Una carta profesional es un documento escrito, que asegura una relación formal entre diferentes interlocutores. Tiene una estructura interna muy ordinaria. Esencialmente escrito en una página o dos excepcionalmente. La carta profesional suele contener un solo tema. Esta estructura interna tiene una ventaja. Su plan de escritura puede permanecer igual pase lo que pase. Evidentemente, habrá cambios dado el objetivo. Sin embargo, ya sea una simple solicitud de información, una solicitud o incluso una queja. El plan de redacción de correspondencia profesional se mantendrá prácticamente sin cambios.
Pasado, presente, futuro: un plan de tres fases para una carta profesional exitosa
El uso del pasado, presente y futuro, en esta jerarquía cronológica, se refiere al tríptico del plan de redacción de una carta profesional. Es el plan simple y eficaz de implementar en todas las situaciones. Para cuestionar, transmitir información, explicar un tema determinado o incluso persuadir a su lector. Eficiencia, que se justifica con respecto aorden lógico observado en su estructura.
El pasado: paso número 1 del plan
Escribimos una carta con mayor frecuencia, sobre la base de un precedente, una situación inicial o anterior. Puede ser una carta recibida, una reunión, una visita, una entrevista telefónica, etc. El propósito de redactar la primera parte de esta carta es comunicar los motivos del envío. O simplemente el contexto que describe la situación. El recordatorio de los hechos se expresa generalmente en una misma frase. Sin embargo, es más conveniente construir esta oración en sub-oraciones. A modo de ilustración, podemos tener las siguientes expresiones:
- Acuso recibo de su carta, informándome de ...
- En su carta fechada ………
- Trajiste a nuestro conocimiento ...
- En vista de su nota de prensa publicada por el periódico XXX (referencia n ° 12345), acabamos de proponer ...
- Después de realizar una verificación de su cuenta, encontramos ...
En situaciones en las que el motivo para escribir la carta no esté relacionado con un hecho pasado. En ese punto tenemos el primer párrafo del correo donde el autor se presenta a sí mismo y a su establecimiento. Luego continúe especificando su solicitud u ofreciendo sus diversos servicios. Por ejemplo, en el contexto de una solicitud de información o una propuesta de servicio, podemos tener las siguientes expresiones:
- Como expertos en el sector de la seguridad, superamos esto….
- Teniendo en cuenta la satisfacción de nuestros clientes, queríamos ...
- Estamos muy contentos de anunciar que hemos planeado para nuestros clientes ...
En el contexto de una solicitud espontánea (pasantía o trabajo), también podemos tener las siguientes expresiones:
- Su empresa me llamó la atención y como estudiante en …………, me gustaría solicitar una pasantía ………
- Recién graduada en ...
El destinatario a quien se dirige la carta debe, desde el primer párrafo, comprender el tema de su carta.
El presente: paso número dos del plan
Esta segunda parte del plan se refiere a los motivos que justifican la redacción de la carta en el momento T. Con respecto a la situación anterior expresada en la primera parte. En este nivel, se trata de discutir, informar, explicar o incluso cuestionar. Dependiendo de la complejidad de la situación, esta parte puede escribirse en un párrafo completo o presentar la idea principal en una sola oración. A modo de ilustración, podemos tener las siguientes expresiones:
- Teniendo en cuenta que en la fecha de ... la factura n ° ... no se ha liquidado, nosotros ...
- La pertenencia a nuestra organización también le asegura ...
- A pesar de que el contrato prevé el inicio de las obras en la fecha de…, observamos con asombro y nos ha costado entender los retrasos denunciados por el Sr. ……….
El futuro: paso número 3 del plan
Esta tercera y última parte cierra las dos primeras informando sobre repercusiones para venir
O expresamos nuestras intenciones, como autor de la carta, y así podemos usar expresiones del tipo:
- Hoy me encargaré personalmente de enviar los artículos que solicitaste
- Estamos dispuestos a sustituir ... teniendo en cuenta por supuesto el original.
- Por favor, acérquese a la taquilla… ..
O expresamos un deseo, pidiendo o alentando al destinatario a actuar o reaccionar. Así podemos tener las siguientes formulaciones:
- Estás invitado a acercarte al mostrador
- Por lo tanto, le pido que llame rápidamente a sus expertos para ...
- Se espera con impaciencia su prontitud para resolver esta situación.
El propósito de escribir esta carta puede potencialmente ir acompañado de un argumento:
- Ajustarás la situación lo más rápido posible (objetivo) de acuerdo con las disposiciones generales y específicas del contrato. (Argumento)
- ¿Puedes arreglar mi entrega lo antes posible? ? (Objetivo) Es inútil recordarle que la entrega debe realizarse en la fecha prevista, en vista de sus condiciones de venta. (Argumento)
Una fórmula educada, imprescindible para cerrar tu carta profesional !
Para terminar correctamente una carta profesional, es fundamental escribir una frase cortés. En realidad, se trata de una fórmula de doble cortesía, que consta de una expresión, pero también de una fórmula de "preconclusión".
O tenemos una fórmula de cortesía, que refleja cierta cordialidad:
- Reciba de antemano nuestro agradecimiento por ...
- Pedimos disculpas por esta situación inesperada
- Siempre estaré disponible para discutirlo en una reunión.
- Puede contactarnos en cualquier momento para ...
- Esperamos que esta oferta cumpla con sus expectativas y, por supuesto, estamos a su disposición para obtener más información.
O tenemos una fórmula educada:
- Le pedimos que acepte, señora, señor, nuestros mejores deseos.
- Por favor, créame, señor, en la expresión de nuestros mejores sentimientos.
- Por favor acepte, señora, nuestros mejores deseos.
La ventaja de este plan a la hora de redactar una carta profesional es por un lado su sobriedad en la redacción del contenido y por otro lado, su sencillez de lectura frente al destinatario. Sin embargo, esta línea de tiempo no se recomienda para contenido más complejo y más extenso.
