por iuj literumaj, gramatikaj kaj interpunkciaj eraroj. Viaj retpoŝtoj estas same parto de via profesia bildo kiel la vestaĵoj, kiujn vi portas. Estas do malaprobite sendi mesaĝon enhavantan erarojn en serio.

Dum pruvo, pripensu la longon de via retpoŝto. Homoj estas pli verŝajne legi mallongajn, koncizajn retpoŝtojn ol longe, malkonektitaj retpoŝtoj, do certigu, ke viaj retpoŝtoj estas kiel eble plej mallongaj, sen ekskludi la necesan informon.

Ŝlosilaj punktoj

Plej multaj el ni pasigas bonan parton de nia tago legi kaj kunmeti retpoŝtojn. Sed la mesaĝoj, kiujn ni sendas, povas esti konfuzaj por aliaj.

Skribi validajn retpoŝtojn, demandu vin unue se vi vere devus uzi ĉi tiun kanalon. Kelkfoje eble pli bone prenu la telefonon.

Faru viajn retpoŝtojn koncizaj kaj precizaj. Sendu ilin nur al homoj, kiuj vere bezonas vidi ilin kaj klare indiki kion vi deziras, ke la ricevanto sekvu.

Memoru, ke viaj retpoŝtoj estas reflekto de via profesieco, viaj valoroj kaj via atento al detaloj. Provu imagi, kiel aliaj povus interpreti la tonon de via mesaĝo. Estu ĝentila kaj ĉiam duoble kontrolu tion, kion vi skribis antaŭ ol bati "sendi".