Aruanne: 4 olulist punkti, mida peaksite teadma õnnestumiseks
Peate tegema a aruannevõi aruanne teie halduri nõudmisel. Kuid te ei tea, kust alustada või kuidas seda panna.
Siin näitan 4 punktides lihtsat protseduuri, et see aruanne tõhusalt ja kindla kiirusega realiseerida. See peab olema kirjutatud loogilises kronoloogias.
Mis kasu on aruandest?
See annab võimaluse inimesele, kellele ta on mõeldud, usaldada esitatud andmed hagi üle otsustada. Aruandesse salvestatud teave võimaldab vastata ühele või mitmele otsustamiseks vajalikule küsimusele.
See tähendab, et töötaja suudab koostada aruande, et pakkuda oma juhendajale konkreetse teema kohta ettepanekuid, et teha parandusi näiteks teenuse korraldamise või materjale. Aruanne on hea viis suhtlemiseks ülemuse ja tema alluvate vahel.
Olenevalt aruande eesmärgist võib selle esitlus olla erinev, kuid allpool esitatud toiming kehtib kõigi aruannete jaoks, mida peate tegema.
Esimene punkt - taotlus peab olema täpne ja selge.
See esimene punkt on oluline osa, millele kogu teie töö põhineb. See piiritleb ka asjaomase piirkonna.
Aruande saaja
- Mida ta täpselt teie aruandest tahab?
- Millised on tema jaoks aruande eesmärgid ja eesmärgid?
- Kui kasulik on aruanne teie saajale?
- Kas saaja juba tunneb teemat?
- Tea teada, mida tema teadmised on, et mitte juba korduvalt teada saada olevat teavet.
Juhtum ja üksikasjad
- Mis olukord on?
- Mis on aruande taotlusega seotud põhjused: raskused, muutused, arengud, muudatused, täiustused?
Teine punkt - kaaluge, valige ja koguge vajalikku teavet.
Teavet võib olla palju, kas märkmeid, dokumente või muid aruandeid ja erinevaid allikaid, kuid oluline on olla valikuline, et meeles pidada vaid neid, mis on olulised, olulised ja olulised ja seda mitte vähem huvipakkuva või korduva teabega, mis võib lõppraporti kahjustada. Seetõttu peaksite kasutama ainult kõige asjakohasemat teavet, mis vastab nõutud aruandele.
Kolmas küsimus - plaan korraldada ja ellu viia
Tavaliselt algab plaan sissejuhatuses, siis jätkub arenguga ja lõpeb järeldusega.
Allpool on avatud plaan üldiselt täidetud. Sissejuhatus ja järeldused ei erine, säilitades oma sisemise rolli. Vastupidi, seda arenemist saab kujundada erinevalt vastavalt raportile, mida peate mõistma.
Aruande koostamine
See annab olulist teavet aruande põhjuse kohta; selle motivatsioon, kavatsused, raison d'être, eesõigused.
See teave peaks mõnes sõnastikus kokkuvõtlikus tekstis sisaldama aruande eesmärki, samas kui see on üksikasjalik ja täielik.
Sissejuhatus on tähelepanuta jäetud, sest see kirjeldab eelnevalt päringu täpset teavet, mis võimaldab adressaadil ja raporti toimetajal üksteist vastastikku mõista. Samuti aitab see meeles pidada taotluse tingimusi, olukorda, tingimusi, mille korral aruannet kohe ei kontrollita või kui seda hiljem uuesti läbi vaadata.
Aruande koostamine
Areng on tavaliselt jagatud kolmeks osaks.
- käegakatsutav ja erapooletu ülevaade olukorrast või kontekstist, st üksikasjalik ülevaade juba olemasolevast olukorrast.
- selge otsus olemasoleva olukorra kohta, milles rõhutatakse nii positiivseid kui ka negatiivseid aspekte, pakkudes samas analüüsi ettepanekut nii, nagu oleks vaja, kui vajalik.
- Nõuanded, soovitused ja soovitused, mis on võimaluse korral seotud nendega kaasnevate eelistega.
Aruande kokkuvõte
See ei tohiks sisaldada ühtegi uut teemat, mida areng ei oleks märgitud. Ilma arenguartikli lühendatud kõneta, on see, et esitame vastuse, esitades selgesõnaliselt ühe või mõne järgmise lahenduse käesolevas punktis nimetatud soovitustele.
Neljas punkt - aruande koostamine
Tuleb austada mõningaid eeskirju, mis on ühised kõikide toimetuste puhul. Rõhk pannakse arusaadavale ja juurdepääsetavale sõnavarale veatut õigekirja suurema professionaalsuse jaoks, lühikesed laused paremaks arusaamiseks, lõikude õhuline struktuur hea lugemisoskuse jaoks.
Spetsiaalse ettevaatusega saate aruande vormis pakkuda lugejale või saajale vajalikku mugavust ja lugemist.
- Teie kirjalikult peate olema lühike ja selge
- Selleks, et tagada aruande lugemisest parema läbilaskevõime, suunake lugeja lisale, mis lisab vajaduse korral teie seletusi.
- Plaani kokkuvõte, kui teie aruanne hõlmab rohkem kui kolme lehte, mis võimaldab saajal oma lugemisse suunata, kui see on tema valik.
- Kui see on kasulik või hädavajalik, integreerige tabelid ja muud graafikud, mis kajastavad teie kirjutamist, et neid illustreerida. Mõlemal juhul võivad need olla häid teadmisi silmas pidades olulised.
- Ärge jätke pealkirju ja subtiitreid, et piiritleda oma aruande iga osa, et võita seal ka voolavus.
Kokkuvõtteks: mida meeles pidada
- Rakenduse nõuetekohane tõlgendamine ja mõistmine võimaldab teil efektiivsuse saavutamiseks reageerida, ilma et see oleks teema kõrval.
- Oma aruandes saate jagada oma ideid, pidades silmas lihtsat aruannet.
- Tõhususe tagamiseks peab teie aruanne vastama selle saaja esitatud küsimustele, seega on kogu selle esitluse esmane huvi; koostamine, struktuur, avaldus ja selle avamine; sissejuhatus, arendus, järeldus.
- Selgitage oma argumente, tähelepanekuid ja pakutavaid lahendusi.
Kuni kujundamine Microsoft Wordis on see 15-minutiline ümbersõit YouTube'is teile enam kui kasulik.
