एक पेशेवर पत्र एक लिखित दस्तावेज है, जो विभिन्न वार्ताकारों के बीच एक औपचारिक संबंध सुनिश्चित करता है। इसकी एक बहुत ही सामान्य आंतरिक संरचना है। अनिवार्य रूप से एक पृष्ठ पर, या दो असाधारण रूप से लिखे गए हैं। व्यावसायिक पत्र में प्रायः एक ही विषय होता है। इस आंतरिक संरचना का एक फायदा है। उनकी लेखन योजना वही रह सकती है जो कोई बात नहीं हो। जाहिर है, उद्देश्य को देखते हुए बदलाव होंगे। हालाँकि, यह सूचना, एक आवेदन या एक शिकायत के लिए एक सरल अनुरोध हो। पेशेवर पत्राचार लिखने की योजना व्यावहारिक रूप से अपरिवर्तित रहेगी।
अतीत, वर्तमान, भविष्य: एक सफल पेशेवर पत्र के लिए तीन चरण की योजना
इस कालानुक्रमिक पदानुक्रम में भूत, वर्तमान और भविष्य का उपयोग, एक पेशेवर पत्र के लेखन योजना के त्रिकोणीय को संदर्भित करता है। यह सभी स्थितियों में लागू करने के लिए सरल और प्रभावी योजना है। जानकारी देने, जानकारी देने, किसी विषय को समझाने या अपने पाठक को समझाने के लिए। दक्षता, जिसके संबंध में उचित हैतार्किक क्रम इसकी संरचना में मनाया गया।
अतीत: योजना का चरण संख्या 1
हम एक मिसाल, एक प्रारंभिक या पिछली स्थिति के आधार पर सबसे अधिक बार एक पत्र लिखते हैं। यह एक पत्र, एक बैठक, एक यात्रा, एक टेलीफोन साक्षात्कार, आदि हो सकता है। इस पत्र के पहले भाग को लिखने का उद्देश्य भेजने के कारणों को बताना है। या स्थिति का वर्णन करते हुए काफी सरल है। तथ्यों की याद आमतौर पर एक और एक ही वाक्य में व्यक्त की जाती है। हालाँकि, उप-वाक्यों में इस वाक्य का निर्माण करना अधिक सुविधाजनक है। चित्रण के माध्यम से, हम निम्नलिखित अभिव्यक्ति कर सकते हैं:
- मैं आपको सूचित करते हुए आपके पत्र की प्राप्ति की सूचना देता हूं ...
- आपके पत्र में दिनांक ………
- आप हमारी जानकारी में लाये…
- समाचार पत्र XXX (संदर्भ n ° 12345) द्वारा प्रकाशित आपकी प्रेस विज्ञप्ति के मद्देनजर, हमने अभी प्रस्ताव दिया है ...
- आपके खाते का सत्यापन करने के बाद, हमने पाया ...
उन स्थितियों में जहां पत्र लिखने का कारण पिछले तथ्य से संबंधित नहीं है। उस बिंदु पर हमारे पास पत्र का पहला पैराग्राफ है जहां लेखक खुद को और उसकी स्थापना का परिचय देता है। फिर अपने अनुरोध को निर्दिष्ट करके या इसकी विभिन्न सेवाओं की पेशकश करके जारी रखें। उदाहरण के लिए, सूचना या सेवा प्रस्ताव के अनुरोध के एक भाग के रूप में, हमारे पास निम्नलिखित भाव हो सकते हैं:
- सुरक्षा क्षेत्र में विशेषज्ञ के रूप में, हम इस तरह से आते हैं ...
- दिल में हमारे ग्राहकों की संतुष्टि के बाद, हम चाहते थे ...
- हमें यह घोषणा करते हुए बहुत खुशी हो रही है कि हमने अपने ग्राहकों के लिए योजना बनाई है ...
एक सहज अनुप्रयोग (इंटर्नशिप या नौकरी) के संदर्भ में, हम नीचे दिए गए भाव भी देख सकते हैं:
- आपकी कंपनी ने मेरा ध्यान आकर्षित किया और एक छात्र के रूप में …………, मैं इंटर्नशिप के लिए आवेदन करना चाहूंगा ………
- हाल ही में स्नातक की उपाधि प्राप्त ...
जिस प्राप्तकर्ता को पत्र संबोधित किया जाता है, उसे पहले पैराग्राफ से अपने पत्र के विषय को समझना चाहिए।
वर्तमान: योजना के चरण संख्या दो
योजना का यह दूसरा भाग उन कारणों को संदर्भित करता है जो समय पर टी के लेखन को सही ठहराते हैं। पहले भाग में व्यक्त पिछली स्थिति के संबंध में। इस स्तर पर, यह बहस करने, सूचित करने, समझाने या यहां तक कि पूछताछ करने का प्रश्न है। स्थिति की जटिलता के आधार पर, इस भाग को पूर्ण पैराग्राफ में लिखा जा सकता है या मुख्य वाक्य को एक वाक्य में प्रस्तुत किया जा सकता है। चित्रण के माध्यम से, हम निम्नलिखित अभिव्यक्ति कर सकते हैं:
- यह देखते हुए कि… इनवॉइस n °… की तारीख को मंजूरी नहीं मिली है, हम…
- हमारे संगठन की सदस्यता भी आपको आश्वासन देती है ...
- इस तथ्य के बावजूद कि अनुबंध की तारीख पर काम की शुरुआत के लिए प्रदान करता है ... हम विस्मय के साथ देखते हैं और श्री ……… द्वारा रिपोर्ट किए गए देरी को समझने में कठिनाई हुई।
भविष्य: योजना का चरण संख्या 3
यह तीसरा और अंतिम भाग पहले दो को रिपोर्ट करके बंद करता है परिणाम आने के लिए।
या तो हम अपने इरादे व्यक्त करते हैं, पत्र के लेखक के रूप में, और हम इस प्रकार के भावों का उपयोग कर सकते हैं:
- आज मैं व्यक्तिगत रूप से आपके द्वारा अनुरोधित वस्तुओं को भेजने का ध्यान रखूंगा
- हम विकल्प के लिए तैयार हैं ... बेशक मूल को ध्यान में रखते हुए।
- कृपया टिकट कार्यालय के करीब पहुंचें… ..
या तो हम एक इच्छा व्यक्त करते हैं, प्राप्तकर्ता को कार्य करने या प्रतिक्रिया करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। हम इस प्रकार निम्नलिखित योग बना सकते हैं:
- आपको काउंटर के करीब आने के लिए आमंत्रित किया जाता है
- इसलिए मैं आपसे अपने विशेषज्ञों को जल्दी से बुलाने के लिए कहता हूं ...
- इस स्थिति को हल करने के लिए आपकी तत्परता का बेसब्री से इंतजार है।
इस पत्र को लिखने का उद्देश्य संभवतः एक तर्क के साथ हो सकता है:
- आप अनुबंध के सामान्य और विशिष्ट प्रावधानों के अनुसार स्थिति (यथाशीघ्र) को समायोजित करेंगे। (बहस)
- क्या आप जल्द से जल्द मेरी डिलीवरी की व्यवस्था कर सकते हैं ? (उद्देश्य) आपको यह याद दिलाना बेकार है कि आपकी बिक्री की शर्तों के मद्देनजर डिलीवरी निर्धारित तिथि पर की जानी चाहिए। (बहस)
एक विनम्र सूत्र, अपने पेशेवर पत्र को बंद करने के लिए आवश्यक है !
एक पेशेवर पत्र को ठीक से समाप्त करने के लिए, एक विनम्र वाक्यांश लिखना आवश्यक है। यह वास्तव में एक डबल विनम्र सूत्र है, जिसमें एक अभिव्यक्ति है, लेकिन एक "पूर्व-निष्कर्ष" सूत्र भी है।
या तो हमारे पास एक सौजन्य सूत्र है, जो एक निश्चित सौहार्द को दर्शाता है:
- अग्रिम में हमारे लिए धन्यवाद प्राप्त करें ...
- हम इस अप्रत्याशित स्थिति के लिए क्षमा चाहते हैं
- मैं एक बैठक में इस पर चर्चा करने के लिए हमेशा उपलब्ध रहूंगा
- आप किसी भी समय हमसे संपर्क कर सकते हैं ...
- हमें उम्मीद है कि यह पेशकश आपकी उम्मीदों पर खरा उतरेगी और आगे की जानकारी के लिए हम आपके निपटान में हैं।
या तो हमारे पास एक विनम्र सूत्र है:
- हम आपको स्वीकार करने के लिए कहते हैं, महोदया, हमारी शुभकामनाएं।
- कृपया विश्वास करें, सर, हमारी सबसे अच्छी भावनाओं की अभिव्यक्ति में।
- कृपया स्वीकार करें, महोदया, हमारा सबसे अच्छा संबंध है।
एक पेशेवर पत्र लिखने में इस योजना का लाभ एक तरफ सामग्री लिखने में इसकी संयमशीलता और दूसरी ओर प्राप्तकर्ता को पढ़ने में आसानी है। हालांकि, अधिक जटिल और लंबी सामग्री के लिए यह समयरेखा अनुशंसित नहीं है।
