पेशेवर ईमेल में बचने के लिए सामान्य गलतियाँ
पेशेवर ईमेल भेजते समय की जाने वाली सभी गलतियों की पहचान करना मुश्किल है। असावधानी और भूल का एक क्षण जल्दी आ गया। लेकिन यह ईमेल की सभी सामग्री पर परिणाम के बिना नहीं है। यह भी आशंका है कि जारी करने वाले ढांचे की प्रतिष्ठा धूमिल हो जाएगी, जो कि कॉर्पोरेट संदर्भ में काफी समस्याग्रस्त है। इन त्रुटियों से बचने के लिए, उनमें से कुछ को जानना महत्वपूर्ण है।
ईमेल के शीर्ष पर शिष्टता की गलत अभिव्यक्ति
विनम्र भावों के असंख्य हैं। हालाँकि, प्रत्येक सूत्र को एक विशिष्ट संदर्भ के लिए अनुकूलित किया जाता है। ईमेल के शीर्ष पर विनम्र होने का गलत तरीका ईमेल की सभी सामग्री से समझौता कर सकता है, खासकर जब से यह पहली पंक्ति है जिसे प्राप्तकर्ता खोजता है।
उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि "महाशय" कॉल वाक्यांश के बजाय आप "मैडम" का उपयोग करते हैं या आप प्राप्तकर्ता के शीर्षक को गलत समझते हैं। एक दुर्भाग्यपूर्ण निराशा, आइए इसका सामना करें!
यही कारण है कि यदि आप अपने प्राप्तकर्ता के शीर्षक या शीर्षक के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो क्लासिक मिस्टर / मिस कॉल फॉर्मूले से चिपके रहना सबसे अच्छा है।
एक अपर्याप्त अंतिम विनम्र वाक्यांश का उपयोग करना
अंतिम विनम्र वाक्यांश निस्संदेह अंतिम शब्दों में से एक है जिसे आपके संवाददाता द्वारा पढ़ा जाएगा। यही कारण है कि इसे यादृच्छिक रूप से नहीं चुना जा सकता है। यह सूत्र न तो बहुत परिचित होना चाहिए और न ही परिणामी। चुनौती सही संतुलन खोजने की है।
क्लासिक विनम्र सूत्र हैं जो अक्षरों या अक्षरों के लिए विशिष्ट हैं। वे पेशेवर ईमेल के लिए उपयुक्त कुछ परिस्थितियों में हैं। लेकिन "आपकी वापसी की प्रतीक्षा में, कृपया मेरी गहरी कृतज्ञता की अभिव्यक्ति को स्वीकार करें" जैसी गलतियों से बचना सुनिश्चित करें।
सही शब्द यह है: "आपकी वापसी लंबित है, कृपया मेरी गहरी कृतज्ञता की अभिव्यक्ति स्वीकार करें"।
इन क्लासिक फ़ार्मुलों का उपयोग करने में विफल होने पर, पेशेवर ईमेल के अभ्यास द्वारा अनुशंसित बहुत छोटे फ़ार्मुलों का उपयोग करना संभव है।
इनमें से कोई भी इस प्रकार के सूत्रों को उद्धृत कर सकता है:
- cordially
- ईमानदारी से
- साभार
- ईमानदारी से
- ईमानदारी से
- आपका विश्वासी
- पूरी ईमानदारी से
- तुम्हारा
- आपका दिन शुभ रहे
- मेरी शुभकामनाओं के साथ
- मेरे धन्यवाद के साथ
एक पेशेवर ईमेल याद आ रही है
हस्ताक्षर करने का चरण भी देखने के लिए एक आवश्यक बिंदु है। यदि आप शायद ही कभी अपना नाम गलत पाते हैं, तो आप कभी-कभी अपने हस्ताक्षर को अपने कंप्यूटर पर कॉन्फ़िगर करना भूल जाते हैं।
संक्षिप्ताक्षरों या स्माइली का प्रयोग करें
एक पेशेवर ईमेल में संक्षिप्ताक्षरों से सख्ती से बचना चाहिए, भले ही आप अपने सहकर्मियों को संबोधित कर रहे हों। यह आपको किसी अन्य संवाददाता के संदर्भ में गलती नहीं करने देगा।
यही प्रतिबंध स्माइली पर भी लागू होता है। हालांकि, कुछ विशेषज्ञ इन प्रथाओं की निंदा नहीं करते हैं जब संवाददाता सहयोगी होते हैं। लेकिन परहेज करना ही सबसे अच्छा है।
