વિષય રેખા એ કોઈપણ વ્યાવસાયિક સંદેશનું આવશ્યક પાસું છે જે તમે ઇમેઇલ દ્વારા મોકલવા માંગો છો. તમારા ઈમેલનો હેતુ સિદ્ધ કરવા માટે, વિષય રેખાએ તમારું ધ્યાન યોગ્ય રીતે મેળવવું જોઈએ. ઘણા લોકો તેમના ઈમેલના આ પાસાને ગંભીરતાથી લેતા નથી. વાસ્તવમાં, કેટલાક લોકો કોઈ વિષય વગરના ઈમેઈલ મોકલે છે અને આવા ઈમેઈલમાંથી પરિણામોની અપેક્ષા રાખે છે! તમારા બિઝનેસ ઈમેલમાં વિષયની લાઇન ઉમેરવી એ બિઝનેસ ઈમેલ લખવાની વૈકલ્પિક સુવિધા નથી, તે તેનો મુખ્ય ભાગ છે.
ચાલો તમારા વ્યવસાય ઇમેઇલ્સને ખરેખર વસ્તુઓની જરૂર શા માટે કેટલાક કારણો પર એક ઝડપી નજર કરીએ.
તમારા મેઇલને અનિચ્છનીય માનવામાં રોકો
કોઈ વિષય વિના મોકલેલ ઈમેઈલ સ્પામ અથવા જંક ફોલ્ડરમાં મોકલી શકાય છે. આ આપમેળે થાય છે, લોકો સ્પામ ફોલ્ડરમાં સંદેશાને ગંભીરતાથી લેતા નથી. ઉપરાંત, મોટા ભાગના લોકો જેને તમે કાર્ય માટેના ઈમેઈલ મોકલો છો તેઓ તેમના સ્પામ ફોલ્ડરને સ્કેન કરવામાં ખૂબ વ્યસ્ત હોય છે. જો તમે ખરેખર ઇચ્છો છો કે તમારો ઇમેઇલ વાંચવામાં આવે, તો ખાતરી કરો કે તમારો ઇમેઇલ વિષય સારી રીતે વ્યાખ્યાયિત થયેલ છે.
તમારા ઇમેઇલને કાઢી નાખવાનું રોકો
કોઈ વિષય વગરનો ઈમેલ વાંચવા યોગ્ય નથી ગણી શકાય. જ્યારે લોકો તેમના ઇમેઇલ્સ તપાસે છે, ત્યારે તેઓ સંભવતઃ કોઈ વિષય વિનાની ઇમેઇલ્સ કાઢી નાખે છે. અને તે માટે તેમની પાસે સારા કારણો છે. પ્રથમ, ઈમેલને વાયરસ ગણી શકાય. સૌથી વધુ સંવેદનશીલ ઈમેલમાં વિષયની રેખાઓ ખાલી હોય છે; તેથી, તમારા પ્રાપ્તકર્તા કોઈપણ વાયરસને તેમના મેઈલબોક્સ અથવા કમ્પ્યુટરમાં પ્રવેશતા અટકાવવા માટે તેને ખાલી કાઢી શકે છે. બીજું, કોઈ વિષય વગરની ઈમેઈલ તમારા પ્રાપ્તકર્તા દ્વારા અપ્રસ્તુત ગણાશે. વિષય રેખાઓ પ્રથમ જોવાની આદત હોવાથી, વિષય રેખા વિનાનાને કદાચ કાઢી નાખવામાં આવશે અથવા વાંચવામાં આવશે નહીં, કારણ કે તે અપ્રસ્તુત ગણાશે.
પ્રાપ્તકર્તાનું ધ્યાન દોરો
તમારા ઇમેઇલની વિષય રેખા તમારા વાર્તાલાપ કરનારને પ્રથમ છાપ આપે છે. ઈ-મેઈલ ખોલતા પહેલા, સૈદ્ધાંતિક રીતે વિષય પ્રાપ્તકર્તાને વિષય સૂચવે છે અને ઈ-મેઈલ ખોલવામાં આવે છે કે નહીં તે ઘણીવાર નક્કી કરશે. તેથી, વિષય રેખાનું મુખ્ય કાર્ય પ્રાપ્તકર્તાનું ધ્યાન આકર્ષિત કરવાનું છે જેથી તેઓ ઇમેઇલ ખોલે અને વાંચે. આનો અર્થ એ છે કે વિષય રેખા એ મુખ્ય પરિબળોમાંનું એક છે જે નિર્ધારિત કરે છે કે તમારું ઇમેઇલ વાંચ્યું છે કે નહીં (તમારું નામ અને ઇમેઇલ સરનામું પણ આની ખાતરી કરવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે).
વિષય રેખાના મહત્વને અતિરેક કરી શકાતું નથી. જો કે, સ્પામિંગ અથવા ડિલીટ થવાથી બચવા માટે તમારા ઈમેલમાં વિષયની લાઇન રાખવાની વાત જ નથી. ઇચ્છિત ધ્યેય હાંસલ કરતી વિષય રેખા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. તે એક વિષય રેખા છે જે તમારા પ્રાપ્તકર્તાને તમારું ઇમેઇલ ખોલવા, તેને વાંચવા અને પગલાં લેવા માટે પ્રેરિત કરશે.
અસરકારક વિષય રેખા લેખન
દરેક વ્યવસાયિક ઇમેઇલ પ્રાપ્તકર્તાના મનમાં પ્રભાવ પાડવા માટે રચાયેલ છે. આ ધ્યેય હાંસલ કરવા માટે એક અસરકારક અને સારી રીતે ડિઝાઇન કરેલ વિષય એ આવશ્યક પ્રારંભિક બિંદુ છે. ચાલો વ્યવસાયિક ઇમેઇલ્સ માટે અસરકારક વિષય રેખા લખવાની મૂળભૂત બાબતો પર એક નજર કરીએ.
તેને વ્યવસાયિક બનાવો
તમારા ઑબ્જેક્ટ્સ માટે માત્ર ઔપચારિક અથવા વ્યાવસાયિક ભાષાનો ઉપયોગ કરો. વ્યવસાયિક ઇમેઇલ્સ સામાન્ય રીતે અર્ધ-ઔપચારિક અથવા ઔપચારિક હોય છે. આનો અર્થ એ છે કે તમારી વિષય રેખાઓ આને પ્રતિબિંબિત કરવી જોઈએ જેથી કરીને તમારી ઇમેઇલ વ્યાવસાયિક અને સંબંધિત તરીકે આવે.
તેને સુસંગત બનાવો
તમારી વિષય રેખા તમારા પ્રાપ્તકર્તા માટે રસ ધરાવતી હોવી જોઈએ. તમારા ઈમેલને વાંચવા માટે તે સંબંધિત ગણવું જોઈએ. તે તમારા ઇમેઇલના હેતુને પણ યોગ્ય રીતે પ્રતિબિંબિત કરવું જોઈએ. જો તમે નોકરી માટે અરજી કરી રહ્યા હો, તો વિષય રેખામાં તમારું નામ અને તમે જે પદ માટે અરજી કરી રહ્યા છો તે જણાવવું જોઈએ.
સંક્ષિપ્ત રહો
વ્યવસાયિક ઈમેલની વિષય રેખા લાંબી હોવી જરૂરી નથી. તે પ્રાપ્તકર્તાનું ધ્યાન એક જ વારમાં કેપ્ચર કરવા માટે છે. તે જેટલું લાંબું છે, તે વધુ રસહીન બને છે. આ વાંચવાની તકો ઘટાડશે. મોબાઇલ ઉપકરણો પર ઇમેઇલ તપાસતા પ્રાપ્તકર્તાઓ બધી લાંબી વિષય રેખાઓ જોઈ શકશે નહીં. આનાથી વાચકને વિષયની લાઇનમાં મહત્વની માહિતી જોવાથી રોકી શકાય છે. તેથી, તમારા બિઝનેસ ઈમેઈલની વિષય રેખાઓ સંક્ષિપ્ત રાખવી તમારા હિતમાં છે જેથી તમારા ઈમેઈલ વાંચી શકાય.
તેને સચોટ બનાવો
તમારા વિષયને ચોક્કસ બનાવવો પણ મહત્વપૂર્ણ છે. તેમાં માત્ર એક સંદેશ હોવો જોઈએ. જો તમારો ઈમેઈલ બહુવિધ સંદેશાઓ પહોંચાડવા માટે છે (પ્રાધાન્યમાં ટાળો), તો સૌથી મહત્વપૂર્ણ વિષય રેખામાં પ્રતિબિંબિત થવું જોઈએ. જ્યારે પણ શક્ય હોય ત્યારે, બિઝનેસ ઈમેલમાં માત્ર એક જ વિષય, એક એજન્ડા હોવો જોઈએ. જો પ્રાપ્તકર્તાને બહુવિધ સંદેશાઓ પહોંચાડવા જરૂરી હોય, તો અલગ-અલગ હેતુઓ માટે અલગ-અલગ ઈમેલ મોકલવા જોઈએ.
ભૂલો વિના કરો
વ્યાકરણ અને ટાઇપોગ્રાફિકલ ભૂલો માટે તપાસો. યાદ રાખો, તે પ્રથમ છાપ છે. જો વિષય રેખામાંથી વ્યાકરણ અથવા ટાઇપોગ્રાફિકલ ભૂલ દેખાય છે, તો તમે પ્રાપ્તકર્તાના મનમાં નકારાત્મક છાપ ઊભી કરી છે. જો તમારો ઈમેલ વાંચવામાં આવ્યો હોય, તો સમગ્ર ઈમેઈલ નેગેટિવ આઉટલૂક સાથે રંગીન હોઈ શકે છે, તેથી, તમારા બિઝનેસ ઈમેઈલ મોકલતા પહેલા તમે તમારી વિષય રેખાનું સંપૂર્ણ પ્રૂફરીડિંગ કરો તે આવશ્યક છે.
