Sähköposti antaa meille mahdollisuuden kommunikoida enemmän. Seurauksena on, että Internet on täynnä vinkkejä parempaan kirjoittamiseen, luettelot syistä välttää sähköpostien lähettämistä tiettyinä aikoina tai neuvoja kuinka nopeasti meidän pitäisi vastata jne. Paras tapa säästää aikaa ja välttää sekaannuksia saattaa kuitenkin olla muistaa, että joitain keskusteluja ei voi käydä sähköpostitse. Tässä on joitain esimerkkejä.
Kun välität huonoja uutisia
Huonojen uutisten välittäminen ei ole helppoa, varsinkin kun joudut välittämään ne pomollesi tai esimiehellesi. On kuitenkin olemassa useita tapoja minimoida vaikeus. Ensinnäkin, älä lykkää sitä äläkä tuhlaa aikaa. sinun täytyy ottaa vastuu ja selittää tilanne perusteellisesti. Huonojen uutisten antaminen sähköpostitse ei ole hyvä idea, sillä se voidaan ymmärtää yritykseksi välttää keskustelua. Voit lähettää takaisin kuvan henkilöstä, joka on peloissaan, hämmentynyt tai jopa liian epäkypsä ollakseen aktiivinen. Joten kun sinulla on huonoja uutisia annettavana, tee se henkilökohtaisesti aina kun mahdollista.
Kun et ole aivan varma mitä tarkoitat
Yleisesti ottaen on hyvä pyrkiä olemaan proaktiivinen reaktiivisuuden sijaan. Valitettavasti sähköposti soveltuu hyvin tällaiseen refleksiin. Meidän on pakko tyhjentää postilaatikkomme, sillä useimmat sähköpostit vaativat vastauksia. Joten joskus, vaikka emme ole aivan varmoja, kuinka haluaisimme vastata, sormemme alkavat naputella joka tapauksessa. Pidä sen sijaan tauko, kun sinun tarvitsee se pitää. Etsi lisää tietoa aiheesta sen sijaan, että vastaat, ennen kuin tiedät, mitä ajattelet ja mitä haluat sanoa.
Jos sinusta tuntuu vaivautuneena
Monet meistä käyttävät sähköpostia välttääkseen vaikeita keskusteluja. Ajatuksena on, että tämä väline antaa meille mahdollisuuden kirjoittaa sähköpostin, joka tavoittaa toisen henkilön juuri niin kuin toivomme. Mutta liian usein niin ei tapahdu. Ensimmäinen asia, joka kärsii, on tehokkuutemme; täydellisesti laaditun sähköpostin luominen vie niin paljon aikaa. Joten melko usein toinen henkilö ei kuitenkaan lue sähköpostiamme odotetulla tavalla. Joten jos huomaat, että sävy kiusaa sinua kirjoittaessasi sähköpostia, kysy itseltäsi, eikö tässäkään tapauksessa olisi järkevämpää käsitellä tätä keskustelua kasvokkain.
Jos se on välillä 21h ja 6h ja olet väsynyt
Väsyneenä on vaikeampi ajatella selkeästi, ja tunteet voivat nousta myös tässä tilassa. Joten jos istut kotona ja et ole virka-ajan ulkopuolella, harkitse tallennuspainikkeen painamista lähetyspainikkeen sijaan. Kirjoita sen sijaan ensimmäinen luonnos luonnokseksi, jos se auttaa sinua unohtamaan ongelman, ja lue se aamulla ennen viimeistelyä, kun sinulla on tuoreempi näkökulma.
Kun pyydät lisäystä
Jotkut keskustelut on tarkoitettu käytäväksi kasvokkain, kun haluat esimerkiksi neuvotella korotuksen. Tämä ei ole sellainen pyyntö, jonka haluat lähettää sähköpostitse, lähinnä siksi, että haluat sen olevan selkeä ja otat asian vakavasti. Haluat myös olla valmiina vastaamaan hakemustasi koskeviin kysymyksiin. Sähköpostin lähettäminen voi lähettää väärän viestin. Jos käytät aikaa tapaamiseen henkilökohtaisesti esimiehesi kanssa näissä olosuhteissa, saat enemmän tuloksia.
