El correo electrónico ha sido durante mucho tiempo una herramienta esencial para las comunicaciones comerciales, pero una encuesta realizada por Sendmail. Reveló que provocó tensión, confusión u otras consecuencias negativas para el 64% de los profesionales.
Entonces, ¿cómo puedes evitar esto con tus correos electrónicos? ¿Y cómo se pueden escribir correos electrónicos que den los resultados deseados? En este artículo, revisamos las estrategias que puede utilizar para garantizar que su uso del correo electrónico sea claro, efectivo y exitoso.
Un empleado de oficina promedio recibe cerca de correos electrónicos de 80 al día. Con este volumen de correo, los mensajes individuales se pueden olvidar fácilmente. Siga estas reglas simples para que sus correos electrónicos sean notados y utilizados.
- No te comuniques demasiado por correo electrónico.
- Hacer buen uso de los objetos.
- Haz mensajes claros y breves.
- Se educado
- Revisa tu tono.
- Vuelva a leer.
No te comuniques demasiado por correo electrónico.
Una de las mayores fuentes de estrés en el trabajo es la gran cantidad de correos electrónicos que recibe la gente. Entonces, antes de comenzar a escribir un correo electrónico, pregúntese: "¿Es esto realmente necesario?"
En este contexto, debe usar el teléfono o la mensajería instantánea para tratar las preguntas que probablemente sean objeto de discusiones posteriores. Utilice una herramienta de planificación de comunicaciones e identifique los mejores canales para diferentes tipos de mensajes.
Siempre que sea posible, dé las malas noticias en persona. Le ayuda a comunicarse con empatía, compasión y comprensión, y se redime a sí mismo si su mensaje ha sido tomado incorrectamente.
Hacer buen uso de los objetos.
El titular de un periódico hace dos cosas: llama la atención y resume el artículo para que puedas decidir si lo lees o no. Su línea de asunto de correo electrónico debe hacer lo mismo.
Un objeto es más probable que el espacio vacío se pase por alto o se rechace como "spam". Así que siempre use algunas palabras bien elegidas para decirle al destinatario de qué se trata el correo electrónico.
Es posible que desee incluir la fecha en la línea de asunto si su mensaje es parte de una serie de correos electrónicos regulares, como un informe de proyecto semanal. Para un mensaje que requiere una respuesta, también puede incluir un llamado a la acción, como "Por favor, antes del 7 de noviembre".
Una línea de asunto bien escrita, como la que se muestra a continuación, proporciona la información más importante sin que el destinatario tenga que abrir el correo electrónico. Esto sirve como un aviso que recuerda a los destinatarios de su reunión cada vez que revisan su bandeja de entrada.
| Mal ejemplo Buen ejemplo |
|
| Asunto: reunión | Asunto: Reunión sobre el proceso PASSERELLE - 09h el 25 de febrero 2018 |
Mantenga los mensajes claros y breves.
Los correos electrónicos, como las cartas comerciales tradicionales, deben ser claros y concisos. Mantenga sus oraciones cortas y precisas. El cuerpo del correo electrónico debe ser directo e informativo, y contener toda la información relevante.
A diferencia de las cartas tradicionales, enviar varios correos electrónicos no cuesta más que enviar uno solo. Entonces, si necesita comunicarse con alguien sobre varios temas diferentes, considere escribir un correo electrónico por separado para cada uno. Esto aclara el mensaje y permite que su corresponsal responda a un tema a la vez.
| Mal ejemplo | Buen ejemplo |
| Asunto: Revisiones para el informe de ventas.
Hola Michelin,
Gracias por enviar este informe la semana pasada. Lo leí ayer y siento que el Capítulo 2 requiere información más específica sobre nuestras cifras de ventas. También creo que el tono podría ser más formal.
Además, quería informarles que tengo programada una reunión con el departamento de relaciones públicas sobre la nueva campaña publicitaria este viernes. Es a las 11:00 a. m. y estará en la pequeña sala de conferencias.
Por favor, avíseme si está disponible.
Gracias a usted,
Camille |
Asunto: Revisiones para el informe de ventas.
Hola Michelin,
Gracias por enviar este informe la semana pasada. Lo leí ayer y siento que el Capítulo 2 requiere información más específica sobre nuestras cifras de ventas.
También creo que el tono podría ser más formal.
¿Podrías modificarlo teniendo en cuenta estos comentarios?
¡Gracias por tu duro trabajo!
Camille
(Camille luego envía otro correo electrónico sobre la reunión de relaciones públicas). |
Es importante lograr un equilibrio aquí. No desea bombardear a alguien con correos electrónicos, y tiene sentido combinar varios puntos relacionados en una sola publicación. Cuando esto suceda, manténgalo simple con párrafos numerados o viñetas, y considere “cortar” la información en unidades pequeñas y bien organizadas para que sea más fácil de digerir.
También tenga en cuenta que en el buen ejemplo anterior, Camille especificó lo que quería que hiciera Michelin (en este caso, cambiar el informe). Si ayudas a las personas a saber lo que quieres, es más probable que te lo den.
Se educado
La gente suele pensar que los correos electrónicos pueden ser menos formales que las cartas tradicionales. Pero los mensajes que envía son un reflejo de su propia profesionalidad, los valores y la atención al detalle son importantes, por lo que se necesita un cierto nivel de formalidad.
A menos que esté en buenos términos con alguien, evite el lenguaje informal, la jerga, la jerga y las abreviaturas inapropiadas. Los emoticonos pueden ser útiles para aclarar tu intención, pero es mejor usarlos solo con personas que conoces bien.
Cierre su mensaje con "Atentamente", "Buen día / tarde" o "Bien hecho", según la situación.
Los destinatarios pueden optar por imprimir los correos electrónicos y compartirlos con otros, así que siempre sea cortés.
Verifica el tono
Cuando nos encontramos con personas cara a cara, utilizamos su lenguaje corporal, tonos vocales y expresiones faciales para evaluar cómo se sienten. El correo electrónico nos priva de esta información, lo que significa que no podemos saber cuándo las personas han malinterpretado nuestros mensajes.
Su elección de palabras, longitud de oraciones, puntuación y uso de mayúsculas puede malinterpretarse fácilmente sin señales visuales y auditivas. En el primer ejemplo a continuación, Louise podría pensar que Yann está frustrado o enojado, pero en realidad se siente bien.
| Mal ejemplo | Buen ejemplo |
| Louise,
Necesito su informe para hoy a las 17:XNUMX p. m. o perderé mi fecha límite.
Yann |
Hola Louise,
Gracias por su arduo trabajo en este informe. ¿Podría proporcionarme su versión antes de las horas 17, para que no pierda mi fecha límite?
Gracias de antemano,
Yann |
Piense en el "sentimiento" emocional de su correo electrónico. Si sus intenciones o emociones pueden ser mal entendidas, encuentre una manera menos ambigua de formular sus palabras.
corrección de pruebas
Finalmente, antes de hacer clic en "Enviar", tómese un momento para revisar su correo electrónico en busca de errores ortográficos, gramaticales y de puntuación. Sus correos electrónicos son una parte tan importante de su imagen profesional como la ropa que usa. Por lo tanto, está mal visto enviar un mensaje que contenga errores en serie.
Durante la revisión, preste mucha atención a la longitud de su correo electrónico. Es más probable que las personas lean correos electrónicos cortos y concisos que correos electrónicos largos y desconectados, así que asegúrese de que sus correos electrónicos sean lo más cortos posible, sin excluir la información necesaria.
Puntos clave
La mayoría de nosotros pasamos una buena parte de nuestro día en leer y redactar correos electrónicos. Pero los mensajes que enviamos pueden ser confusos para los demás.
Para escribir correos electrónicos efectivos, pregúntese primero si realmente debería usar este canal. A veces puede ser mejor tomar el teléfono.
Haga que sus correos electrónicos sean concisos y precisos. Envíelos solo a las personas que realmente necesitan verlos e indique claramente qué desea que haga el destinatario a continuación.
Recuerda que tus correos electrónicos son un reflejo de tu profesionalismo, tus valores y tu atención al detalle. Trate de imaginar cómo otros podrían interpretar el tono de su mensaje. Sea cortés y siempre verifique dos veces lo que ha escrito antes de presionar "enviar".
