Sähköposti on suosituin viestintäväline useimmille meistä. Sähköposti on upea, koska sinun ei tarvitse olla käytettävissä samaan aikaan keskustelukumppanisi kanssa kommunikoidaksesi. Näin voimme edetä meneillään olevissa asioissa, kun kollegamme eivät ole tavoitettavissa tai toisella puolella maailmaa.

Useimmat meistä kuitenkin hukkuvat loputtomaan sähköpostilistaan. Vuonna 2016 julkaistun raportin mukaan keskiverto yrityskäyttäjä vastaanottaa ja lähettää yli 100 sähköpostia päivässä.

Lisäksi sähköpostiviestejä ymmärretään liian helposti väärin. Viimeisessä Sendmail-tutkimuksessa todettiin, että 64% ihmisistä lähetti tai sai sähköpostiviestin, joka aiheutti vihaa tai tahatonta sekaannusta.

Lähetettyjen ja vastaanottamiesi sähköpostiviestien määrän vuoksi ja koska sähköpostit usein tulkitaan väärin, on tärkeää kirjoittaa ne selkeästi ja tiiviisti.

Miten ammattimainen sähköpostiviesti kirjoitetaan oikein

Lyhyiden ja täsmällisten sähköpostien kirjoittaminen vähentää sähköpostien hallintaan varattua aikaa ja tekee sinusta tuottavamman. Kun pidät sähköpostisi lyhyinä, käytät todennäköisesti vähemmän aikaa sähköposteihin ja enemmän aikaa muihin tehtäviin. Se sanoi, että selkeä kirjoittaminen on taito. Kuten kaikki taidot, sinun tulee tehdä työskennellä sen kehittämiseksi.

Aluksi lyhyiden sähköpostien kirjoittaminen voi kestää yhtä kauan kuin pitkien sähköpostien kirjoittaminen. Kuitenkin, vaikka näin olisikin, autat kollegoitasi, asiakkaitasi tai työntekijöitäsi olemaan tuottavampia, koska lisäät heidän postilaatikkoonsa vähemmän sotkua, mikä auttaa heitä vastaamaan sinulle nopeammin.

Kirjoittamalla selkeästi sinut tunnetaan ihmisenä, joka tietää mitä haluaa ja saa asiat tehtyä. Molemmat ovat hyviä uranäkymillesi.

Joten mitä tarvitaan, kun kirjoitat selkeitä, ytimekkäitä ja ammattimaisia ​​sähköpostiviestejä?

Tunnista tavoite

Selkeillä sähköpostiviesteillä on aina selkeä tarkoitus.

Aina kun istut alas kirjoittamaan sähköpostia, käytä muutama sekunti ja kysy itseltäsi: "Miksi lähetän tämän? Mitä odotan vastaanottajalta?

Jos et pysty vastaamaan näihin kysymyksiin, älä lähetä sähköpostia. Sähköpostiviestien kirjoittaminen tietämättä, mitä tarvitset, tuhlaa aikaa ja vastaanottajanne aikaa. Jos et tiedä tarkalleen mitä haluat, sinun on vaikea ilmaista itseäsi selkeästi ja ytimekkäästi.

Käytä sääntöä "Yksi asia kerrallaan"

Sähköpostit eivät korvaa tapaamisia. Yrityskokouksissa mitä enemmän asialistakohteita käsittelet, sitä tuottavampi kokous on.

Sähköpostien kanssa päinvastainen on totta. Mitä vähemmän lisäät eri aiheita sähköposteihin, sitä enemmän asiat ovat ymmärrettäviä keskustelukumppanillesi.

Siksi on hyvä idea harjoittaa "yksi asia kerrallaan" -sääntöä. Varmista, että jokainen lähettämäsi sähköposti koskee yhtä asiaa. Jos haluat viestiä toisesta projektista, kirjoita toinen sähköposti.

On myös hyvä aika kysyä itseltäsi: "Onko tämä sähköposti todella tarpeellinen?" Jälleen vain ehdottoman välttämättömät sähköpostiviestit osoittavat sen henkilön kunnioituksen, jolle lähetät sähköpostia.

Empatian harjoittelua

Empatia on kykyä nähdä maailma muiden silmin. Kun teet tämän, ymmärrät heidän ajatuksensa ja tunteensa.

Kun kirjoitat sähköposteja, mieti sanojasi lukijan näkökulmasta. Kysy itseltäsi kaiken, mitä kirjoitat:

  • Miten voisin tulkita tätä lausetta, jos sain sen?
  • Sisältyykö se epäselviin termeihin määriteltäväksi?

Tämä on yksinkertainen, mutta tehokas säätö tapaan, jolla sinun pitäisi kirjoittaa. Ajattelemalla ihmisiä, jotka lukevat sinut, muuttuu tapa, jolla he vastaavat sinulle.

Tässä on empaattinen tapa katsoa maailmaa, joka auttaa sinua aloittamaan. Useimmat ihmiset:

  • Ovat kiireisiä. Heillä ei ole aikaa arvata, mitä haluat, ja he haluaisivat pystyä lukemaan sähköpostisi ja vastaamaan siihen nopeasti.
  • Nauti kohteliaisuudesta. Jos voit sanoa jotain positiivista heistä tai heidän työstään, tee se. Sanojasi ei hukata.
  • Ihan kuin tulla kiitettäväksi. Jos vastaanottaja auttoi sinua jollain tavalla, muista kiittää häntä. Sinun pitäisi tehdä tämä, vaikka heidän tehtävänsä on auttaa sinua.

Lyhennä esityksiä

Kun lähetät jollekin ensimmäistä kertaa sähköpostia, sinun on kerrottava vastaanottajalle, kuka olet. Yleensä voit tehdä sen yhdellä lauseella. Esimerkiksi: ”Oli mukava tavata sinut [tapahtumassa X]. »

Yksi tapa lyhentää esittelyjä on kirjoittaa ne ikään kuin tapaisit kasvokkain. Et halua joutua viiden minuutin monologiin, kun tapaat jonkun henkilökohtaisesti. Älä siis tee sitä sähköpostitse.

Et tiedä, tarvitaanko käyttöönottoa. Ehkä olet jo ottanut yhteyttä vastaanottajaan, mutta et tiedä, muistuttaako hän sinut. Voit jättää valtakirjansa sähköiseen allekirjoitukseen.

Näin vältytään väärinkäsityksiltä. Itsesi uudelleen esittely jollekulle, joka jo tuntee sinut, tuntuu töykeältä. Jos hän ei ole varma, tunteeko hän sinut, voit antaa hänen tarkistaa allekirjoituksesi.

Rajoita itsesi viiteen lauseeseen

Jokaisessa kirjoittamassasi sähköpostissa sinun on käytettävä tarpeeksi lauseita sanomassa, mitä tarvitset, ei enää. Hyödyllinen käytäntö on rajoittaa itsesi viiteen lauseeseen.

Alle viisi virkettä ovat usein julmia ja töykeä, yli viisi virkettä tuhlaa aikaa.

On aikoja, jolloin viiden lauseen sisältävän sähköpostin pitäminen on mahdotonta. Useimmissa tapauksissa riittää viisi virkaa.

Hyväksy viiden lauseen kurinalaisuus ja löydät itsesi sähköpostiviestejä nopeammin. Saat myös lisää vastauksia.

Käytä lyhyitä sanoja

Vuonna 1946 George Orwell neuvoi kirjailijoita olemaan koskaan käyttämättä pitkää sanaa silloin, kun lyhyt sopii.

Tämä neuvo on entistä tärkeämpi nykyään, varsinkin kun kirjoitat sähköposteja.

Lyhyt sanat kunnioittavat lukijaasi. Lyhyillä sanoilla voit tehdä viestisi helposti ymmärrettäväksi.

Sama pätee lyhyisiin lauseisiin ja kappaleisiin. Älä kirjoita suuria tekstilohkoja, jos haluat, että viestisi on selkeä ja helppo ymmärtää.

Käytä aktiivista ääntä

Aktiivinen ääni on helpompi lukea. Se myös kannustaa toimintaan ja vastuuseen. Todellakin, aktiivisessa äänessä lauseet keskittyvät henkilöön, joka toimii. Passiivisella äänellä lauseet keskittyvät esineeseen, jolla toimitaan. Passiivisella äänellä saattaa kuulostaa siltä, ​​että asiat tapahtuvat itsestään. Aktiivisesti asioita tapahtuu vain, kun ihmiset toimivat.

Pidä kiinni vakiorakenteesta

Mikä on avain pitää sähköpostejasi lyhyinä? Käytä standardirakennetta. Tämä on malli, jota voit seurata jokaisella kirjoittamallasi sähköpostilla.

Sähköpostiviestien lyhyen pitämisen lisäksi standardirakenteen jälkeen voit myös kirjoittaa nopeasti.

Ajan myötä kehitätte rakenteen, joka toimii sinulle. Tässä on yksinkertainen rakenne, jolla pääset alkuun:

  • Tervehdys
  • Kohteliaisuus
  • Sähköpostisi syy
  • Toimintakehotus
  • Sulkeutuva viesti (sulkeminen)
  • allekirjoitus

Katsotaanpa jokainen näistä perusteellisesti.

  • Tämä on sähköpostin ensimmäinen rivi. "Hei, [etunimi]" on tyypillinen tervehdys.

 

  • Kun lähetät sähköpostia jollekin ensimmäistä kertaa, kohteliaisuus on hyvä alku. Hyvin kirjoitettu kohteliaisuus voi myös toimia johdannona. Esimerkiksi :

 

"Pidin esityksestäsi [aiheesta] [päivämäärä]. »

"Pidin blogistasi [aiheesta] todella hyödyllisenä. »

”Oli ilo tavata [tapahtumassa]. »

 

  • Sähköpostisi syy. Tässä osiossa sanot: "Aion lähettää sähköpostia kysyäkseni aiheesta..." tai "Mietin, voisitko auttaa..." Joskus tarvitset kaksi lausetta selittääksesi syitäsi kirjoittaa.

 

  • Toimintakehotus. Kun olet selittänyt sähköpostisi syyn, älä oleta, että vastaanottaja tietää, mitä tehdä. Anna erityisiä ohjeita. Esimerkiksi:

"Voisitko lähettää minulle ne tiedostot torstaihin mennessä?" »

"Voisitko kirjoittaa tämän seuraavien kahden viikon aikana?" "

"Kirjoita Yannille siitä ja ilmoita minulle, kun olet tehnyt sen. »

Rakentamalla pyyntösi kysymyksen muodossa vastaanottaja kutsutaan vastaamaan. Vaihtoehtoisesti voit käyttää myös: "ilmoita minulle, kun teit tämän" tai "kerro minulle, jos tämä on sinulle sopiva". "

 

  • sulkeminen. Ennen kuin lähetät sähköpostisi, muista liittää mukaan loppuviesti. Tämä palvelee kahta tarkoitusta: toistaa toimintakehotustasi ja saa vastaanottajan tuntemaan olonsa hyväksi.

 

Esimerkkejä hyvistä sulkulinjoista:

”Kiitos kaikesta avusta tässä asiassa. "

"En malta odottaa kuulevani mitä ajattelet. »

"Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää. "

  • Voit lopettaa ajattelun lisäämällä allekirjoituksesi, jota edeltää tervehdysten viesti.

Se voisi olla "Yours", "Sincerely", "Have a nice day" tai "Thank you".