Posti vai posti: Kumpi on parempi?
Kirjeen tai kirjeen lähettäminen kirjeenvaihtajalle on hyvin yleinen käytäntö. Vaikka tänään on mahdollisuus suositella kuriiria, on selvää, että sähköposti takaa viestien välityksen nopeutta. Ammatillisessa kontekstissa on kuitenkin tilanteita, joissa sähköpostin käyttö on kuriiria edullisempaa. Kohteliaiden ilmaisujen asianmukaista käyttöä ei kuitenkaan pidä laiminlyödä. Posti vai posti: Mitä pitäisi suosia ja mitkä kohteliaisuudet ovat sopivia tietyissä olosuhteissa?
Milloin kirjeitä lähetetään?
On suositeltavaa lähettää kirjeitä tietyissä yhteyksissä. Joskus laki vaatii sinua tekemään tämän.
Työelämässä on tapana lähettää erokirje, kutsua irtisanomishaastatteluun tai katkaista koeaika muodollistamalla pyyntö tai päätös kirjeellä.
Asiakas-toimittaja-suhteiden osalta voimme mainita kirjeen osoitteen, maksamattoman laskun virallisen huomautuksen, viallisen tuotteen toimittamisen jälkeiset anteeksipyynnöt tai virheellisen tuotteen virallisen huomautuksen tilauksen toimittaminen. .
Milloin kannattaa lähettää ammattimainen sähköposti?
Käytännössä kirjeen lähettäminen sopii ammatillisessa yhteydessä tapahtuvaan päivittäiseen vaihtoon. Tämä pätee, kun on kyse tarjouksen lähettämisestä mahdolliselle asiakkaalle, asiakkaan uudelleenkäynnistämiseen myöhässä olevasta laskusta tai asiakirjojen lähettämisestä kollegalle.
Mutta yksi asia on tietää, milloin käyttää ammattisähköpostia, ja toinen asia on käyttää kohteliaita ilmaisuja.
Mikä on seurantasähköpostin rakenne?
Asiakkaan seurantasähköposti on yleensä jaettu 7 osaan. Voimme mainita näistä:
- Henkilökohtainen kohtelias kaava
- Koukku
- Konteksti
- Projekti
- Kutsu toimintaan
- Siirtymä
- Viimeinen kohtelias lause
Mitä tulee sähköpostin alussa olevaan kohteliaskaavaan, se on suositeltavaa personoida. Voit sanoa esimerkiksi: "Hei + sukunimi / etunimi".
Mitä tulee viimeiseen kohteliaskaavaan, voit omaksua tämän: "Palautumista odotellessa toivotan sinulle mukavaa päivän loppua ja pysykää tietysti käytettävissä". Tämä kohtelias kaava sopii asiakkaalle, jonka kanssa sinulla on jonkin verran laaja liikesuhde tai erityisesti tuntemallesi asiakkaalle.
Kun kyseessä on asiakas, jonka kanssa sinulla ei ole ollut päivittäistä suhdetta, sähköpostin alussa olevan kohteliaisuuden kaavan tulee olla tyyppiä "Herra ..." tai "Rouva ...". Mitä tulee kohteliaaseen kaavaan sähköpostin lopussa, voit käyttää kaavaa "Odottaa palautustasi, ota vastaan parhaiden tunteideni vakuutus".
Tarjousten välittämiseksi asiakkaalle rakenne on lähes sama. Asiakirjojen lähettäminen kollegalle ei kuitenkaan estä sinua tervehtimästä. Sähköpostin lopussa suositellaan myös kohteliasta ilmaisua, kuten "Terveisin" tai "Ystävällisin terveisin".
