E-post on pikka aega olnud ärisuhtluse oluline tööriist, kuid Sendmaili korraldatud küsitlus. Selgus, et see põhjustas pingeid, segadust või muid negatiivseid tagajärgi 64% spetsialistide jaoks.
Niisiis, kuidas saate seda oma e-kirjadega vältida? Ja kuidas saate kirjutada e-kirju, mis annavad soovitud tulemusi? Käesolevas artiklis vaatame läbi strateegiad, mida saate kasutada, et tagada, et teie e-posti kasutamine on selge, tõhus ja edukas.
Keskmine kontoritöötaja saab päevas umbes 80i e-kirju. Sellise posti mahuga on võimalik unustada üksikuid sõnumeid. Järgige neid lihtsaid reegleid nii, et teie e-kirju märgataks ja kasutataks.
- Ärge suhtle liiga palju e-posti teel.
- Kasutage objekte hästi.
- Tehke selged ja lühikesed sõnumid.
- Ole viisakas.
- Kontrollige oma tooni.
- Loeb.
Ärge suhtle liiga palju e-posti teel
Üks suurimaid tööstressi allikaid on inimestele saadavate meilide tohutu hulk. Niisiis, enne kui hakkate meili kirjutama, küsige endalt: "Kas see on tõesti vajalik?"
Selles kontekstis peaksite kasutama telefoni või kiirsuhtlust, et käsitleda küsimusi, mis tõenäoliselt on tagasi arutelude objektiks. Kasutage suhtluse planeerimise tööriista ja leidke erinevat tüüpi sõnumite jaoks parimad kanalid.
Võimaluse korral andke halvad uudised isiklikult. See aitab teil suhelda empaatia, kaastunde ja mõistmisega ning lunastada ennast, kui teie sõnum on valesti võetud.
Kasutage objekte hästi
Ajalehe pealkiri teeb kahte asja: see köidab teie tähelepanu ja teeb artiklist kokkuvõtte, et saaksite otsustada, kas lugeda seda või mitte. Teie meili teemarida peaks tegema sama.
Objekt tühi ruum jäetakse tõenäolisemalt tähelepanuta või lükatakse tagasi kui rämpspost. Seega kasutage alati mõnda hästi valitud sõna, et öelda adressaadile, millest meil on.
Kui teie sõnum on osa tavalisest meilisarjast, näiteks iganädalasest projektiaruandest, võiksite teemareale lisada kuupäeva. Vastamist nõudvale sõnumile võite lisada ka üleskutse tegevusele, näiteks "Palun 7. novembriks".
Hästi kirjutatud teemarida, nagu allolev, annab kõige olulisema teabe, ilma et adressaat peaks isegi e-kirja avama. See toimib viipana, mis tuletab saajatele meelde teie koosolekut, kui nad oma postkasti kontrollivad.
| Halb näide Hea näide |
|
| Teema: koosolek | Teema: Kohtumine GATEWAY protsessis - 09h 25 veebruar 2018 |
Hoidke sõnumid selged ja lühikesed
E-kirjad, nagu traditsioonilised ärikirjad, peavad olema selged ja lühikesed. Hoidke oma laused lühikesed ja täpsed. E-kirja sisu peab olema otsene ja informatiivne ning sisaldama kogu asjakohast teavet.
Erinevalt traditsioonilistest kirjadest ei maksa mitme meili saatmine rohkem kui ühe saatmine. Nii et kui teil on vaja kellegagi suhelda mitmel erineval teemal, kaaluge igaühe jaoks eraldi meili kirjutamist. See täpsustab sõnumit ja võimaldab teie korrespondendil vastata ühele teemale korraga.
| Halb näide | Hea näide |
| Teema: Müügiaruande parandused
Tere Michelin,
Täname teid eelmisel nädalal selle aruande saatmise eest. Lugesin seda eile ja tunnen, et 2. peatükk nõuab meie müüginäitajate kohta täpsemat teavet. Samuti arvan, et toon võiks olla ametlikum.
Lisaks andsin teada, et olen selleks reedeks planeerinud kohtumise avalike suhete osakonnaga uue reklaamikampaania teemal. Ta on kell 11 ja on väikeses konverentsiruumis.
Palun andke mulle teada, kui olete saadaval.
Aitäh
Camille |
Teema: Müügiaruande parandused
Tere Michelin,
Täname teid eelmisel nädalal selle aruande saatmise eest. Lugesin seda eile ja tunnen, et 2. peatükk nõuab meie müüginäitajate kohta täpsemat teavet.
Ma arvan ka, et toon võiks olla formaalsem.
Kas võiksite seda märkustega meeles pidada?
Täname teid raske töö eest!
Camille
(Camille saadab seejärel PR-koosoleku kohta teise e-kirja.) |
Siin on oluline leida tasakaal. Te ei soovi kedagi e-kirjadega pommitada ja on mõttekas ühendada mitu seotud punkti ühte meili. Kui see juhtub, jätke see lihtsaks nummerdatud lõikude või täppidega ja kaaluge teabe "lõikamist" väikesteks, hästi organiseeritud üksusteks, et seda oleks lihtsam seedida.
Pange tähele ka seda, et ülaltoodud heas näites täpsustas Camille, mida ta soovib, et Michelin teeks (antud juhul muudaks aruannet). Kui aitate inimestel teada, mida soovite, annavad nad selle teile tõenäolisemalt.
Ole viisakas
Inimesed arvavad sageli, et e-kirjad võivad olla vähem formaalsed kui traditsioonilised tähed. Kuid teie saadetud sõnumid peegeldavad teie enda professionaalsust, väärtused ja tähelepanu detailidele on olulised, seega on vaja teatud formaalsust.
Vältige mitteametlikku keelekasutust, slängi, kõnepruuki ja sobimatuid lühendeid, kui teil pole kellegagi head suhted. Emotikonid võivad olla abiks teie kavatsuse selgitamisel, kuid parem on neid kasutada ainult inimestega, keda te hästi tunnete.
Sulgege sõnum "Olge," Hea päev / õhtu teile "või" Hea sulle ", sõltuvalt olukorrast.
Saajad võivad e-kirju printida ja neid teistega jagada, seega olge alati viisakas.
Kontrollige tooni
Kui me kohtume inimestega näost-näkku, kasutame me oma kehakeelt, häältoone ja näoilmeid, et hinnata, kuidas nad tunnevad. E-post jätab meile selle teabe ära, mis tähendab, et me ei tea, millal inimesed on meie sõnumeid valesti mõistnud.
Teie sõnavalikut, lause pikkust, kirjavahemärke ja suurtähti saab ilma visuaalsete ja kuuldavate näpunäideteta kergesti valesti tõlgendada. Allolevas esimeses näites võib Louise arvata, et Yann on pettunud või vihane, kuid tegelikult tunneb ta end hästi.
| Halb näide | Hea näide |
| Louise,
Vajan teie aruannet täna kella 17-ks, vastasel juhul jääb tähtaeg mööda.
Yann |
Tere Louise,
Tänan teid selle raporti kallal tehtud töö eest. Kas te saaksite oma versiooni enne 17i tundi anda, nii et ma ei jäta minu tähtaega mööda?
Ette tänades,
Yann |
Mõtle emotsionaalselt oma e-posti tundmisele. Kui teie kavatsusi või emotsioone võidakse valesti mõista, leidke vähem sõnaselge viis sõnade sõnastamiseks.
korrektuur
Lõpuks, enne kui klõpsate nupul "Saada", leidke hetk, et kontrollida oma meili õigekirja-, grammatika- ja kirjavahemärkide osas. Teie meilid on sama osa teie professionaalsest kuvandist kui riided, mida kannate. Seetõttu on pahatahtlik saata seeriaviisiliselt vigu sisaldav sõnum.
Korrektuuri ajal pöörake suurt tähelepanu teie e-posti pikkusele. Inimesed loevad tõenäoliselt lühikesi, lühikesi e-kirju kui pikad, lahti ühendatud e-kirjad, nii et veenduge, et teie e-kirjad oleksid võimalikult lühikesed, ilma et see välistaks vajaliku teabe.
Põhipunktid
Enamik meist veedab suurema osa oma päevast kell e-kirjade lugemine ja koostamine. Kuid meie edastatud sõnumid võivad teisi segadusse ajada.
Efektiivsete e-kirjade kirjutamiseks küsige endalt, kas peaksite seda kanalit tegelikult kasutama. Mõnikord võib olla parem telefon võtta.
Tehke oma kirjad lühikeseks ja täpseks. Saada need ainult inimestele, kes neid tõesti vajavad, ja selgelt ära märkida, mida sa soovid järgmiseks teha.
Pidage meeles, et teie meilid peegeldavad teie professionaalsust, väärtusi ja teie tähelepanu detailidele. Proovige ette kujutada, kuidas teised teie sõnumi tooni tõlgendavad. Olge viisakas ja kontrollige kirjutatut alati üle, enne kui vajutate nuppu "Saada".
