Miksi sähköpostin aloittaminen hyvin on ratkaisevan tärkeää?
Liiketoiminnassa kirjoituksesi kohtaavat jatkuvasti suuren haasteen: lukijan huomion vangitseminen. Vastaanottojesi, ylikuormittuneiden johtajien, on lajiteltava päivittäinen tietomassa. Tulos? He antavat vain muutaman arvokkaan sekunnin jokaiselle uudelle viestille.
Heikko, tylsä, huonosti esitetty esittely... ja välinpitämättömyys on taattu! Mikä pahempaa, väsymyksen tunne, joka vaarantaa viestin täydellisen ymmärtämisen. Riittää, kun sanon, katkera toimituksellinen epäonnistuminen.
Toisaalta onnistunut, vaikuttava esittely antaa sinun herättää välittömästi kiinnostuksen hierarkiassasi tai kollegoissasi. Huolellinen esittely osoittaa ammattitaitosi ja liikeviestintäkoodien hallinnan.
Ehdottomasti vältettävä ansa
Liian monet liike-elämän kirjoittajat tekevät kohtalokkaan virheen: mennään yksityiskohtiin ensimmäisistä sanoista lähtien. Uskoen tekevänsä oikein, he hyppäävät välittömästi asian ytimeen. Häpeällinen virhe!
Tämä "blaa"-lähestymistapa väsyttää lukijan nopeasti ennen kuin hän ehtii edes perehtyä asian ytimeen. Ensimmäisistä sanoista lähtien hän ottaa tämän hämmentävän ja inspiroimattoman johdannon tyrmistyneenä.
Mikä pahempaa, tämän tyyppisessä esittelyssä ei oteta lainkaan huomioon vastaanottajan asioita. Se ei tuo esiin konkreettisia etuja, joita viestin sisällöstä voitaisiin saada.
Kiehtovan intron 3 maagista ainesosaa
Menestyäksesi esittelyissäsi ammattilaiset suosittelevat 3-vaiheista menetelmää, joka on pysäyttämätön lukijan huomion ja hyvän tahdon herättämiseksi:
Tehokas "koukku" soittimen osumiseen
Olipa kyseessä järkyttävä sanamuoto, provosoiva kysymys tai jopa silmiinpistäviä hahmoja… Aloita vahvalla elementillä, joka vetoaa ja herättää keskustelukumppanisi uteliaisuuden.
Selkeä ja suora konteksti
Ensimmäisen napsautuksen jälkeen seuraa yksinkertainen ja suora lause luodaksesi käsillä olevan aiheen perusta. Lukijan tulee heti ymmärtää, mistä on kyse, ilman että hänen tarvitsee ajatella.
Edut vastaanottajalle
Viimeinen olennainen hetki: selitä, miksi tämä sisältö kiinnostaa häntä, mitä hän hyötyy siitä suoraan. "Hyöty"-argumenttisi ovat ratkaisevia saamaan ihmiset osallistumaan lukemiseen.
Kuinka järjestää nämä 3 osaa?
Tyypillinen suositeltu järjestys on seuraava:
- Järkyttävä lause tai tarttuva kysymys avauksena
- Jatka 2–3 rivin kontekstualisoinnilla teemasta
- Lopeta 2–3 riviä, joissa kerrotaan lukijan eduista
Luonnollisesti voit säätää mittasuhteita viestin luonteen mukaan. Koukku voi olla enemmän tai vähemmän tuettu, kontekstualisointiosa enemmän tai vähemmän tarjolla.
Mutta pysy tässä yleisessä rakenteessa "koukku -> konteksti -> edut". Se muodostaa erinomaisen yhteisen säikeen esitelläksesi viestisi vaikuttavalla tavalla.
Puhuvia esimerkkejä vaikuttavista johdannoista
Menetelmän visualisoimiseksi paremmin, mikään ei voita muutamaa konkreettista kuvaa. Tässä on joitain tyypillisiä malleja onnistuneista esittelyistä:
Esimerkki sähköpostista kollegoiden välillä:
”Pieni selvennys voisi säästää 25 % seuraavasta viestintäbudjetistasi... Osastomme on viime viikkoina tunnistanut uuden, erityisen kannattavan sponsorointistrategian. Ottamalla sen käyttöön ensi tilikaudesta alkaen vähentäisit kulujasi merkittävästi ja lisäisit samalla näkyvyyttä."
Esimerkki raportin esittämisestä johdolle:
”Viimeisimmät tulokset vahvistavat, että lanseerauksesta on tullut todellinen kaupallinen menestys. Vain kahdessa kuukaudessa markkinaosuutemme toimistoautomaatiosektorilla on hypännyt 2 pistettä! Tässä raportissa analysoidaan yksityiskohtaisesti tämän suorituskyvyn avaintekijöitä, mutta myös alueita, jotka suunnitellaan jatkamaan tätä erittäin lupaavaa dynamiikkaa."
Käyttämällä näitä tehokkaita reseptejä, ammattikirjoituksiasi saa vaikutuksen ensimmäisistä sanoista. Tartu lukijaasi, herätä hänen kiinnostuksensa… ja loput tulevat perässä luonnollisesti!
