Tunnista tavoitteesi mukainen vakiomalli

Liiketoiminnassa käytetään erilaisia ​​vakiomuotoisia sähköpostiraporttimalleja. Oikean muodon valitseminen raportin tarkoituksen perusteella on välttämätöntä, jotta viestisi välitetään selkeästi ja tehokkaasti.

Valitse säännöllistä seurantaraporttia, kuten viikko- tai kuukausiraporttia, varten taulukkorakenne, jossa on tunnusluvut (myynti, tuotanto jne.).

Budjetti- tai resurssipyyntöä varten kirjoita osiin jäsennelty tiedosto, joka sisältää johdannon, yksityiskohtaiset tarpeesi, perustelut ja johtopäätökset.

Kiireellistä reagointia vaativassa kriisitilanteessa panosta suoraan ja voimakkaaseen tyyliin luettelemalla ongelmat, seuraukset ja toimet muutamalla järkyttävällä lauseella.

Riippumatta mallista, huolehdi muotoilusta väliotsikoilla, luettelomerkeillä ja taulukoilla lukemisen helpottamiseksi. Alla olevat konkreettiset esimerkit auttavat sinua valitsemaan kullekin tilanteelle parhaan muodon ammattimaisille ja tehokkaille sähköpostiraporteille.

Säännöllinen seurantaraportti taulukoiden muodossa

Säännöllinen seurantaraportti, esimerkiksi kuukausittain tai viikoittain, vaatii selkeän ja synteettisen rakenteen, joka korostaa keskeiset tiedot.

Taulukoiden muoto mahdollistaa tärkeiden indikaattoreiden (myynti, tuotanto, konversioprosentti jne.) esittelyn organisoidusti ja luettavalla tavalla muutamassa sekunnissa.

Nimeä taulukosi tarkasti, esimerkiksi "Verkkomyynnin kehitys (kuukausiliikevaihto 2022)". Muista mainita yksiköt.

Voit sisällyttää visuaalisia elementtejä, kuten grafiikkaa, vahvistaaksesi viestiä. Varmista, että tiedot ovat oikein ja laskelmat oikein.

Liitä jokaiseen taulukkoon tai kaavioon lyhyt selostus, jossa analysoidaan tärkeimmät suuntaukset ja johtopäätökset 2-3 virkkeellä.

Taulukkomuodon ansiosta vastaanottajan on helppo lukea olennaiset asiat nopeasti. Se on ihanteellinen säännöllisiin seurantaraportteihin, joissa vaaditaan yhteenveto tärkeimmistä tiedoista.

Vaikuttava sähköposti kriisitilanteessa

Hätätilanteessa, joka vaatii nopeaa reagointia, valitse raportti lyhyiden, iskevien lauseiden muodossa.

Ilmoita ongelmasta alusta alkaen: "Palvelimemme on kaatunut hyökkäyksen seurauksena, olemme offline-tilassa". Kerro sitten vaikutuksista: liikevaihdon menetys, vaikuttaneet asiakkaat jne.

Luettele sitten toimenpiteet, jotka on tehty vahingon rajoittamiseksi, ja ne, jotka on toteutettava välittömästi. Lopeta kiireellinen kysymys tai pyyntö: "Voimmeko luottaa lisäresursseihin palvelun palauttamiseksi 48 tunnin sisällä?"

Kriisitilanteessa tärkeintä on kertoa nopeasti muutamalla suoralla lauseella vaikeuksista, seurauksista ja vastauksista. Viestisi tulee olla lyhyt ja liikuttava. Pursottava tyyli on tehokkain tämän tyyppisissä hätäsähköpostiraporteissa.

 

Esimerkki XNUMX: Yksityiskohtainen kuukausittainen myyntiraportti

Madam,

Alta löydät yksityiskohtaisen raportin maaliskuun myynnistämme:

  1. Myymälämyynti

Myymälämyynti laski 5 % viime kuusta 1 250 000 euroon. Tässä kehitys osastoittain:

  • Kodinkoneet: liikevaihto 550 000 €, vakaa
  • Tee-se-itse-osasto: liikevaihto 350 000 €, laskua 3 %
  • Puutarhaosio: liikevaihto 300 000 €, lasku 15 %
  • Keittiöosasto: liikevaihto 50 000 €, kasvua 10 %

Puutarhaosaston lasku selittyy tämän kuun epäsuotuisalla säällä. Huomaa keittiöosaston rohkaiseva kasvu.

  1. Online myynti

Verkkosivustomme myynti on vakaata 900 000 €:ssa. Mobiilin osuus verkkomyynnistä nousi 35 prosenttiin. Huonekalujen ja sisustuksen myynti kasvaa voimakkaasti uuden kevätmallistomme ansiosta.

  1. Markkinointitoimet

Isoäitienpäivän sähköpostikampanjamme tuotti keittiöosastolle 20 000 euron lisäliikevaihdon.

Myös toimintamme sisustussuunnittelun sosiaalisissa verkostoissa kasvatti myyntiä tässä segmentissä.

  1. Yhteenveto

Myymälöiden lievästä laskusta huolimatta myyntimme pysyy vakaana sähköisen kaupankäynnin ja kohdistettujen markkinoinnin vetämänä. Meidän on jatkettava ponnistelujamme sisustus- ja kalusteteollisuudessa kompensoidaksemme puutarhaosaston kausiluonteista laskua.

Olen käytettävissäsi lisäselvityksissä.

Bien Cordialement,

Jean Dupont Seller East -sektori

Toinen esimerkki: Lisäbudjettipyyntö uuden tuotelinjan lanseeraamiseksi

 

Rouva pääjohtaja,

Minulla on kunnia pyytää teiltä lisäbudjettia osana uuden tuotevalikoimamme lanseerausta kesäkuussa 2024.

Tämän strategisen hankkeen tavoitteena on laajentaa tarjontaamme vilkkaalle luomutuotteiden segmentille, jossa kysyntä kasvaa 20 % vuodessa tarjoamalla 15 lisäreferenssiä.

Tämän käynnistämisen onnistumisen takaamiseksi on välttämätöntä mobilisoida lisäresursseja. Tässä numeeriset ehdotukseni:

  1. Joukkueen väliaikainen vahvistus:
  • Kahden kokopäiväisen kehittäjän rekrytointi 2 kuukauden aikana viimeistelemään pakkaus ja tekninen dokumentaatio (hinta: 6 12000 €)
  • Digimarkkinointitoimiston tuki verkkokampanjalle 3 kk (8000€)
  1. Markkinointikampanja :
  • Mediabudjetti julkaisujemme sponsorointiin sosiaalisessa mediassa (5000€)
  • Sähköpostien tekeminen ja lähettäminen: graafinen suunnittelu, toimituskulut 3 kampanjalle (7000€)
  1. Kuluttajatestit:
  • Kuluttajapaneelien järjestäminen palautteen keräämiseksi tuotteista (4000€)

Se on yhteensä 36 000 euroa tämän strategisen lanseerauksen onnistumisen edellyttämien henkilöstö- ja markkinointiresurssien käyttöön.

Olen käytettävissänne keskustelemaan siitä seuraavassa kokouksessamme.

Odottaa palautusta,

Cordialement,

John Dupont

Projektipäällikkö

 

Kolmas esimerkki: Myyntiosaston kuukausittainen toimintaraportti

 

Arvoisa rouva Durand,

Alla myyntiosastomme toimintakertomus maaliskuulta:

  • Asiantuntijakäynnit: Myyntiedustajamme ottivat yhteyttä 25 asiakastiedostossamme mainittuun potentiaaliseen asiakkaaseen. 12 tapaamista on sovittu.
  • Lähetetyt tarjoukset: Olemme lähettäneet 10 kaupallista tarjousta luettelomme tärkeimmistä tuotteista, joista 3 on jo muunnettu.
  • Messut: Näyttelymme Expopharm-näyttelyssä keräsi noin 200 kontaktia. Olemme muuntaneet niistä 15 tulevia tapaamisia.
  • Koulutus: Uusi yhteistyökumppanimme Lena seurasi viikon kenttäkoulutusta Marcin kanssa tutustuakseen tuotteisiimme ja myyntipuheisiimme.
  • Tavoitteet: Kaupallinen tavoitteemme 20 uutta sopimusta kuukauden aikana on saavutettu. Liikevaihtoa kertyi 30 000 euroa.

Jatkamme ponnistelujamme asiakasluettelomme kehittämiseksi, älä epäröi lähettää minulle suosituksiasi.

Bien Cordialement,

Jean Dupont myyntipäällikkö

 

Esimerkki neljä: Yksityiskohtainen viikoittainen toimintaraportti – Supermarket Bakery

 

Hyvät kollegat,

Alla leipomomme yksityiskohtainen toimintaraportti viikolle 1.-7.:

tuotanto:

  • Tuotimme keskimäärin 350 perinteistä patonkia päivässä, yhteensä 2100 viikossa.
  • Kokonaisvolyymi kasvaa 5 % uuden uunimme ansiosta, jonka avulla pystymme vastaamaan kasvavaan kysyntään.
  • Erikoisleipävalikoimamme monipuolistaminen (maaseutu, täysjyvä, murot) kantaa hedelmää. Leivoimme tällä viikolla 750.

Ventes:

  • Kokonaisliikevaihto on 2500€, vakaa viime viikkoon verrattuna.
  • Wieniläiset leivonnaiset ovat edelleen myydyimmimme (680 €), seuraavana ovat lounaskahvit (550 €) ja perinteinen leipä (430 €).
  • Sunnuntai-aamumyynti oli erityisen vahvaa (liikevaihto 1200 XNUMX €) brunssierikoistarjouksen ansiosta.

Tarjonta:

  • Vastaanotto 50kg jauhoja ja 25kg voita. Varastot riittävät.
  • Harkitsen munien ja hiivan tilaamista ensi viikolle.

Henkilökunta:

  • Julie on lomalla ensi viikolla, minä järjestän aikataulut uudelleen.
  • Kiitos Bastienille, joka tarjoaa ylitöitä myyntiin.

Ongelmia:

  • Kolikkomekanismin rikkoutuminen tiistaiaamuna, korjattu päivän aikana sähköasentajan toimesta.

Bien Cordialement,

Jean Dupont johtaja

 

Viides esimerkki: Kiireellinen ongelma – Kirjanpitoohjelmiston toimintahäiriö

 

Hei kaikille,

Tänä aamuna kirjanpito-ohjelmistossamme on bugeja, jotka estävät laskujen kirjaamisen ja pääkirjan valvonnan.

IT-palveluntarjoajamme, johon otin yhteyttä, vahvistaa, että tuore päivitys on kyseessä. He työskentelevät korjauksen parissa.

Sillä välin emme pysty kirjaamaan tapahtumia ja kassanvalvonta on häiriintynyt. Meillä on riski jäädä jälkeen hyvin nopeasti.

Voit korjata ongelman väliaikaisesti seuraavasti:

  • Kirjoita laskut/kulut muistiin excel-hätätiedostoon, jonka haen
  • Asiakkaiden tiedustelut soita minulle ja vahvista tilit livenä
  • Teen parhaani pitääkseni sinut ajan tasalla edistymisestä.

Palveluntarjoajamme on täysin mobilisoitunut ja toivoo ratkaisevansa tämän ongelman enintään 48 tunnin kuluessa. Tiedän, että tämä toimintahäiriö on huono, kiitos ymmärryksestäsi. Kerro minulle kaikista kiireellisistä ongelmista.

Cordialement,

Jean Dupont kirjanpitäjä