Tulosta ystävällinen, PDF ja sähköposti

 

L 'email on suosituin viestintäväline useimmille meistä. Sähköposti on hienoa, koska meidän ei tarvitse olla tavoitettavissa samanaikaisesti keskustelukumppanimme kanssa kommunikoidaksemme. Näin voimme edetä ajankohtaisissa asioissa, kun kollegoitamme ei ole tavoitettavissa tai toisella puolella maailmaa.

Suurin osa meistä kuitenkin hukkuu loputtomassa sähköpostiluettelossa. Vuonna 2016 julkaistun raportin mukaan keskimääräinen yrityskäyttäjä vastaanottaa ja lähettää yli 100 sähköpostia päivässä.

Lisäksi sähköpostiviestejä ymmärretään liian helposti väärin. Viimeisessä Sendmail-tutkimuksessa todettiin, että 64% ihmisistä lähetti tai sai sähköpostiviestin, joka aiheutti vihaa tai tahatonta sekaannusta.

Lähetettyjen ja vastaanottamiesi sähköpostiviestien määrän vuoksi ja koska sähköpostit usein tulkitaan väärin, on tärkeää kirjoittaa ne selkeästi ja tiiviisti.

Miten ammattimainen sähköpostiviesti kirjoitetaan oikein

Lyhyiden ja tarkkojen sähköpostiviestien kirjoittaminen vähentää sähköpostin hallintaan kuluvaa aikaa ja tehostaa tuottavuutta. Sähköpostiviestien pitäminen lyhyenä tarkoittaa, että käytät todennäköisesti vähemmän aikaa sähköpostitse ja enemmän aikaa muihin tehtäviin. Sitä vastoin kirjoittaminen on selvästi taito. Kuten kaikki taidot, sinun täytyy työskennellä sen kehittämiseksi.

Aluksi saatat tarvita niin paljon aikaa, että kirjoitat lyhyitä sähköpostiviestejä pitkien sähköpostiviestien kirjoittamiseen. Jos näin on, autat kollegoitasi, asiakkaitasi tai työntekijöitäsi tuottavammin, koska lisäät postilaatikkoonsa vähemmän tilaa, mikä auttaa heitä vastaamaan nopeammin.

Kirjoittamalla selkeästi sinut tunnetaan joku, joka tietää mitä haluaa ja tekee asiat tapahtumaan. Molemmat ovat hyviä urasiäkymiäsi varten.

Joten mitä tarvitaan, kun kirjoitat selkeitä, ytimekkäitä ja ammattimaisia ​​sähköpostiviestejä?

Tunnista tavoite

Selkeillä sähköpostiviesteillä on aina selkeä tarkoitus.

Aina kun istut kirjoittaa sähköpostia, ota muutama sekunti kysyä itseltäsi: "Miksi lähetän tämän? Mitä odotan vastaanottajalta?

Jos et pysty vastaamaan näihin kysymyksiin, älä lähetä sähköpostia. Sähköpostiviestien kirjoittaminen tietämättä, mitä tarvitset, tuhlaa aikaa ja vastaanottajanne aikaa. Jos et tiedä tarkalleen mitä haluat, sinun on vaikea ilmaista itseäsi selkeästi ja ytimekkäästi.

LUE  Kiellä kirjoitusvirheet työssä

Käytä sääntöä "Yksi asia kerrallaan"

Sähköpostia ei vaihdeta kokousten korvaamiseksi. Työkokousten avulla mitä enemmän työskentelet esityslistan kohtien parissa, sitä tuottavampi kokous on.

Sähköpostien kanssa päinvastainen on totta. Mitä vähemmän lisäät eri aiheita sähköposteihin, sitä enemmän asiat ovat ymmärrettäviä keskustelukumppanillesi.

Siksi on hyvä idea harjoittaa "yksi asia kerrallaan" -sääntöä. Varmista, että jokainen lähettämäsi sähköposti on noin yksi asia. Jos haluat viestiä toisessa projektissa, kirjoita toinen sähköpostiosoite.

On myös hyvä aika kysyä itseltäsi: "Onko tämä sähköposti todella tarpeellinen?" Jälleen vain ehdottoman välttämättömät sähköpostiviestit osoittavat sen henkilön kunnioituksen, jolle lähetät sähköpostia.

Empatian käytäntö

Empatia on kyky nähdä maailmaa muiden silmien kautta. Kun teet tämän, ymmärrät heidän ajatuksensa ja tunteensa.

Kun kirjoitat sähköposteja, mieti sanojasi lukijan näkökulmasta. Kysy itseltäsi kaiken, mitä kirjoitat:

  • Miten voisin tulkita tätä lausetta, jos sain sen?
  • Sisältyykö se epäselviin termeihin määriteltäväksi?

Tämä on yksinkertainen, mutta tehokas säätö tapaan, jolla sinun pitäisi kirjoittaa. Ajattelemalla ihmisiä, jotka lukevat sinut, muuttuu tapa, jolla he vastaavat sinulle.

Tässä on empaattinen tapa katsoa maailmaa, joka auttaa sinua aloittamaan. Useimmat ihmiset:

  • Ovat kiireisiä. Heillä ei ole aikaa arvata mitä haluat, ja he haluaisivat lukea sähköpostisi ja vastata nopeasti.
  • Nauti kohteliaisuudesta. Jos voit sanoa jotain positiivista heistä tai heidän työstään, tee se. Sanojasi ei hukata.
  • Haluan kiittää. Jos vastaanottaja on auttanut sinua millään tavalla, muista kiittää häntä. Sinun pitäisi tehdä se myös silloin, kun heidän tehtävänsä on auttaa sinua.

Lyhennä esityksiä

Kun lähetät sähköpostia jollekulle ensimmäistä kertaa, sinun on kerrottava vastaanottajalle kuka olet. Voit tehdä tämän yleensä yhdellä lauseella. Esimerkiksi: ”Oli ilo tavata sinut [Tapahtumassa X]. "

LUE  Ammattimainen sähköposti, vältä tuttuja kaavoja!

Yksi tapa lyhentää esityksiä on kirjoittaa ne sellaiseksi, kuin tapaisit kasvotusten. Et halua mennä viiden minuutin monologiin, kun tapaat jonkun henkilökohtaisesti. Älä siis tee sitä sähköpostitse.

Et tiedä, tarvitaanko käyttöönottoa. Ehkä olet jo ottanut yhteyttä vastaanottajaan, mutta et tiedä, muistuttaako hän sinut. Voit jättää valtakirjansa sähköiseen allekirjoitukseen.

Tämä estää väärinkäsityksiä. Esität jälleen sellaiselle henkilölle, joka jo tietää, että olet töykeä. Jos hän ei tiedä, tietääkö hän sinut, voit vain antaa hänen tarkistaa allekirjoituksesi.

Rajoita itsesi viiteen lauseeseen

Jokaisessa kirjoittamassasi sähköpostissa sinun on käytettävä tarpeeksi lauseita sanomassa, mitä tarvitset, ei enää. Hyödyllinen käytäntö on rajoittaa itsesi viiteen lauseeseen.

Alle viisi virkettä ovat usein julmia ja töykeä, yli viisi virkettä tuhlaa aikaa.

On aikoja, jolloin viiden lauseen sisältävän sähköpostin pitäminen on mahdotonta. Useimmissa tapauksissa riittää viisi virkaa.

Hyväksy viiden lauseen kurinalaisuus ja löydät itsesi sähköpostiviestejä nopeammin. Saat myös lisää vastauksia.

Käytä lyhyitä sanoja

1946issa George Orwell kehotti kirjailijoita koskaan käyttämään pitkää sanaa, jossa lyhyt tekee.

Tämä neuvonta on vieläkin merkittävämpi tänään, varsinkin kun kirjoitat sähköposteja.

Lyhyt sanat kunnioittavat lukijaasi. Lyhyillä sanoilla voit tehdä viestisi helposti ymmärrettäväksi.

Sama pätee lyhyisiin lauseisiin ja kappaleisiin. Älä kirjoita suuria tekstilohkoja, jos haluat, että viestisi on selkeä ja helppo ymmärtää.

Käytä aktiivista ääntä

Aktiivinen ääni on helpompi lukea. Se kannustaa myös toimiin ja vastuuseen. Itse asiassa aktiivisessa äänessä lauseet keskittyvät siihen, joka toimii. Passiivisessa äänessä lauseet keskittyvät kohteeseen, johon yksi toimii. Passiivisessa äänessä saattaa tuntua, että asiat tapahtuvat yksin. Aktiivisella tavalla asiat tapahtuvat vain silloin, kun ihmiset toimivat.

Pidä kiinni standardirakenteesta

Mikä on avain pitää sähköpostejasi lyhyinä? Käytä standardirakennetta. Tämä on malli, jota voit seurata jokaisella kirjoittamallasi sähköpostilla.

LUE  Syyt välttää kirjoitusvirheitä työssä

Sähköpostiviestien lyhyen pitämisen lisäksi standardirakenteen jälkeen voit myös kirjoittaa nopeasti.

Ajan myötä kehitätte rakenteen, joka toimii sinulle. Tässä on yksinkertainen rakenne, jolla pääset alkuun:

  • Tervehdys
  • Kohteliaisuus
  • Sähköpostisi syy
  • Toimintakehotus
  • Sulkeutuva viesti (sulkeminen)
  • allekirjoitus

Katsotaanpa jokainen näistä perusteellisesti.

  • Tämä on sähköpostiviestin ensimmäinen rivi. "Hei, [Etunimi]" on tyypillinen tervehdys.

 

  • Kun lähetät jonkun ensimmäistä kertaa, kohteliaisuus on hyvä alku. Hyvin kirjoitettu kohteliaisuus voi olla myös esittely. Esimerkiksi:

 

”Nautin esityksestänne aiheesta [aihe] [päivämäärä]. "

”Minusta blogisi aiheesta [aihe] oli todella hyödyllinen. "

”Oli ilo tavata sinut [tapahtumassa]. "

 

  • Sähköpostisi syy. Tässä osassa sanot: "Lähetän sähköpostia kysyäksesi ..." tai "Mietin, voisitko auttaa ..." Joskus tarvitset kaksi lausetta selittääkseen syyt kirjoittamiseen.

 

  • Toimintakehotus. Kun olet selittänyt sähköpostisi syyn, älä oleta, että vastaanottaja tietää, mitä tehdä. Anna erityisiä ohjeita. Esimerkiksi:

"Voisitko lähettää minulle nämä tiedostot torstaihin mennessä?" "

"Voisitko kirjoittaa tämän seuraavien kahden viikon aikana?" "

"Kirjoita tästä Yannille ja ilmoita minulle, kun olet tehnyt sen. "

Rakentamalla pyyntösi kysymyksen muodossa vastaanottaja kutsutaan vastaamaan. Vaihtoehtoisesti voit käyttää myös: "ilmoita minulle, kun teit tämän" tai "kerro minulle, jos tämä on sinulle sopiva". "

 

  • sulkeminen. Ennen kuin lähetät sähköpostisi, varmista, että sinulla on sulkeva viesti. Tällä on kaksi tavoitetta: toistaa kehotuksesi toimia ja tehdä vastaanottajalle hyvä olo.

 

Esimerkkejä hyvistä sulkulinjoista:

”Kiitos kaikesta avusta tässä asiassa. "

"En voi odottaa kuulevani, mitä mieltä olet. "

"Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää. "

  • Voit lopettaa ajattelun lisäämällä allekirjoituksesi, jota edeltää tervehdysten viesti.

Se voisi olla "Yours", "Sincerely", "Have a nice day" tai "Thank you".